封筒の書き方｜ビジネス文書

荷物が届いたときに最初に目に入る封筒の表面は、手紙の顔です。封筒の書き方のルールから使い分けまで、正しいマナーをしっかり押さえておく必要があります。特に、相手の名前や会社名を記す表書きには注意を払わなければなりません。

ここでは、封筒や宛名の種類に合わせた、基本ルールをご紹介します。

１．封筒の宛名を書く前に理解しておくべき4つの基本ルール

封筒の宛名を書く前に、押さえておきたい基本ルールを4点ご紹介します。どれも大事な項目なので、読んでおいてくださいね。

１-１．ビジネスでは縦書きが基本

封筒の主な種類は、「和封筒（縦長の封筒）」と「洋封筒（角封筒）」の2つに分けられます。

和封筒は、縦書きにするのが基本です。そもそも、和封筒は住所を縦書きにするものとして作成されています。そのため、住所を横書きにするとバランスが悪くなってしまうのです。郵便番号枠の向きも住所と異なるため、読み手にとって非常に読みづらく、不親切ともいえます。

洋封筒の場合は、親しい人やプライベートの知人に手紙を送るときや、ちょっとしたお礼状を書くときは、宛名を横書きにしても構いません。しかし、改まった手紙や正式な文書、仕事の実務に関連する書類を送るときや、目上の人に宛てて手紙を送るときは、縦書きにするのが基本です。

１-２．宛名書きに用いる筆記用具

DMを送るような場合は、宛名書きも、パソコンで宛名シールを印刷するのが便利です。しかし、手書きのほうが丁寧で好感をもたれるのは確かです。手書きするときは、万年筆、ボールペン、サインペンなどを用いますが、相手が目上の人なら、できるだけ万年筆を使いましょう。インクの色は黒（ブラック）が基本です。

洋封筒で、会社として式典への招待状や役員就任の挨拶状といった儀礼文書を送るときは、毛筆か筆ペンで書きましょう。また、お祝い事では濃い墨を、お悔やみ状など葬礼関係の文書では薄墨（グレー）を使います。相手に失礼のないよう、しっかり使い分けしましょう。

１-３．宛名や住所は正式名称を書く

相手の住所や宛名は、省略して書いてはいけません。同じ県内の相手であっても、都道府県から書くのがマナーです。また、「株式会社」を「㈱」と記入したり、部署名や役職（肩書き）を省くのは相手に失礼。苗字だけ書いて、名前を省略するのももちろんマナー違反です。正式名称を書くことによって、相手に対する敬意を表すことにもなるのです。

１-４．誤字脱字を発見したら一から書き直す

字を書き間違えたり、文字を飛ばして書いてしまったときは、もう一度、書き直しましょう。間違えた字を誤魔化したり、字間に無理やり文字を入れ込んだりしたものは、相手が封筒に目を通したときにすべて見つかってしまいます。修正液を使用したり、文字消しの二重線を引くのもNGです。

封書は、手紙の顔。ビジネスにおいて誤字脱字は、あなたの評価そのものを落としてしまいかねません。書いた人の教養の程度を表しますし、誤字があると辞書を引く努力をしていないことを相手に見抜かれてしまいます。面倒でも、必ず書き直すようにしましょう。

２．和封筒の書き方

まずは、和封筒の宛名の書き方をご紹介します。以下の2つから、適した書き方をご覧ください。

２-１．個人に宛てて送付する場合

２-１-１．和封筒の表書き（個人）

1. 郵便番号：郵便番号枠のなかに、算用数字で記入します。枠がないときは、郵便番号を表書きの中央から書きはじめて、右端で書き終わるようにします。
   郵便番号を間違うと、相手に書類が届かない可能性が高くなります。念のため、郵便局のＨＰにある「郵便番号検索」でチェックしておくと安心です。
2. 切手：切手の位置は、封筒の左上に貼ります。曲がったり、上下が逆さまになったりしないように気をつけましょう。所定の料金の切手を一枚に収めるのが礼儀です。
   改まった手紙には「通常切手」と呼ばれる市販の切手がもっとも適切。形や大きさが異なる記念切手やデザインが斬新なものは避けましょう。
3. 住所：宛名よりも小さめの字で書きます。郵便番号の右端に揃え、上から一字下げたところから書き始めます。住所の文字数が多いときは、無理に一行で書こうとせず、続きは字を下げて、二行目に書きます。地名や地番の途中で改行しないよう注意しましょう。
   また、縦書きのときは原則、漢数字を用いるのがマナーです。「一二」など読みにくい数字は、「十二」と書きましょう。番地と号は一般的に「－（ハイフン）」でつなぎます。
4. マンション名・部屋番号：アパートやマンション名を記入するときは、住所よりも字を下げ、さらに小さめの字で書きます。
5. 宛名：住所よりも字下げし、大きめの字で封筒の中央に書きます。「苗字」「名前」「敬称」のそれぞれの字間に余裕をもたせましょう。

