プレスリリースの案内状の書き方|文例・テンプレートつき

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プレスリリースの案内状の書き方|文例・テンプレートつき

画期的な商品を発表しても、案内のやり方を間違えてしまうと、せっかくのチャンスを逃してしまいます。つまり、どんな商品やサービスを発売するかだけでなく、プレスリリースの案内状の書き方しだいで、メディアが興味を持ち、取り上げてくれるかどうかも決まるのです。

露出を高めてスタートダッシュをするためにも、案内状のマナー、効果的な書き方を理解しておきましょう。

プレスリリースの案内状を書くときの3つのマナー

プレスリリースの案内状を書くときに押さえておくべきマナーを3点ご紹介します。

1.メディアへの送付先が分からないときの対処法

メディア向けのリリースで、送付先が分からない場合は、直接電話をして担当者を聞くか、それでも分からないときは企業のプレスリリース情報を取り扱う部署宛てに「〇〇部 御中」として送りましょう。

2.メールで一斉送信するときの注意点

プレスリリースの情報を一斉送信で案内する場合、宛先のメールアドレスは「BCC」を使って送るようにしましょう。「TO」や「CC」だと、どのアドレス(会社)にメールを送っているかが、他のメディアにも見られてしまいます。マナーとして心得ておきましょう。

3.情報を整理して伝えよう

プレスリリースは、こちらが発信する情報を記事にして取り上げてもらうための資料。PRしたいことを書くのも大事ですが、メディアが記事にまとめやすいように、サービスや商品の魅力を全面に押し出すとともに、情報を整理して伝えることも重要なポイントです。

プレスリリースの案内状の基本構成と書き方

プレスリリースの案内状の基本構成は、以下の9つの要素となっています。

新商品・新サービスのプレスリリースの案内状の書き方

  1. 日付:案内状の発信年月日を和暦で記入します。作成日ではないので注意しましょう。
  2. 宛名:メディアに向けて発信するときは「報道関係者各位」と記入します。取引先などに発信するときは「お客様各位」「取引先各位」とします。「お客様各位」は二重敬語であり、正しくは「お客各位」ですが、不躾な印象を与えてしまうことから、許容された表現として使われています。
  3. 差出人:案内状を出す会社もしくは担当者名を明記します。
  4. 件名:書面の左右中央の位置に、やや大きめの字でタイトルを書きましょう。
  5. 前文:前文は「頭語(拝啓)」「時候の挨拶」「相手方の繁栄を喜ぶ挨拶」「日頃の感謝の挨拶」の4つで構成されています。特に注意したいのは時候の挨拶。ビジネス文書を出す時期の気候や季節感によって、挨拶言葉が異なります。案内状を出す時期の時候の挨拶を用いるようにしましょう。
  6. 主文:本題を伝えます。新商品・サービスの概要や魅力を伝える重要な箇所です。
  7. 末文:「結びの挨拶」で本文を締めくくり、結語(敬具)を右端に書きましょう。
  8. 別記:主文に書くと紛れてしまいそうな項目を箇条書きで明記します。サービス名と概要を書いたり、担当者の名前や連絡先を記載するなどします。
  9. 問い合わせ先:担当者の連絡先やメールアドレスを記載しておくと、興味を持ったメディア関係者が連絡しやすくなります。

プレスリリースの案内状の文例・テンプレート

つづいては、プレスリリースの案内状の文例とテンプレートをご紹介します。無料のテンプレートでダウンロードして、ポイントを確認しながら必要な情報を記入してくださいね。

新商品のプレスリリースの案内状の文例・テンプレート

新商品のプレスリリースの案内状の例文・テンプレート

上の図の案内状は

からダウンロードできます。

  1. 書き換え表現:その他の言い回しは「かねてより開発を行ってまいりました、〇〇が完成し、発売の運びとなりました」
  2. 製品の魅力をアピールします。簡潔で読みやすい文章を心がけながらも、最低限のアピールはおこないましょう。
  3. 新商品の案内には資料の同封が必須です。さらに問い合わせ先を明記しておきましょう。

新商品のプレスリリース(メディア向け)の案内状の文例・テンプレート

新サービスのプレスリリースの案内状の例文・テンプレート

上の図の案内状は

からダウンロードできます。

  1. 新作をつくった背景を盛り込んだり、こだわった点などを具体的に伝えましょう。
  2. 書き換え表現:「掲載用の写真や商品サンプルをお送りすることもできますので、ぜひ貴メディアでもお取り上げいただきたく、ご案内申し上げます」

新サービスのプレスリリースの案内状の文例・テンプレート

新サービスのプレスリリースの案内状の例文・テンプレート2

上の図の案内状は

からダウンロードできます。

  1. 新サービスの内容を簡潔に記します。詳細は別記や別紙資料などで示しましょう。
  2. 別記だけをみても内容が理解できるように、サービス名などすべての情報を改めて箇条書きでまとめます。
  3. 問い合わせ先の文字色だけを変えるなど、必要に応じて強調箇所に工夫をこらすのもポイントです。
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