担当交代の挨拶状の書き方|文例つき

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担当交代の挨拶状の書き方|文例つき

担当交代の挨拶状では、手紙を受け取った相手が納得できるように担当者が交代する理由を簡単に書き添えることが大切です。また、後任者の着任日時を明確にし、遅滞なく業務が進むことを伝えておくと、相手も安心できます。

ここでは、担当交代の挨拶状の書き方や、心がけておきたいマナーについてお伝えします。挨拶状の文例もご紹介するので、手紙を書くときの参考にしてくださいね。

担当交代の挨拶状のマナー

まずは、担当交代の挨拶状を書くときに心がけておきたいマナーや、押さえておくべきポイント、注意事項について理解しておきましょう。

担当交代の挨拶状は、新担当者が挨拶する前に送る

担当交代に伴う業務内容や顧客情報を後任者に共有する引き継ぎに時間を取られてしまい、なかなか取引先や顧客に挨拶状を送れない場合もあります。そんなときでも、前任者の挨拶なしに新担当者からお客様に挨拶をすることがないよう注意しなくてはなりません。

面識のない社員から、担当が代わった旨の連絡をいきなりしてしまうと相手に失礼です。これまでお世話になった相手には前任者から伝えるのが礼儀。挨拶状を送る場合でも、相手の手元に届いてから、新任の担当者から連絡を入れるようにしましょう。

へりくだった表現を用いる

自身の人事異動に関する挨拶状を出すときは、文書で自分方を伝えるとき、主文の書き出しを「さて、私こと」や「さて、私儀」と書き記すのがマナー。行末に置くか、この箇所のみ、小さめの文字で明記し、へりくだった表現にするのが礼儀です。

最近では行末ではなく、文頭から書き出すことも多くなりましたが、目上の人や改まった相手に送る場合は、正式なマナーに則って文面をまとめることが大切です。本文では、感謝の気持ちをしっかり伝えて、温かみのある丁寧な文面になるよう心がけましょう。

担当交代の挨拶状の書き方

つづいては、担当交代の挨拶状の基本構成についてご紹介します。挨拶状は、書式に則って明記するのがマナー。構成要素とポイントは図の下に記載しておきます。

担当交代の挨拶状の書き方

  • 前文:前文は「頭語(拝啓)」「時候の挨拶」「相手の安否を気遣う挨拶」「日頃の感謝・お礼を伝える挨拶」の順番に形式に従って書き出します。頭語のあとは一文字あけて時候の挨拶を書きましょう。
  • 主文:「担当者交代の通知」「お世話になったことへのお礼・感謝の言葉」「変わらぬ厚誼を願う言葉」「後任者の紹介」などを述べます。
  • 末文:末文は「結びの挨拶」で文章を締めくくり、改行して行末に「結語(敬具など)」を書きます。結語の書き忘れに注意しましょう。
  • 後付け:「日付」「署名」の順に書きます。日付は、文頭から2字下げて、和暦で発送年月日を明記しましょう。異動や転勤による担当者変更の場合は、異動先の部署名・役職名を明記します。

担当交代の挨拶状の文例

さいごに、担当交代の挨拶状の文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておきましょう。

会社から宛てる場合(人事異動)

拝啓 初秋の候、貴社におかれましてはますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。日頃は格別のご愛顧にあずかり、謹んで御礼申し上げます。
 さて、これまで貴社を担当させていただいておりました弊社営業部の〇〇〇〇が人事異動により〇〇営業所勤務となり、後任に〇〇〇〇が〇月〇日より貴社を担当させていただくことになりました。
 〇〇は入社以来〇〇支店に勤務し、営業員として当該エリアのお客様から多大な信頼を寄せられ実績を積んでまいりましたので、必ずや貴社のお役に立てるものと存じております。
 近日中に〇〇をご挨拶に参上させますので、よろしくお願い申し上げます。
 略儀ながら書中をもって担当者交代のご挨拶を申し上げます。
                                          敬具
  平成〇〇年〇月〇日
                                   株式会社〇〇〇〇
                                   営業部長 〇〇〇〇

