納期遅延のお詫び状の書き方｜文例つき

納期遅延のお詫び状を書くときは、納期の遅れによって先方にどのような迷惑がかかるのかを冷静に推察し、誠意を持って謝罪することが大切です。遅延の原因については客観的な事実を述べ、言い訳がましくならないように注意しましょう。

ここでは、納期遅延のお詫び状の書き方や、心がけておきたいマナーについてお伝えします。手紙の文例もご紹介するので、お詫び状を書くときの参考にしてくださいね。

納期遅延のお詫び状のマナー

まずは、納期遅延のお詫び状を書くときに心がけておきたいマナーや、押さえておくべきポイント、注意事項について理解しておきましょう。

下手な粉飾は信用問題に発展する

お詫びする事態が発生したときは、早めに誠意を持って対処することが肝心です。発生が判明したら、直ちに電話でお詫びと状況報告を済ませるのが基本。かりに自分のミスでなかったとしても、納期遅れは相手に迷惑となるので、丁寧に詫びることが大切です。

下手な言い訳や嘘は、後々新たな信用問題に発展する恐れがあるので厳禁です。お詫びの表現とともに、今後は十分注意する旨の決意を述べて、先方に誠意を示すことが大事です。

次の納品日を明記する

お詫び状では、納期を遅延したことを謝罪し、許しを請うことが大切です。しかし、ビジネス文書では、ただ謝罪するだけの文面では十分とは言えません。きっと相手も納得してくれないでしょう。

お詫び状では、遅延したことを詫びるとともに、今後同じミスを繰り返さないための善後策の提示、確実な納品日の通知をする必要があります。特に、納品日は必ず文面に明記しなければなりません。相手の都合を最優先に考え、かりに先方の納品希望時期に間に合わない場合は、注文取消しや返金という選択肢も用意するなど、柔軟に対応することが求められます。

納期遅延のお詫び状の書き方

つづいては、納期遅延のお詫び状を書くときの基本構成についてご紹介します。詫び状は、書式に則って明記するのがマナー。構成要素とポイントは図の下に記載しておきます。

納期遅延のお詫び状の文例

さいごに、納期遅延のお詫び状の文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておいてくださいね。

文例1：生産が追いつかない場合

お詫び状では、納期が遅れた理由を具体的に説明するとともに、いつ納品できるのかをできる限り明確に伝えることが大切です。自社の生産・管理体制に非があってお詫びをするので、誠意を込めて陳謝の意を示しましょう。

文例2：事故が原因の場合

納期を遅延した落ち度がこちらにあることをはっきり認め、率直にお詫びする一文を書き添えるとともに、納品できる期日を伝えて納期厳守の意欲を見せることも大切です。

文例3：納期について催促された場合

納期が遅延した経緯と、確実な納品日を明記します。相手に迷惑をかけてしまったことを真摯に受け止め、反省点を素直に認めたうえで、今後の改善を約束することも忘れてはいけません。