役員就任の挨拶状の書き方｜文例つき

役員就任の挨拶状では、新任務への支援、協力、今後の交誼を謙虚な姿勢でお願いすることが大切です。新しい仕事に対する抱負・決意を簡潔に述べ、関係者から協力を得られるような丁寧な文面にまとめましょう。

ここでは、役員就任の挨拶状の書き方や、心がけておきたいマナーについてお伝えします。文例もお伝えするので、文書を作成するときの参考にしてくださいね。

役員就任の挨拶状のマナー

まずは、役員就任の挨拶状を書くときに心がけておきたいマナーや、押さえておくべきポイント、注意事項について理解しておきましょう。

役員就任の挨拶状を送る時期

挨拶状は、就任後1週間以内には相手に届くように出すのがマナーです。株主総会後の取締役会で決議されたらすぐに挨拶状を送る準備をし、2～3日以内には発送できるよう計画的に進めましょう。役員会の日程が季節の変わり目の場合は、前文の「時候の挨拶」にも気をつけながら文面を考えましょう。

謙虚な姿勢で支援をお願いする

挨拶状は、本来ならば伺って挨拶すべきところを、手紙をもって省略させてもらう目的をもっています。謙虚な姿勢をもつことはとても大切で、それを「身に余る重責」「もてる能力を出し切り」などという言葉を使って誠意のある文面になるようにしましょう。

就任・異動後の仕事の内容と新しい仕事に対する抱負・決意、そして担当部門のことを簡潔に述べて今後の支援と協力をお願いすると、こちらの気持ちが相手により伝わります。また、手書きのひと言を添えると効果的です。それが難しいときには署名だけでも手書きにするとよいでしょう。

役員就任の挨拶状の書き方

つづいては、役員就任の挨拶状の基本構成についてご紹介します。挨拶状は、書式に則って明記するのがマナー。構成要素とポイントは図の下に記載しておきます。

役員就任の挨拶状は、儀礼を重んじる文書のため「縦書き」が基本。横書きは柔らかい印象を与えるので好ましくありません。必ず縦書きとしましょう。

役員就任の挨拶状の文例

さいごに、役員就任の挨拶状の文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておきましょう。サイトの形式上、文例は横書きですが、正式には縦書きです。間違えないよう気をつけてくださいね。

役員改選の挨拶状

上記の文例は、役員選任を通知する定型表現です。就任した役員の名前は役職が上位の順に別記します。新たに就任した役員が1名の場合は、上記の「先般の臨時株主総会～就任いたしました」の一文を「取締役〇〇〇〇が常務取締役に就任いたしましたのでご報告いたします」などと明記します。また、「相談役」が法律上の役員でない場合などには、他の役員とは別扱いとし、「追而（おって）」に書き記すのがマナー。追而は、手紙の「追伸」と同義です。

役員交代の挨拶状

具体的な役職・氏名などは本文中で示してもかまいませんが、複数の役員交代がある場合は、別記にして、まとめたほうが見やすくて親切です。前任者や新役員の前役職などを書いておくと、役員編成の新旧がわかりやすくなります。

役員就任の挨拶状

文例中の下線部（1）は「何分にも身に余る重責ではございますが」、（2）は「いずれ拝眉のうえご助言などを賜る」などと書き換えて用いてもよいでしょう。前文のあとの「私」を示す言葉は、行頭を空けてその行末におくか、または文字を小さくすることでより謙虚さを表すことがマナーです。

役員就任の挨拶状

署名は行末に合わせて明記してもかまいません。役員就任の挨拶状は、特に礼儀が重視される文書のため、頭語には「拝啓」よりも「謹啓」を用いるほうが適しています。その場合、結語は「謹白」「敬白」「謹言」などにします。役員になった場合は「就任」よりも「選出」や「選任」を用いる場合もあります。

役員就任の挨拶状

新役員に就任した場合は、より丁寧な文面を心がけます。担当部署の仕事内容にもふれ、抱負や決意を前向きな姿勢で述べることを意識しましょう。