夏季休業のお知らせの案内の書き方｜例文・テンプレートつき

8月中旬のお盆の前後に夏季休業を設ける企業は少なくありません。

会社によっては全社一斉に休暇を取る場合や、社員が交代で休暇を取る場合がありますが、いずれの場合でも注意しないといけないのは、お客様や仕事関係者への対応です。

休暇に入る前に、必要項目を記載したお知らせ文書を送る必要があります。ここでは、夏季休業のお知らせを作成するときの書き方やマナーはもちろん、そのまま使える例文をご紹介します。

夏季休業のお知らせを書くときのマナー・注意点

まずは夏季休業のお知らせを書くときのマナーや注意点についてご紹介します。

夏季休業のお知らせを送る時期

夏季休業のお知らせの案内文を送る場合は、少なくとも2週間くらい前までに送り、先方の対応に迷惑をかけないよう配慮しましょう。メールの場合は「取り急ぎ」とか「メールにて失礼ながら」などの言葉を入れて相手に配慮し、1週間前には送信しておきます。

取引先や業務提携先との共同作業や長期にわたるプロジェクトに関わっている場合には、スケジュール確認のために１か月前には通知しましょう。

休暇期間を明記する

書面に「平成〇〇年〇月〇日（火）～平成〇〇年〇月〇日（日）」といつからいつまで休暇を取るのか、はっきり明記しましょう。より具体的に記載したい場合は、休暇前日の営業終了時間は何時か、休暇明けの業務開始時間は何時なのかも書き添えておくと親切です。

休暇中の連絡先を書くときは要注意

休業中の連絡先を明記するのは親切ですが、すべての要望に応えられない場合があることも案内状に書いておくことが大切です。迷惑をかける恐れがあることを踏まえて、案内状は、相手に対して申し訳ないという気持ちを伝えましょう。

夏季休業のお知らせの案内状の書式・書き方

夏季休業のお知らせの案内状は8つの要素で構成されています。書式さえ理解すれば、あとは必要項目を明記するだけ。それぞれの要素を理解しましょう。

夏季休業のお知らせの例文・テンプレート

つづいては、夏季休業のお知らせの例文とテンプレートをご紹介します。無料のテンプレートをダウンロードして、ポイントを確認しながら必要な情報を記入してくださいね。

１．夏季休業のお知らせの例文・テンプレート

上の図の案内状は

夏季休業のお知らせの例文・テンプレート2 15.50 KB

夏季休業のお知らせの例文・テンプレート2

２．夏季休業のお知らせの例文・テンプレート

上の図の案内状は

夏季休業のお知らせの例文・テンプレート 17.10 KB

夏季休業のお知らせの例文・テンプレート