退職の挨拶状の書き方｜文例つき

退職の挨拶状は、お世話になった方々へ在職中の厚誼に対する感謝の気持ちを伝えることが大切です。退職理由は詳しく書かず、簡潔に書き記すのが基本。今後の予定や抱負を前向きに述べて、丁寧な文面にまとめましょう。

ここでは、退職の挨拶状の書き方や、心がけておきたいマナーについてお伝えします。手紙やはがきの文例も退職理由別でご紹介しているので、書くときの参考にしてくださいね。

退職の挨拶状のマナー

まずは、退職の挨拶状を書くときに心がけておきたいマナーや、押さえておくべきポイント、注意事項について理解しておきましょう。

退職の挨拶状を出す時期

挨拶状は、退職後、できる限り早めに送ります。遅くとも、退職してから1ヵ月以内には、相手の手元に届くように手配するのがマナーです。

また、挨拶状を送らないのは失礼。常識やマナーが問われかねません。中途退職の場合、再び仕事で関わりを持つ可能性もあるので、誠意を尽くし、日頃の感謝の気持ちを込めながら形式を重んじて書きましょう。

へりくだった表現を用いる

挨拶状で、自身のことについて述べる場合は、主文の書き出しに「さて、私こと」や「私儀」を用いるのがマナーです。「私こと」は「わたくしごと（私事）」ではなく、「私に関することを申し上げて恐縮ですが」という意味合いを持っています。

「さて、私こと」「私儀」は、行末に置いたり、小文字とすることによって、へりくだった表現とするのが基本です。近年は、行頭に置くことも多くなっていますが、取引先や目上の人などの改まった相手に送る場合は、正式な書式に則って明記するのが礼儀です。

会社の批判や悪口はNG

挨拶状は、退職したことを通知するとともに、感謝の気持ちを伝える文面にまとめることが大切です。退職理由の詳細を書いたり、会社の悪口や非難するような内容は、かえって相手の心証を悪くしてしまいます。

退職理由については、結婚退職や出産、病気、介護によるものであれば簡潔に書いてもかまいませんが、それ以外の場合は「一身上の都合」「円満退職」などの言葉にとどめておきましょう。批判めいた内容を書くとビジネスマンとしての常識を疑われるので気をつけましょう。

退職の挨拶状の書き方

つづいては、退職の挨拶状の基本構成についてご紹介します。挨拶状は、書式に則って明記するのがマナー。構成要素とポイントは図の下に記載しておきます。

退職の挨拶状などの儀礼的な文書は「縦書き」が基本です。できれば手書きとし、温かみのある丁寧な文面にまとめましょう。

退職の挨拶状の文例

さいごに、退職の挨拶状の文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておきましょう。

基本形

上記の文例は、一般的な退職の挨拶状です。前文を丁寧に書き出し、主文は行末に「さて、私こと」と書き、退職の通知を明記しています。お世話になった感謝の気持ちを伝えるとともに、今後についても引き続き交誼を願う言葉を書き添えています。

一身上の都合

結婚や出産などの慶事以外で中途退職する場合は、退職理由を伏せて「一身上の都合」としても失礼にあたりません。ただし、お世話になった感謝の気持ちはしっかり伝えましょう。

定年退職（1）

文例中の下線部は「さらにまた今後の人生の道のりによきご指導ご厚誼を賜りますことを祈念してやみません」と書き換えて表現してもよいでしょう。相手にあなたの謝意が伝わる一文を考えましょう。

定年退職（2）

定年退職の場合は、退職後の予定や抱負を述べてもかまいません。文例中の下線部を「しばらくは身体を休め、時折旅行にでも出かけながら」「今後は少し休養をいただき、趣味のゴルフを楽しみながら」など、あなたの予定を簡潔に伝えましょう。

担当交代・業務引き継ぎを兼ねた挨拶

退職理由は「一身上の都合」とし、後任者のことも簡単に紹介しておきます。上記の文例は前任者から送る挨拶状ですが、会社から送る場合は「担当者交代の挨拶状」をご覧ください。

転職・再就職

退職・転職は人生の節目。挨拶状には月日や在職年数を正確に記します。これまでお世話になった人と、再び仕事で関わることがあるかもしれません。丁寧なお礼の言葉とともに、今後の支援や指導のお願いを書いておきましょう。

文例中の下線部は「新天地にて、新たな業務に精一杯取り組む所存ですので、今後とも、以前と変わらぬご教示を賜りますようよろしくお願い申し上げます。」と書き換えてもよいでしょう。

退職後、独立開業をする場合

退職理由は詳しく書かず、独立の決意や抱負など前向きな話を述べましょう。在職中の厚誼に対する感謝の気持ちを伝え、引き続きお付き合いをお願いする一文も添えておきます。

寿退職

退職日は本文中に記載し、「寿退職」などと退職の理由を簡潔明快に書き記します。在職中に受けた厚情に対する謝意を伝えるとともに、今後もお付き合いをお願いしたい旨の一文を添えることが大切です。

出産のため

妊娠・出産による退職の場合は、今後の予定についても簡単に書き添えておきましょう。家庭に入るのか、仕事復帰する予定なのかだけでもわかれば、相手も安心します。

実家に帰郷するため

結婚・出産・帰郷・病気治療などの理由で退職する場合は、退職理由を書いてもかまいません。それ以外の理由の場合は、「一身上の都合により」「円満退社」「依願退職」とするのが慣例です。

親の介護のため

上記は、親の介護により退職・転居・転職をする場合の文例です。自分自身の事情ではなく身内の事情による退職であっても、ネガティブな表現は控え、新天地での前向きな姿勢を伝えることが大切です。

病気のため

仕事のストレスが原因で発症した場合でも、病名を明記したり、会社を非難するような内容を書いてはいけません。相手を心配させることは書かないのが無難です。

退職後の進路が未定

退職理由については述べず、進路が未定の場合は、それを書き記します。仕事上での付き合いがなくなっても、変わらぬ交誼を願う言葉は必須。