懇親会の案内状の書き方（ビジネス）｜文例・テンプレートつき

参加者との親交を深める、懇親会や親睦会の案内状の書き方をご紹介します。

取引先や提携企業に送る案内状は、基本構成やマナーを理解したうえで書く必要があります。失礼な印象を与えてしまっては、せっかくの懇親会も台無しになってしまいかねません。書き方はもちろん、見本となる文例や無料ですぐにダウンロードできるテンプレートもご用意しているので、参考にしてくださいね。

懇親会の案内状を書くときのマナー

懇親会や親睦会の案内状を書くときに押さえておきたいマナーや注意点は4つあります。以下をご覧ください。

１．懇親会の案内状を出す時期

懇親会や親睦会の案内状を送る場合は、相手のスケジュールを考慮して、通常は１ヶ月前、遅くとも2週間前には相手の手元に届くように手配しましょう。開催日が目前に迫っているような状況だと、相手は出席したくても予定が埋まっている関係で、欠席せざるを得ません。出席率にも影響するため、案内状は早めに送ることを心がけましょう。

２．懇親会の目的を必ず書く

案内状には懇親会や親睦会を開催する意図や目的は必ず明記しましょう。交流を深めるための親睦会なのか、参加業者が情報交換できる会合なのか、日頃の労をねぎらうための懇親会なのか、懇親会にもさまざまな目的があります。目的が分からない会合では、参加者を集めようにも集まりませんし、目的によって参加者の事前準備も変わってきます。懇親会を開催する意味や目的は、案内状に必須です。

３．返信方法、返信期限・締切日は明記しよう

案内状を出す目的は、「相手に懇親会を開催することの通知」と「出欠の可否を尋ねる」こと。案内状とともに返信はがきを同封したり、往復はがきで送るなど、相手が返信しやすい配慮をすることは基本です。また、出欠の回答の締切日は案内状に忘れず明記しましょう。

４．問い合わせ先を明記する

なかには、不明点や質問したいことがある人もいます。案内状には、担当者名や幹事の名前、連絡先などを記載しておくと親切です。また、案内状を送ったあとは、相手の返信を待つだけでなく、到着確認の意味も込めてこちらから電話連絡をするのもマナーです。

懇親会の案内状の基本構成と書き方

懇親会の案内状の文例・テンプレート

つづいては、懇親会の案内状の文例とテンプレートをご紹介します。無料のテンプレートでダウンロードして、ポイントを確認しながら必要な情報を記入してくださいね。

１．懇親会の案内状の文例・テンプレート

上の図の案内状は

懇親会の案内状の文例・テンプレート 17.24 KB

懇親会の案内状の文例・テンプレート

２．社内懇親会の案内状の文例・テンプレート

上の図の案内状は

社内懇親会の案内状の文例・テンプレート 15.28 KB

社内懇親会の案内状の文例・テンプレート

３．新入生歓迎の懇親会の案内状の文例・テンプレート

上の図の案内状は

新入生歓迎の懇親会の案内状の文例・テンプレート 15.40 KB

新入生歓迎の懇親会の案内状の文例・テンプレート

４．PTA懇親会の案内状の文例・テンプレート

上の図の案内状は

PTA懇親会の案内状の文例・テンプレート 89.58 KB

PTA懇親会の案内状の文例・テンプレート