不採用通知書の書き方|文例つき

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不採用通知書の書き方|文例つき

不採用の通知書を書くときは、合否の結果について言葉を濁さず、はっきりと伝えることが大切です。応募に対するお礼を述べたり、感謝の意を表すことも忘れてはなりません。

ここでは、不採用通知書を書くときに心がけておきたいマナーや、文例をお伝えします。通知の手紙を書くときの参考にしてくださいね。

不採用通知書のマナー

まずは、不採用通知書を書くときに心がけておきたいマナーや、押さえておくべきポイント、注意事項について理解しておきましょう。

不採用通知を出す時期

面接や書類審査を実施した結果、残念ながら不採用となった方々には、なるべく早めに通知するのがマナーです。面接後1週間を目安に相手の手元に届くよう手配しましょう。

不採用となった方々のなかには、今後、取引先として付き合いが生まれる可能性もあれば、お客様になる場合もあるため、失礼のないよう礼儀正しく丁寧な文面にまとめることを心がけましょう。面接を通過した通知や、内定通知の書類送付のみに気を取られることなく、会社の顔である人事担当者は、どの応募者に対しても誠実に対応することを求められるのです。

不採用の理由は伝えない

応募者の多くは、自分が不採用になった理由を知りたいと思っていますが、採用活動において、一般的には不採用の理由を通知する義務はありません。通知状は、不採用の理由には触れず、結果を通知することが目的だと理解し、文章をまとめましょう。

不採用通知書の書き方

つづいては、不採用通知書の基本構成についてご紹介します。通知状は、書式に則って明記するのがマナー。構成要素とポイントは図の下に記載しておきます。

不採用通知書の書き方

なお、面接を突破した応募者に送る採用通知については、採用通知・内定通知の書き方をご覧ください。

  1. 日付:不採用通知書の発送年月日を和暦で書きます。算用数字を用いて、右に寄せて書きましょう。
  2. 宛名:不採用を通知する学生や中途採用者の氏名を明記します。不特定多数に宛てる場合は、宛名部分を空けて送ることもあります。
  3. 差出人:不採用通知書を差し出す人の会社名・部署名(人事部・人事課)を書くのが一般的です。
  4. 件名:文書のタイトルを明記します。書面の左右中央に少し大きめの字で「採用結果の通知」などと簡潔に書き記します。「不採用の通知」と書くのはNGです。
  5. 前文:前文は「頭語(拝啓)」「時候の挨拶」「相手の安否を気遣う挨拶」の順番に形式に従って書き出します。不採用通知書では、時候の挨拶を省略することが一般的です。
  6. 主文:「応募に対するお礼」「不採用の通知」「応募書類の処理」などを書き添えます。
  7. 末文:末文は「結びの挨拶」で文章を締めくくり、改行して行末に「結語(敬具)」を書きます。結語の書き忘れに注意しましょう。

不採用通知書の文例

不採用通知書の文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておいてくださいね。

面接後の不採用の通知1

                                  平成〇〇年〇月〇日
〇〇〇〇様
                                   株式会社〇〇〇〇
                                        人事部
           採用試験の選考結果について
拝啓 貴殿におかれましてはご清祥のことと存じます。このたびは当社の社員募集に応募いただきまして、ありがとうございました。
 さて、慎重な選考の結果、誠に残念でございますが、この度は採用を見送らせていただくこととなりました。ご希望にそえず申し訳ございませんが、あしからずご了承ください。
 履歴書などご提出の書類はご返却いたします。今後のご健勝を心よりお祈り申し上げます。
 略式ながら書中にてご通知申し上げます。
                                          敬具

不採用の場合でも、応募に対するお礼は必ず伝えます。不採用の場合、「誠に残念ではございますが」などと謙虚に表現するとともに、応募者の今後の活躍や健勝を祈る言葉を書き添えることが大切です。

面接後の不採用の通知2

                                  平成〇〇年〇月〇日
〇〇〇〇様
                                   株式会社〇〇〇〇
                                        人事部
             採用結果の通知
拝啓 先般は弊社の来年度新入社員採用試験にご足労いただき、ありがとうございました。
 さて、試験の結果などをもとにいたしまして慎重に検討しましたが、誠に残念ながら、〇〇様のご期待に添いかねる結果となりました。
 大変申し訳ございませんが、あしからずご了承ください。今後のご健闘を心より申し上げます。
 なお、ご提出の履歴書その他の応募書類は当方で責任をもって破棄させていただきますのでご了承くださいませ。
 略式ながら書中にてご通知申し上げます。
                                          敬具

不採用であることを、表現に配慮しつつ誤解のないようにはっきりと伝えましょう。応募書類の処理についても返却するのか、破棄するのかを明記しておきます。

適性検査・書類審査の不採用の通知

                                  平成〇〇年〇月〇日
〇〇〇〇様
                                   株式会社〇〇〇〇
                                        人事部
           採用試験の選考結果について
拝啓 貴殿におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。先日は適性検査を受検いただき、誠にありがとうございました。
 さて、試験の結果などをもとに社内で慎重に検討を重ねた結果、誠に遺憾ながら、貴意に添いかねる結果となりましたことをお伝えいたします。大変申し訳ございませんが、弊社の予想を上回る応募があり、心苦しい選考結果となってしまいました。貴殿の今後のご健闘を心よりお祈り申し上げております。
 なお、履歴書等応募書類はご返却いたします。略式ながら、書中をもってご通知申し上げます。
                                          敬具

不採用の理由は述べないのが一般的ですが、述べるにしても当たり障りのないことを簡潔に伝えるよう注意しましょう。

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