後任の担当者についてよい印象をもってもらうためには、プラスとなるようなエピソードや実績を紹介すると効果的です。担当者変更は、顧客や取引先にとって不安に感じてしまうもの。後任の印象が誠実なものになるよう文面を工夫しましょう。

会社から宛てる場合(前任者退職)

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。
 さて、このたび貴社を担当しておりました当社営業部の〇〇〇〇が一身上の都合により退社いたし、後任として〇〇〇〇が貴社を担当させていただくことになりました。
 担当者の交代によって、貴社にご迷惑をおかけしないよう、万全の引継ぎを行いました。今後も誠心誠意、ご期待にお応えする所存でございますので、ご理解くださいますようよろしくお願い申し上げます。
 また、新担当者にもご指導、ご鞭撻賜りますようお願い申し上げます。
 まずは略儀ながら書中にて担当者交代のご挨拶を申し上げます。
                                          敬具
  平成〇〇年〇月〇日
                                   株式会社〇〇〇〇
                                   営業部長 〇〇〇〇

担当者交代の際は、後任者とともに取引先へ出向き、挨拶と引継ぎを行うのが原則です。ただし、前任者の急な退社など連絡が行き届かなかった場合は、まずは挨拶状を送ります。何よりも関係者に不安を持たせないようにすることが大切のため、信頼関係を損なわないためにも、担当者が交代する理由を明確にしましょう。

前任者から宛てる場合(人事異動)

拝啓 残暑の候、貴社益々ご発展のこととお慶び申し上げます。平素はひとかたならぬご愛顧を賜り誠にありがとうございます。
                                      さて、私こと
このたび〇月〇日付けをもちまして、〇〇支店勤務を命ぜられ、このほど着任いたしました。
 〇〇支店在任中は、公私にわたり格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。これまでの経験を活かし、今後は当地にて業務に精励いたす所存です。
 つきましては、今後とも変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますよう心よりお願い申し上げます。
 なお、後任の担当は後日、ご挨拶にお伺いさせていただきます。何卒私同様ご支援ご厚情を賜りますようお願い申し上げます。
 まずは略儀ながら書面にてご挨拶申し上げます。
                                          敬具
  平成〇〇年〇月〇日
                               株式会社〇〇〇〇 〇〇支店
                                        〇〇〇〇

直接前任者から挨拶状を送る場合は、関係者に感謝の意を述べるとともに、今後の抱負・決意を添えましょう。また、後任の担当者にも交誼をお願いする一文を書き記すことも大切です。署名の支店名や営業所名は、異動先を書きます。

前任者から宛てる場合(前任者退職)

拝啓 清涼の候、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご厚情をいただき心より御礼申し上げます。
                                       さて、私儀
このたび〇月〇日付けをもちまして、株式会社〇〇〇〇を一身上の都合により退職することとなりました。営業部在職中はひとかたならぬご芳情をいただき、あらためて厚く御礼申し上げます。
 なお、〇月〇日には後任の〇〇が本社より赴任いたします。後日、課長の〇〇ともどもご挨拶に参りますので、その節はよろしくお引き立てのほどお願い申し上げます。
 また、担当業務につきましては遺漏なく引き継ぎを行いましたので、何卒従前同様のご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
 まずは略儀ながら書中をもって御礼と担当者交代のご挨拶を申し上げます。
                                          敬具
  平成〇〇年〇月〇日
                                        〇〇〇〇

前任者の退職を理由とした担当者交代の場合、在職中にお世話になった方々へのお礼を丁重に述べることが大切です。会社に対する不満や悪口は、相手の心証を悪くするため書いてはいけません。新担当者との引き継ぎ業務をしっかり行ったことなど、相手に安心感を与えることも忘れずに。

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