２-１-２．和封筒の裏書き（個人）

1. 封字：封字とは、封をしたことの印であり、途中で誰にも開封されていない証でもあります。一般的には「〆」を用います。改まった社交・儀礼文書では「封」「緘」を用います。その他、女性だけが使える封字に「蕾」があります。お祝い事のときには「寿」や「賀」でもかまいません。
2. 封の閉じ方：糊付けするか、両面テープを使うのがマナーです。セロハンテープやホチキスで封止めするのは相手に失礼。儀礼文書や目上に宛てた文書はもちろん、事務的な文書でもNGです。
3. 日付：日付は、左上の余白に送付する日を小さめの字で縦書きします。発信年月日を漢数字で書きましょう。裏書きの左側に、会社の所在地から差出人の氏名までを寄せてしまう場合は、右上の余白に書くこともあります。
4. 郵便番号：郵便番号の枠があらかじめ印刷されているときは、その中に算用数字で書きます。枠のない封筒の場合は、所在地の前に縦書き（漢数字）で書くか、所在地の上に横書き（算用数字）で書きます。いずれの場合も「郵便番号」または「〒」を頭につけます。
5. 差出人：社名や所在地・差出人の氏名は、封筒の合わせ目をはさんで中央にまとめる場合と、左側に寄せて書く場合があります。書く順番は、会社の所在地・会社名・所属部署名・課名・役職・氏名とし、差出人の氏名は、社名や所在地よりも少し大きめの字で、所在地から少し下がったところから書きはじめます。
   社名入り封筒を使う場合は、その下に部課名と氏名を手書きで補いましょう。

２-２．会社・部署宛てに送付する場合

２-２-１．和封筒の表書き（会社・部署）

1. 郵便番号：郵便番号枠のなかに、算用数字で記入します。枠がないときは、郵便番号を表書きの中央から書きはじめて、右端で書き終わるように字間を調整して書きます。
   郵便番号を間違うと、相手に書類が届かない可能性が高くなります。念のため、郵便局のＨＰにある「郵便番号検索」でチェックしておくと安心です。
2. 切手：切手は、封筒の左上に貼ります。曲がったり、上下が逆さまになったりしないように気をつけましょう。所定の料金の切手を一枚に収めるのが礼儀です。
   改まった手紙には「通常切手」と呼ばれる市販の切手がもっとも適切。形や大きさが異なる記念切手やデザインが斬新なものは避けましょう。
3. 会社の所在地：宛名よりも小さめの字で書きます。郵便番号の右端に揃え、上から一字下げたところから書き始めます。住所の文字数が多いときは、無理に一行で書こうとせず、続きは字を下げて、二行目に書きます。地名や地番の途中で改行しないよう注意しましょう。
   また、縦書きのときは原則、漢数字を用いるのがマナーです。「一二」など読みにくい数字は、「十二」と書きましょう。番地と号は一般的に「－（ハイフン）」でつなぎます。
4. ビル名・階数・部屋番号：会社の所在地にビル名を記入するときは、住所よりも字を下げて書きます。部屋番号を書くときは「三〇三」で終わるのではなく「三〇三号室」まで正確に書きましょう。
5. 社名・部署名・課名：会社の所在地より一字下げて、小さい字で書きはじめます。所属している部署名や課名が長くなりそうなときは、改行して書きましょう。「㈱」「㈲」のように省略して書いたり、部署名を省いて書いてはいけません。
6. 役職名・氏名：書くときの順序は「役職（肩書き）→氏名→敬称（様）」です。氏名・敬称は大きめの字で書き、役職は小さめの文字で封筒の中央に書きます。
   役職名が4文字までのときは氏名の上に書きますが、5文字以上のときは、氏名の右側に小さめの字で書きます。
   「田中太郎部長様」「山田一郎課長様」のように「氏名＋役職＋敬称」の組み合わせは二重敬語となり、正しくありません。書くときの順番に注意しましょう。
   もし、相手の役職名も氏名も分からないときは「〇〇株式会社　総務部　ご担当者様」と書き、役職名は分かっているが名前が分からないときは「〇〇株式会社　営業企画部　課長」と書きます。
7. 外脇付け：宛名の左下に書いて、同封物やその文書の取り扱いを示します。「親展」「拝答」「在中」などと書き、注意を促すときは赤い文字、もしくは赤く囲んで注意書きをします。詳しくは「外脇付けの書き方」をご覧ください。

