歓迎会の案内状の書き方|文例つき

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歓迎会の案内状の書き方|文例つき

歓迎会の案内状では、出会いに伴う思いを書き添えることで、招待した相手の出席を促す効果が生まれます。期待感や喜びの表現を簡潔に表すことが大切です。激励の言葉を添えるのもよいでしょう。

ここでは、歓迎会の案内状の基本的な書き方や、心がけたいマナーについてお伝えします。お知らせの手紙を書くときの文例もご紹介するので、案内状を書くときの参考にしてくださいね。

歓迎会の案内状のマナー

まずは、歓迎会の案内状を書くときに心がけておきたいマナーや、押さえておくべきポイント、注意事項について理解しておきましょう。

前文は省略する場合もある

歓迎会の案内状は、定型に則ったまとめ方をするのが原則ですが、前文(出だしの挨拶)は、団体の性格や規模などを考慮して、適宜省略することができます。たとえば、新入社員への歓迎会の場合、案内状を差し出す相手は、職場の同僚や上司・部下といった社内のメンバーであることが一般的。外部関係者を含まず、身内のみで歓迎会を執り行う場合は、前文を省略して、主文で本題から書き始めるのが基本です。明瞭簡潔を心がけましょう。

別記(記書き)を使用する

歓迎会を開催する会場や日時などの用件を明記するときは、本文に書かず、別記にまとめて箇条書きするのが基本です。案内状を受け取った相手が必要な情報をすぐに探すことができるよう見やすい書式を心がけることが大切です。

主文では「歓迎会を開催する通知」と「加入者への感慨・激励の言葉」、「出席を願う言葉」にとどめておき、開催情報については別記に書きましょう。読み手に親切な文面にしましょう。

出欠の返信方法を明記する

案内状は、歓迎会への参加を呼びかけることだけが目的ではありません。幹事を任された責任として、出席者を募り、出欠確認をおこない、人数に応じて会場の準備を滞りなく進めなくてはなりません。

そのためには、案内状を送った方々に返信期日と返信方法を通知しておく必要があります。不特定多数の人に送る場合は、案内状に返信用はがきを同封して期限までに投函していただく、社内や会員向けの場合は、幹事や担当者へ出欠の返事を知らせていただくなど、歓迎会を主催する団体の性格や規模に応じた返信方法を検討し、案内状にも返信方法を明記しておきましょう。

歓迎会の案内状の書き方

つづいては、歓迎会の案内状を書くときの基本構成についてご紹介します。案内状は書式に則って明記するのがマナー。構成要素とポイントは図の下に記載しておきます。

歓迎会の案内状の書き方

  • 日付:発信年月日を和暦で明記するのが一般的です。上記の図のように横書きの場合は、算用数字(1、2、3)とします。
  • 宛名:歓迎会に案内する相手の名前を明記します。複数人に宛てて出す場合は「関係者各位」「社員各位」「会員各位」などとします。担当者に宛てるときは「会社名、役職名(肩書き)、担当者名、敬称」の順に明記します。
  • 差出人:手紙を出す人(主催者)の名前や所属する団体名、会社名、役職名を明記します。例えば、社内向けの場合は「総務部 幹事 〇〇」などとし、誰が責任者か理解できるようにしておきましょう。
  • 件名:書面のタイトルを大きめの字で書きます。「新入社員歓迎会のご案内」「新規会員歓迎会のお知らせ」など、タイトルを見れば、文面の内容がわかるように簡潔かつ具体的な件名にしましょう。
  • 前文:前文は「頭語」「時候の挨拶」「相手の安否を気遣う挨拶」「自分方の健康を伝える挨拶」の順番に書き添えます。時候の挨拶は、案内状を出す時期の言葉を選ぶのがマナー。月別の時候の挨拶をご確認ください。
  • 主文:「歓迎会を開催する通知」「加入者への感慨・激励の言葉」を書き添えます。
  • 末文:結びの挨拶で本文を締めくくり、最後に「結語(敬具など)」を書きます。
  • 別記(記書き):歓迎会の開催日時、場所、会費の有無などを書き添えます。

歓迎会の案内状の文例

さいごに、歓迎会の案内状を書くときの文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておいてくださいね。

新入社員の歓迎会

                                   平成〇〇年〇月〇日
社員各位
                                      総務部総務課
                                     幹事 〇〇〇〇
            新入社員歓迎会のお知らせ

新年度を迎え、当社では4月1日付けで〇名の新入社員を迎えることとなりました。
 つきましては、新入社員の諸君へのご活躍を祈念するとともに歓迎の意を込めまして、下記の通り、歓迎会を執り行います。
 ご多用中とは存じますが、各自予定を調整のうえ、ご参加くださいますようよろしくお願い申し上げます。

                     記
   日時  平成〇〇年〇月〇日(〇)18時
   場所  〇〇〇〇〇
       東京都中央区見本橋〇-〇-〇
   会費  3,000円(会費は後日徴収いたします)

恐れ入りますが、出欠のお返事は各課でとりまとめて、〇月〇日までに総務部〇〇までお知らせください。
                                          以上

