担当交代の挨拶状の書き方｜文例つき

担当交代の挨拶状では、手紙を受け取った相手が納得できるように担当者が交代する理由を簡単に書き添えることが大切です。また、後任者の着任日時を明確にし、遅滞なく業務が進むことを伝えておくと、相手も安心できます。

ここでは、担当交代の挨拶状の書き方や、心がけておきたいマナーについてお伝えします。挨拶状の文例もご紹介するので、手紙を書くときの参考にしてくださいね。

担当交代の挨拶状のマナー

まずは、担当交代の挨拶状を書くときに心がけておきたいマナーや、押さえておくべきポイント、注意事項について理解しておきましょう。

担当交代の挨拶状は、新担当者が挨拶する前に送る

担当交代に伴う業務内容や顧客情報を後任者に共有する引き継ぎに時間を取られてしまい、なかなか取引先や顧客に挨拶状を送れない場合もあります。そんなときでも、前任者の挨拶なしに新担当者からお客様に挨拶をすることがないよう注意しなくてはなりません。

面識のない社員から、担当が代わった旨の連絡をいきなりしてしまうと相手に失礼です。これまでお世話になった相手には前任者から伝えるのが礼儀。挨拶状を送る場合でも、相手の手元に届いてから、新任の担当者から連絡を入れるようにしましょう。

へりくだった表現を用いる

自身の人事異動に関する挨拶状を出すときは、文書で自分方を伝えるとき、主文の書き出しを「さて、私こと」や「さて、私儀」と書き記すのがマナー。行末に置くか、この箇所のみ、小さめの文字で明記し、へりくだった表現にするのが礼儀です。

最近では行末ではなく、文頭から書き出すことも多くなりましたが、目上の人や改まった相手に送る場合は、正式なマナーに則って文面をまとめることが大切です。本文では、感謝の気持ちをしっかり伝えて、温かみのある丁寧な文面になるよう心がけましょう。

担当交代の挨拶状の書き方

つづいては、担当交代の挨拶状の基本構成についてご紹介します。挨拶状は、書式に則って明記するのがマナー。構成要素とポイントは図の下に記載しておきます。

担当交代の挨拶状の文例

さいごに、担当交代の挨拶状の文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておきましょう。

会社から宛てる場合（人事異動）

後任の担当者についてよい印象をもってもらうためには、プラスとなるようなエピソードや実績を紹介すると効果的です。担当者変更は、顧客や取引先にとって不安に感じてしまうもの。後任の印象が誠実なものになるよう文面を工夫しましょう。

会社から宛てる場合（前任者退職）

担当者交代の際は、後任者とともに取引先へ出向き、挨拶と引継ぎを行うのが原則です。ただし、前任者の急な退社など連絡が行き届かなかった場合は、まずは挨拶状を送ります。何よりも関係者に不安を持たせないようにすることが大切のため、信頼関係を損なわないためにも、担当者が交代する理由を明確にしましょう。

前任者から宛てる場合（人事異動）

直接前任者から挨拶状を送る場合は、関係者に感謝の意を述べるとともに、今後の抱負・決意を添えましょう。また、後任の担当者にも交誼をお願いする一文を書き記すことも大切です。署名の支店名や営業所名は、異動先を書きます。

前任者から宛てる場合（前任者退職）

前任者の退職を理由とした担当者交代の場合、在職中にお世話になった方々へのお礼を丁重に述べることが大切です。会社に対する不満や悪口は、相手の心証を悪くするため書いてはいけません。新担当者との引き継ぎ業務をしっかり行ったことなど、相手に安心感を与えることも忘れずに。