２-２-２．和封筒の裏書き（会社・部署）

1. 封字：封字とは、封をしたことの印であり、途中で誰にも開封されていない証でもあります。一般的には「〆」を用い、改まった社交・儀礼文書では「封」「緘」を使用します。その他、女性だけが使える封字に「蕾」があります。お祝い事のときには「寿」や「賀」でもかまいません。
2. 封の閉じ方：糊付けするか、両面テープを使うのがマナーです。セロハンテープやホチキスで封止めするのは相手に失礼。儀礼文書や目上に宛てた文書はもちろん、事務的な文書でもNGです。
3. 日付：日付は、左上の余白に送付する日を小さめの字で縦書きします。発信年月日を漢数字で書きましょう。裏書きの左側に、会社の所在地から差出人の氏名までを寄せてしまう場合は、右上の余白に書くこともあります。
4. 郵便番号：郵便番号の枠があらかじめ印刷されているときは、その中に算用数字で書きます。枠のない封筒の場合は、所在地の前に縦書き（漢数字）で書くか、所在地の上に横書き（算用数字）で書きます。いずれの場合も「郵便番号」または「〒」を頭につけます。
5. 差出人：社名や所在地・差出人の氏名は、封筒の合わせ目をはさんで中央にまとめる場合と、左側に寄せて書く場合があります。書く順番は、会社の所在地・会社名・所属部署名・課名・役職・氏名とし、差出人の氏名は、社名や所在地よりも少し大きめの字で、所在地から少し下がったところから書きはじめます。
   社名入り封筒を使う場合は、その下に部課名と氏名を手書きで補いましょう。

３．洋封筒（角封筒）の書き方

つづいては洋封筒の書き方について3つの例をご紹介していきます。

３-１．郵便番号枠あり（縦書き）

３-１-１．洋封筒の表書き（会社に所属する担当者に宛てるとき）

1. 郵便番号：郵便番号枠のなかに、算用数字で記入します。枠がないときは、郵便番号を表書きの中央から書きはじめて、右端で書き終わるように字間を調整して書きます。
   郵便番号を間違うと、相手に書類が届かない可能性が高くなります。念のため、郵便局のＨＰにある「郵便番号検索」でチェックしておくと安心です。
2. 切手：切手は、封筒の左上に貼ります。曲がったり、上下が逆さまになったりしないように気をつけましょう。所定の料金の切手を一枚に収めるのが礼儀です。
   改まった手紙には「通常切手」と呼ばれる市販の切手がもっとも適切。形や大きさが異なる記念切手やデザインが斬新なものは避けましょう。
3. 会社の所在地：宛名よりも小さめの字で書きます。郵便番号の右端に揃え、上から一字下げたところから書き始めます。住所の文字数が多いときは、無理に一行で書こうとせず、続きは字を下げて、二行目に書きます。地名や地番の途中で改行しないよう注意しましょう。
   また、縦書きのときは原則、漢数字を用いるのがマナーです。「一二」など読みにくい数字は、「十二」と書きましょう。番地と号は一般的に「－（ハイフン）」でつなぎます。
4. ビル名・階数・部屋番号：会社の所在地にビル名を記入するときは、住所よりも字を下げて書きます。部屋番号を書くときは「三〇三」で終わるのではなく「三〇三号室」まで正確に書きましょう。
5. 社名・部署名・課名：会社の所在地より一字下げて、小さい字で書きはじめます。所属している部署名や課名が長くなりそうなときは、改行して書きましょう。「㈱」「㈲」のように省略して書いたり、部署名を省いて書いてはいけません。
6. 役職名・氏名：書くときの順序は「役職（肩書き）→氏名→敬称（様）」です。氏名・敬称は大きめの字で書き、役職は小さめの文字で封筒の中央に書きます。
   役職名が4文字までのときは氏名の上に書きますが、5文字以上のときは、氏名の右側に小さめの字で書きます。
   「田中太郎部長様」「山田一郎課長様」のように「氏名＋役職＋敬称」の組み合わせは二重敬語となり、正しくありません。書くときの順番に注意しましょう。
   もし、相手の役職名も氏名も分からないときは「〇〇株式会社　人事部　ご担当者様」と書き、役職名は分かっているが名前が分からないときは「〇〇株式会社　企画部　課長」と書きます。