誰の歓迎会かを冒頭で明確に記します。社員への案内状は前文を省き、本題から書き始めましょう。心からの歓迎の気持ちが伝わるような文面にすることを心がけましょう。

異動による転入の歓迎会

                                   平成〇〇年〇月〇日
社員各位
                                       営業部二課
                                     幹事 〇〇〇〇
            歓迎会のお知らせ

このたび、東京支社より4月1日付で〇〇課長が着任されることとなりました。
 つきましては、今後ご指導を仰ぐ〇〇課長への歓迎の意を込めて、下記の通り、歓迎会を行ないます。当日はお楽しみ企画を用意しているほか、〇〇課長が十八番の余興を披露してくださるとのことです。
 皆様ふるってご参加ください。

                     記
   日時  平成〇〇年〇月〇日(〇)18時
   場所  〇〇〇〇〇
       東京都中央区見本橋〇-〇-〇
   会費  3,000円(会費は後日徴収いたします)

恐れ入りますが、出欠のお返事は各課でとりまとめて、〇月〇日までに総務部〇〇までお知らせください。
                                          以上

支店長や部長、課長などの上位役職者が、人事異動・転勤により同じ職場で働くことになった場合の歓迎会の文例です。歓迎会で特別なイベントを催す場合は、簡潔に書き記しておくと、参加を促すことができます。

中途入社の歓迎会

                                   平成〇〇年〇月〇日
社員各位
                                       営業企画部
                                     幹事 〇〇〇〇
            歓迎会のお知らせ

このたび、4月1日より〇〇〇〇さんが入社されることとなりました。
 つきましては、ささやかではありますが、〇〇さんへの歓迎の意を込めて、下記の通り、歓迎会を行ないます。
 皆様万障お繰り合わせのうえ、ぜひともご参加ください。

                     記
   日時  平成〇〇年〇月〇日(〇)18時
   場所  〇〇〇〇〇
       東京都中央区見本橋〇-〇-〇
   会費  3,000円(会費は後日集金いたします)

恐れ入りますが、出欠のお返事は各課でとりまとめて、〇月〇日までに総務部〇〇までお知らせください。
                                          以上

上記の文例は、中途採用で入社した方への歓迎会の案内状です。中途入社する方の特徴を書き記す場合は「長年、経理部で辣腕をふるってこられた経理のエキスパートです」などと簡単な経歴や、プロフィールを紹介しておくとよいでしょう。ただし、個人情報に抵触しない範囲にとどめることが必要です。

新入会員の歓迎会

            新入会員歓迎会のご案内

拝啓 若草の萌え立つ季節を迎え、皆様お元気でお過ごしのことと存じます。
 さて、このたび当団体「〇〇〇〇」に、新たに〇名の会員を迎えることとなりました。つきましては、新入会員歓迎会を下記の通り開催したいと存じます。
 当日は、新旧会員が一堂に集う機会となります。ご多用中とは存じますが、ぜひご出席いただけますようお願いいたします。
                                          敬具
平成〇〇年〇月〇日
                                     幹事 〇〇〇〇
                               TEL 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
                     記
   日時  平成〇〇年〇月〇日(〇)18時
   場所  〇〇〇〇〇
       東京都中央区見本橋〇-〇-〇
   会費  5,000円(当日会場受付にてお支払いください)

なお、恐れ入りますが会場準備のため、出欠を〇月〇日(〇)までに幹事までご連絡いただけますよう、お願いいたします。
                                          以上

ぜひ参加してみたいと思わせることができるよう、会の雰囲気が伝わる文章を心がけましょう。結びの言葉では、「新加入の方々を囲み、歓迎と親睦のひとときを持ちたいと存じます」と書いてもよいでしょう。

サークル・クラブ活動入部の歓迎会

             歓迎会のご案内

拝啓 向春の候、皆様におかれましてはお健やかにお過ごしのこととお喜び申し上げます。
 さて、このたび皆様の熱心な勧誘活動のお陰で、今年は新たに〇名の新メンバーが加入されることとなりました。つきましては、メンバーのご紹介を兼ねまして、歓迎会を下記の通り開催したいと存じます。
 当日は、新旧メンバーが一堂に集う機会となります。ご多用中とは存じますが、ぜひご出席いただけますようお願いいたします。
                                          敬具
平成〇〇年〇月〇日
                                     幹事 〇〇〇〇
                     記
   日時  平成〇〇年〇月〇日(〇)18時
   場所  〇〇〇〇〇
       東京都中央区見本橋〇-〇-〇
   会費  4,000円(当日会場受付にてお支払いください)

なお、恐れ入りますが会場準備のため、出欠を〇月〇日(〇)までに幹事までご連絡いただけますよう、お願いいたします。
                                          以上

既存会員へのねぎらいの言葉をかけるとともに、新加入のメンバーへの歓迎の場を持つことを知らせます。前途を励ます言葉などを書き添えて、新メンバーが参加しやすくなる文面にすることも大切です。

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