ビジネス文書では、主文で相手に用件を伝えたあとは、末文で「結びの挨拶」を用いて締めくくります。
結びの挨拶は、文書を送る相手や文書の内容によって使い分けることが大切です。慣用的な表現を用いて、マナーにかなった文書に仕上げます。
ここでは、ビジネス文書で使える結びの挨拶の例文をご紹介します。
目次
1.結びの挨拶を書く位置
結びの挨拶は、ビジネス文書の書式の以下「(7)末文」に記載します。
末文は、「結びの挨拶(まずは取り急ぎ、書面にてご回答申し上げます)」と「結語(敬具)」で構成されます。結びの挨拶で用件の要旨をまとめ、結語の挨拶言葉で締めくくります。結びは簡略化される傾向にあり、省略してもよいとされていますが、改まった文書や目上の人に宛てる手紙では書くことが望ましいでしょう。
2.結びの挨拶の例文
結びの挨拶の締めくくり方は、大きく分けて3つのパターンに分かれます。文書の内容に合う結びを選びましょう。
2-1.用件をまとめる挨拶
末文では用件の要旨を一言にまとめて結びの挨拶とするのが一般的です。結びの挨拶を組み立てる方法と例文をご紹介します。まずは、以下の(1)~(4)を組み合わせる結びを確認しましょう。
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上記を組み合わせると、結びの挨拶がすぐに書き上がります。とくに、文書の内容に沿って(3)の部分を選びましょう。
その他の挨拶も含めて、以下に例文をご紹介します。
結びの挨拶の例文(用件をまとめる挨拶)
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2-2.今後の交誼をお願いする挨拶
高誼(こうぎ)とは、情愛のこもった親しい付き合いのことです。主文を伝えたものの、何か物足りない感じがするときに用いたい挨拶です。まずは組み合わせを見ていきましょう。
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倍旧(ばいきゅう)とは、以前よりも程度が増すことの意です。それでは例文を見ていきましょう。
結びの挨拶の例文(今後の交誼をお願いする挨拶)
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2-3.相手の繁栄や活躍を祈る挨拶
相手の繁栄を祈る挨拶の例文は以下のとおりです。
結びの挨拶の例文(相手の繁栄や活躍を祈る挨拶)
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相手の企業のますますの繁栄をお祈りする挨拶で締めくくるのも、よい結びです。
2-4.返事を求める挨拶
相手に連絡をしてほしい、回答してほしいなど、なんらかのアクションを起こしてほしいときは、以下のようなフレーズを使います。
結びの挨拶の例文(返事を求める挨拶) |
依頼ごとは、相手に失礼のないよう、礼節をわきまえた文章を心がけましょう。
2-5.依頼や断りの用件の挨拶
断りの用件を、相手に直接会って伝えるのならまだしも、文書で伝えるときは言い回しに注意しなくてはなりません。
ストレートに表現してしまうと、とても冷たい印象になってしまいます。以下を参考にしてください。
結びの挨拶の例文(依頼や断りの用件の挨拶) |
お詫びとともに断りをやんわりと伝えることを意識しましょう。
2-6.今後の対応を伝える挨拶
今後の対応を伝えるときは、簡潔に書きましょう。
結びの挨拶の例文(今後の対応を伝える挨拶)
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詳細を文書に書くと長ったらしくなってしまうときや、文字だと話のニュアンスがうまく伝わらないときはこのように書くのもよいでしょう。
さいごに
親しい友人や身内に送る手紙は、あなたの心情を締めくくりで表現することも大切ですが、ビジネス文書の結びの挨拶は、簡潔に書きましょう。
ビジネス文書はとくに常識が求められ、記録として保存されます。凝ったレトリック、ややこしい言い回し、普段目にしない難しい漢字などは使わないように心がけ、慣用的な表現を用いましょう。