３-１-２．洋封筒の裏書き（会社に所属する担当者に宛てるとき）

1. 封字：封字とは、封をしたことの印であり、途中で誰にも開封されていない証でもあります。一般的には「〆」を用い、改まった社交・儀礼文書では「封」「緘」を使用します。その他、女性だけが使える封字に「蕾」があります。お祝い事のときには「寿」や「賀」でもかまいません。
2. 封の閉じ方：糊付けするか、両面テープを使うのがマナーです。セロハンテープやホチキスで封止めするのは相手に失礼。儀礼文書や目上に宛てた文書はもちろん、事務的な文書でもNGです。
3. 日付：日付は、右上の余白に送付する日を小さめの字で縦書きします。発信月日を漢数字で書きましょう。
4. 郵便番号：郵便番号は、所在地の前に縦書き（漢数字）で書くか、所在地の上に横書き（算用数字）で書きます。いずれの場合も「郵便番号」または「〒」を頭につけます。
5. 差出人：社名や所在地・差出人の氏名は、封筒の左側に寄せて書きます。書く順番は、会社の所在地・会社名・所属部署名・課名・役職・氏名とし、差出人の氏名は、社名や所在地よりも少し大きめの字で、書き上がりが左下に寄るようにします。

３-１-３．洋封筒の裏書き（弔事などの葬礼関係のとき）

洋封筒は、お祝い事では左に閉じ、封じ目の左に社名や所在地・差出人の氏名を書きますが、法事の案内状をはじめ、弔事などの葬礼関係の文書やお見舞いの手紙では逆になります。この場合は、逆さまにしても使用できる郵便番号の枠がない洋封筒が適しています。

上記の図のように、封じ目を逆にして、日付は左側、郵便番号、差出人を書く位置は右側とします。

３-２．郵便番号枠あり（横書き・個人に宛てるとき）

３-２-１．洋封筒の表書き（個人に宛てるとき）

1. 切手：右上に貼るのが正しい貼り方です。曲がったり、上下が逆さまになったりしないように気をつけましょう。所定の料金の切手を一枚に収めるのが礼儀です。
2. 郵便番号：数字は算用数字（1・2・3…）を用います。数字の向きは、封筒の内側が下にくるように書きます。
3. 住所：左端から2文字くらいのスペースを空けて書きはじめます。丁目や番地は算用数字を用いましょう。
   アパートやマンション名は省略してはいけません。部屋番号も「503」ではなく「503号室」まで書きます。
4. 宛名：氏名は封筒の中央に、住所よりも大きめの文字で書きます。敬称（様）も忘れず記入しましょう。

３-２-２．洋封筒の裏書き（個人に宛てるとき）

1. 封字：封字とは、封をしたことの印であり、途中で誰にも開封されていない証でもあります。洋封筒で横書きする場合のみ、封字は省略可能です。
2. 封の閉じ方：糊付けするか、両面テープを使うのがマナーです。セロハンテープやホチキスで封止めするのは相手に失礼。儀礼文書や目上に宛てた文書はもちろん、事務的な文書でもNGです。
3. 日付：封かん日は左側に「月日」を記入します。算用数字で横書きしましょう。
4. 住所：封じ目の下に「郵便番号→会社の所在地」の順に書きます。郵便番号枠の左端に揃えて書きましょう。
5. 差出人：会社の所在地の下に「会社名→所属部署名→課名→役職名（肩書き）→氏名」の順に書きます。
   郵便番号枠・会社の所在地の左端に揃えて会社名を書きはじめると、見栄えが良くなります。氏名は右寄りで、大きめの文字で書きましょう。

