懇親会の案内状の書き方(ビジネス)|文例・テンプレートつき

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懇親会の案内状の書き方|文例・テンプレートつき

参加者との親交を深める、懇親会や親睦会の案内状の書き方をご紹介します。

取引先や提携企業に送る案内状は、基本構成やマナーを理解したうえで書く必要があります。失礼な印象を与えてしまっては、せっかくの懇親会も台無しになってしまいかねません。書き方はもちろん、見本となる文例や無料ですぐにダウンロードできるテンプレートもご用意しているので、参考にしてくださいね。

懇親会の案内状を書くときのマナー

懇親会や親睦会の案内状を書くときに押さえておきたいマナーや注意点は4つあります。以下をご覧ください。

1.懇親会の案内状を出す時期

懇親会や親睦会の案内状を送る場合は、相手のスケジュールを考慮して、通常は1ヶ月前、遅くとも2週間前には相手の手元に届くように手配しましょう。開催日が目前に迫っているような状況だと、相手は出席したくても予定が埋まっている関係で、欠席せざるを得ません。出席率にも影響するため、案内状は早めに送ることを心がけましょう。

2.懇親会の目的を必ず書く

案内状には懇親会や親睦会を開催する意図や目的は必ず明記しましょう。交流を深めるための親睦会なのか、参加業者が情報交換できる会合なのか、日頃の労をねぎらうための懇親会なのか、懇親会にもさまざまな目的があります。目的が分からない会合では、参加者を集めようにも集まりませんし、目的によって参加者の事前準備も変わってきます。懇親会を開催する意味や目的は、案内状に必須です。

3.返信方法、返信期限・締切日は明記しよう

案内状を出す目的は、「相手に懇親会を開催することの通知」と「出欠の可否を尋ねる」こと。案内状とともに返信はがきを同封したり、往復はがきで送るなど、相手が返信しやすい配慮をすることは基本です。また、出欠の回答の締切日は案内状に忘れず明記しましょう。

4.問い合わせ先を明記する

なかには、不明点や質問したいことがある人もいます。案内状には、担当者名や幹事の名前、連絡先などを記載しておくと親切です。また、案内状を送ったあとは、相手の返信を待つだけでなく、到着確認の意味も込めてこちらから電話連絡をするのもマナーです。

懇親会の案内状の基本構成と書き方

懇親会の案内状の書き方

  1. 日付:発信年月日を和暦で記入します。文書の作成日ではないので注意しましょう。
  2. 宛名:仕事の付き合いのある先に送る場合は「取引先各位」が一般的です。「お客様各位」「お得意様各位」などを使うこともあります。
  3. 差出人:会社名・代表者名を明記します。
  4. 件名:書面の左右中央に、やや大きめの字で「懇親会のご案内」や「親睦会開催のお知らせ」といったタイトルを明記します。
  5. 前文:前文は「頭語(拝啓)」「時候の挨拶」「相手方の繁栄を喜ぶ挨拶」「日頃の感謝の挨拶」の4つで構成されています。注意すべきなのは時候の挨拶です。時候の挨拶は、案内状を出す時期の気候や季節感を挨拶言葉で表現するのが一般的。案内状を出す時期が3月であれば「早春の候」、7月であれば「盛夏の候」などの挨拶を用いることが基本です。詳しくは時候の挨拶をご覧ください。
  6. 主文:懇親会や親睦会を開催することを通知し、その目的についても明記します。
  7. 末文:「結びの挨拶」で本文を締めくくり、改行して右端に「結語(敬具)」を書きます。
  8. 別記:開催場所、日時、会費、お問い合わせ先、持参物、返信期限など、必要事項を漏れなく明記しましょう。

懇親会の案内状の文例・テンプレート

つづいては、懇親会の案内状の文例とテンプレートをご紹介します。無料のテンプレートでダウンロードして、ポイントを確認しながら必要な情報を記入してくださいね。

1.懇親会の案内状の文例・テンプレート

懇親会の案内状の文例・テンプレート

上の図の案内状は

からダウンロードできます。

  1. 懇親会の参加は強制ではありません。お願いするというへりくだった表現を用いましょう。
  2. 懇親会の意味や目的を盛り込んで、来場を促します。
  3. 遠方から来られる方もいることを想定して、予定終了時刻も明記しておきましょう。

2.社内懇親会の案内状の文例・テンプレート

社内懇親会の案内状の文例・テンプレート

上の図の案内状は

からダウンロードできます。

  1. 社内向けの文書の場合、前文は省略してやわらかい表現で書き出すのが一般的です。
  2. 個々の出欠確認よりも部署毎で返事をとりまとめてもらうと効率的に回答を受領できます。

3.新入生歓迎の懇親会の案内状の文例・テンプレート

新入生歓迎の懇親会の案内状の文例・テンプレート

上の図の案内状は

からダウンロードできます。

  1. 社内向けの文書でも、目的を必ず明記しましょう。参加率を高めるために必要なことです。

4.PTA懇親会の案内状の文例・テンプレート

PTA懇親会の案内状の文例・テンプレート

上の図の案内状は

からダウンロードできます。

  1. PTAの懇親会を開く直近に、役員就任などの取り決めがあったときは、その御礼から伝えるようにすると、書き出しがスムーズになります。
  2. 先生方が参加するなどの大切な情報は、書面に記載しましょう。参加する人にとってのメリットになります。
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