支払日変更のお願い・通知の書き方｜文例つき

支払日変更（締め日）のお願いをする通知状では、一方的な通知という印象を与えることなく、先方の許しを請う謙虚な姿勢でアピールすることが大切です。相手に多少の不便をかけることを詫び、協力をお願いしましょう。

ここでは、支払日変更のお願い・通知の書き方や、心がけておきたいマナーについてお伝えします。文例もご紹介するので通知状を送るときの参考にしてくださいね。

支払日変更の通知のマナー

まずは、支払日変更の通知をするときに心がけておきたいマナーや、押さえておくべきポイント、注意事項について理解しておきましょう。

支払日変更の通知を出す時期

支払日の変更は、相手方の資金繰りを悪化させる可能性があるため、なるべく早めに通知するのが礼儀です。都合を調整しやすいように、余裕を持って3ヵ月前に通知するのが理想です。遅くとも2ヵ月前には知らせるようにしましょう。

特に、支払日変更に伴って、支払うタイミングが月をまたぐことになる場合は、直前の通知だと相手企業に迷惑をかけてしまいます。手紙を出す時期には注意しましょう。

お詫びの言葉を書き添える

支払日変更の通知状を作成するときは、一方的な内容の書面になってしまわないよう表現には注意しなくてはなりません。自社の都合で支払期日が変更となることをお詫びするとともに、丁寧で謙虚な文面となるよう言葉を選びます。

自社の特別な事情により変更を依頼しなくてはならない場合、詳細を書く必要はありませんが、理由について簡潔に述べておくのがマナーです。

支払日変更の通知の書き方

つづいては、支払日変更の通知をする文書の基本構成についてご紹介します。通知状は、書式に則って明記するのがマナー。構成要素とポイントは図の下に記載しておきます。

支払日変更の通知の文例

支払日変更の通知の文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておいてくださいね。

文例1

支払日変更に至った経緯や事情を述べ、理解を求める一文を丁寧に書き添えましょう。上記の文例は経営状況の悪化を理由としていますが、社内の体制変更に伴う締め日の変更の場合は、「このたびは、経営合理化および社内体制の見直しの一環として、支払期日を変更させていただきたく存じます」などと明記します。

文例2

支払日変更の理由を伏せたい場合は「このたび弊社では、誠に勝手ながら、諸般の事情によりお支払日を下記の通り変更させて頂きたく存じます」と書き添えます。実施日や締切日については別記にまとめて箇条書きで明記すると相手も理解しやすくなります。また、結びの挨拶では、相手に手間をかけることへのお詫びの言葉も書き添えておくと印象がよくなるでしょう。