３-３．郵便番号枠なし（横書き）

３-３-１．洋封筒の表書き（会社に所属する担当者に宛てるとき）

1. 切手：右上に貼るのが正式な貼り方です。曲がったり、上下が逆さまになったりしないように気をつけましょう。所定の料金の切手を一枚に収めるのが礼儀です。
2. 郵便番号：数字は算用数字（1・2・3…）を用います。左端から2文字くらいのスペースを空けて書きはじめます。
3. 会社の所在地：書く位置は、郵便番号の下です。郵便番号同様、左端から2文字くらいのスペースを空けて書きはじめます。丁目や番地は算用数字を用いましょう。
   ビル名やマンション名が長くなりそうなときは、改行して所在地より1文字下げて記入します。ビル名や階層を省略してはいけません。部屋番号があるときは「503」ではなく「503号」まで丁寧に書きます。
4. 社名・部署名・課名：会社の所在地を書きはじめた位置より一字下げて書きはじめます。所属している部署名や課名が長くなりそうなときは、改行して記入しましょう。「㈱」「㈲」のように省略して書いたり、部署名を省いて書いてはいけません。
5. 役職名・氏名：書くときの順序は一般的に、「役職（肩書き）→氏名→敬称（様）」です。氏名・敬称は大きめの字で書き、役職は小さめの文字で書きます。
   役職名が4文字までのときは氏名の前に書きますが、5文字以上のときは、氏名の上に小さめの字で書きます。
   「田中太郎部長様」「山田一郎課長様」のように「氏名＋役職＋敬称」の組み合わせは二重敬語となり、正しくありません。書くときの順番に注意しましょう。
   もし、相手の役職名も氏名も分からないときは「〇〇株式会社　総務部　ご担当者様」と書き、役職名は分かっているが名前が分からないときは「〇〇株式会社　営業企画部　課長」と書きます。

３-３-２．洋封筒の裏書き（会社に所属する担当者に宛てるとき）

1. 封字：封字とは、封をしたことの印であり、途中で誰にも開封されていない証でもあります。洋封筒で横書きする場合のみ、封字は省略可能です。
2. 封の閉じ方：糊付けするか、両面テープを使うのがマナーです。セロハンテープやホチキスで封止めするのは相手に失礼。儀礼文書や目上に宛てた文書はもちろん、事務的な文書でもNGです。
3. 日付：封かん日は左側に「月日」を記入します。算用数字で横書きしましょう。
4. 住所：封じ目の下に「郵便番号→会社の所在地」の順に書きます。郵便番号枠の左端に揃えて書きましょう。
5. 差出人：会社の所在地の下に「会社名→所属部署名→課名→役職名（肩書き）→氏名」の順に書きます。
   郵便番号枠・会社の所在地の左端に揃えて会社名を書きはじめると、見栄えが良くなります。氏名は右寄りで、大きめの文字で書きましょう。

４．投函する前に見直しチェックをしっかり行おう

封筒を書き終えたら、郵送の手続きをする前に、もう一度見直しましょう。同封物も含めたチェック項目を以下に記載します。

• ビジネス文書は書式に則って正しく書けているか：正しい書き方は「ビジネス文書の書き方」をご覧ください。
• 用途に合った封筒を選んでいるか：「封筒の正しい選び方」に記載しています。
• 封筒を書くときの筆記用具は正しいか
• 誤字・脱字はないか
• 二重敬語を使っていないか：「敬称の正しい使い分け」をご覧ください。
• 名前や住所は正式名称を用いているか

ビジネスのやりとりで大事なのは、送付する文書の内容だけではありません。相手が読みやすいように気配りや配慮をするとともに、礼節をわきまえた対応をすることが大切なのです。

たかが封筒、されど封筒。心配りの積み重ねによってあなたの印象は大きく変わっていくでしょう。