会社移転・店舗移転の通知・挨拶状の書き方｜文例つき

会社移転や店舗移転の挨拶状では、移転理由やメリットを簡潔に書き添えるとともに、移転できたのは取引先の支援によるものと謙虚な姿勢を示すことが大切です。新住所や新電話番号、案内図などは別記扱いで箇条書きとし、明記した情報に間違いのないよう注意しましょう。

ここでは、会社や事務所の移転・店舗移転の挨拶状の書き方やマナーについてお伝えします。文例もご紹介するので、手紙を書くときの参考にしてくださいね。

会社移転・店舗移転の挨拶状のマナー

まずは、会社移転・店舗移転の挨拶状を書くときに心がけておきたいマナーや、押さえておくべきポイント、注意事項について理解しておきましょう。

移転の挨拶状を送るタイミング

請求書や納品書などの伝票類や、商品の納品先住所など全てが変更になるため、取引先や仕事の関係者には早めに通知する必要があります。遅くとも移転する1ヵ月前には先方に挨拶状が届くよう手配しましょう。

また、店舗の場合は特に注意しなくてはなりません。お客様のなかには先の来店を予定している方もいるはずです。移転したことを知らずに移転前の住所に来て困惑させてしまわないよう、お店の目立つ場所に移転の案内を貼っておき、告知しましょう。ホームページでも通知しておくと親切です。

移転先の情報は別記にまとめて記載する

本文中に移転先の情報を記述すると、挨拶状を受け取った相手は読みづらく感じてしまいます。新住所や電話番号など、相手に伝えるべき情報をまとめ、末文の下の別記に箇条書きにしましょう。

移転の挨拶状は、相手に情報をわかりやすく伝達することが目的です。必要に応じて、地図や最寄り駅からのアクセス、駐車場の有無などを明記しておく気配りが大切です。飲食店を移転する場合は、席数や喫煙席の有無、事務所を移転する場合は、オフィスの階層など、来訪してくださる方々の目線に立って文面をまとめましょう。

会社移転・店舗移転の挨拶状の書き方

つづいては、会社移転・店舗移転の挨拶状の基本構成についてご紹介します。挨拶状は書式に則って明記するのがマナー。構成要素とポイントは図の下に記載しておきます。

会社移転・店舗移転の挨拶状の文例

さいごに、会社移転・店舗移転の挨拶状の文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておいてくださいね。

会社移転の文例

本文では、移転の通知と移転理由を書き添え、新住所などは別記にまとめて箇条書きとするのが基本です。取引先やお客様への挨拶状では、日頃お世話になっている御礼の言葉も書き添えましょう。

社屋移転の文例

移転理由がないと、突然何が起きたのかと相手に心配をかけてしまいます。「業務拡張にともない」「事業合併にともない」など、簡潔に理由を書き添えましょう。また、いつから新社屋で業務がスタートするか分かるよう、業務開始日も明記しておけば、相手も迷わずに済みます。

事務所移転の文例

移転理由は、簡潔かつ具体的に明記しましょう。文中の下線部は「このたび弊社は、業務拡張につき」「このたび弊社は、従業員の増加により」などと書き換えることができます。

店舗移転の文例

とくにメリットのない移転の場合は、「このほど当店は事情により下記へ移転することになりました」として、詳しい事情に触れる必要はありません。また、貼り紙で告知する場合は、軽めの挨拶のほうが好ましいといえます。末文は「今後とも当店をご愛顧ください」などと簡単な言葉で結びましょう。