夏季休業のお知らせの案内の書き方|例文・テンプレートつき

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夏季休業のお知らせの案内の書き方|例文・テンプレートつき

8月中旬のお盆の前後に夏季休業を設ける企業は少なくありません。

会社によっては全社一斉に休暇を取る場合や、社員が交代で休暇を取る場合がありますが、いずれの場合でも注意しないといけないのは、お客様や仕事関係者への対応です。

休暇に入る前に、必要項目を記載したお知らせ文書を送る必要があります。ここでは、夏季休業のお知らせを作成するときの書き方やマナーはもちろん、そのまま使える例文をご紹介します。

夏季休業のお知らせを書くときのマナー・注意点

まずは夏季休業のお知らせを書くときのマナーや注意点についてご紹介します。

夏季休業のお知らせを送る時期

夏季休業のお知らせの案内文を送る場合は、少なくとも2週間くらい前までに送り、先方の対応に迷惑をかけないよう配慮しましょう。メールの場合は「取り急ぎ」とか「メールにて失礼ながら」などの言葉を入れて相手に配慮し、1週間前には送信しておきます。

取引先や業務提携先との共同作業や長期にわたるプロジェクトに関わっている場合には、スケジュール確認のために1か月前には通知しましょう。

休暇期間を明記する

書面に「平成〇〇年〇月〇日(火)~平成〇〇年〇月〇日(日)」といつからいつまで休暇を取るのか、はっきり明記しましょう。より具体的に記載したい場合は、休暇前日の営業終了時間は何時か、休暇明けの業務開始時間は何時なのかも書き添えておくと親切です。

休暇中の連絡先を書くときは要注意

休業中の連絡先を明記するのは親切ですが、すべての要望に応えられない場合があることも案内状に書いておくことが大切です。迷惑をかける恐れがあることを踏まえて、案内状は、相手に対して申し訳ないという気持ちを伝えましょう。

夏季休業のお知らせの案内状の書式・書き方

夏季休業のお知らせの案内状は8つの要素で構成されています。書式さえ理解すれば、あとは必要項目を明記するだけ。それぞれの要素を理解しましょう。

夏季休業のお知らせの案内の書き方

  1. 日付:発信年月日を和暦で記入します。文書の作成日はNGなので注意しましょう。
  2. 宛名:案内状を送る相手の名前を書きます。不特定多数に送る場合は「お客様各位」「取引先各位」と書き、会社に所属する担当者や個人に宛てるときは、「会社名・部署名・役職名(肩書き)・氏名・敬称(様)」の順に明記します。省略して書くのは失礼です。正式名称を用いましょう。
  3. 差出人:夏季休業を実施する会社名・組織名と代表者の名前を明記します
  4. 件名:書面の左右中央に、やや大きめの字で文書のタイトルを記載します。
  5. 前文:案内状の前文は「頭語(拝啓)」「時候の挨拶」「相手方の繁栄を喜ぶ挨拶」「日頃の感謝の挨拶」の4つで構成されています。ここで用いる挨拶言葉は、丁寧な言い回しや表現が好ましいでしょう。
  6. 主文:主文には用件を明記します。関係者やお客様に迷惑をかけてしまう恐れがあることに対して、申し訳ない気持ちを伝えることも忘れてはいけません。
  7. 末文:末文では「結びの挨拶」を伝え、改行して右端に「結語(敬具)」を書きます。書き忘れに注意しましょう。
  8. 別記:書面の左右中央に「記」と書き、その下に箇条書きで休業期間や業務開始日、緊急連絡先を明記します。最後に改行して「以上」を右寄せして記入しましょう。

夏季休業のお知らせの例文・テンプレート

つづいては、夏季休業のお知らせの例文とテンプレートをご紹介します。無料のテンプレートをダウンロードして、ポイントを確認しながら必要な情報を記入してくださいね。

1.夏季休業のお知らせの例文・テンプレート

夏季休業のお知らせの例文・テンプレート

上の図の案内状は

からダウンロードできます。

  1. すべての要望に応えられないことをへりくだった表現を用いて記載しておきましょう。こちらの都合で休暇を取るときは、先方に対する配慮を忘れてはなりません。
  2. 休業期間は必ず明記しましょう。年月を省いて記載すると誤解を生む恐れがあります。正確にはっきり書くことが大切です。

2.夏季休業のお知らせの例文・テンプレート

夏季休業のお知らせの例文・テンプレート2

上の図の案内状は

からダウンロードできます。

  1. お客様や取引先のなかには、急ぎの用件がある人もいるため、休暇明けの業務開始時間を明記しておくと親切です。
  2. 相手はすぐの対応を望むもの。迅速に対応するのは当然ですが、事前に断りを入れておくことも大切です。休暇明け早々トラブルやクレームにならないよう、気をつけましょう。
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