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展示会の案内状の書き方（ビジネス）｜文例・テンプレートつき

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展示会開催の案内状の書き方（ビジネス）｜文例・テンプレートつき

展示会の案内状を差し出す最終的な目的は、新商品の販売につなげること。そのためには、多くの取引先やお得意先に来場していただくことが大切です。

展示会や発表会に来場してもらうには、その魅力をいかに相手に伝えるかがポイントとなります。ここでは、案内状の書き方を文例つきでご紹介していきます。

展示会の案内状を書くときのマナー

展示会は毎回参加していただく常連のお客様や、新規取引先となる可能性のある初参加のお客様が来場されます。立場の違う不特定多数の人に案内状を書くうえで押さえておきたい3つのマナーをご紹介します。

１．ビジネス文書の書式に則って書く

ビジネス文書は、基本的に構成が決まっています。差出人の書きたいことを自由に書くものではありません。まずは一般的な書式にそって書くようにしましょう。

相手としても書式を読み解くだけで、どこに何が書いてあるのかがわかるようになり、便利です。文書そのもので個性を出す必要はありません。ビジネス文書の基本構成を確認しておきたい方はビジネス文書の書き方をご覧ください。

２．来場を促す工夫ポイントを明記しよう

展示会や発表会の参加者を増やすためには、来場を促す工夫が効果的です。例えば、毎年の恒例となる展示会なら、本年ならではの特色をアピールしたり、来場者には粗品を進呈する一文を記載するなど、出席するメリットを提示することによって、参加率は増加するのです。

案内状の内容が例年と変わらなければ、「あとでカタログを送ってもらえばいいや」と考える人も少なからずいます。案内状を書くときは、工夫することを念頭に置いておきましょう。

３．展示会の開催場所・日時は別記に記載しよう

文中に書くと紛れてしまいそうな、日時や場所などの内容は、別記にまとめて箇条書きで明記しましょう。案内状などのビジネス文書は、必要な情報をちゃんと書面に書いていたとしても、それが読み手にとって見にくい内容だと、親切とはいえません。受け取った相手が分かるように書くのがマナーです。

また、展示会を開催する場所について書くときは、開催場所の住所やビル名だけでなく、地図も添付しましょう。毎回同じ場所で展示会を開催している場合でも、です。ビジネス文書を不特定多数の人に宛てて作成するときは、初めて参加する人を基準に書き上げましょう。すでに何度も参加しているような常連のお取引先を基準にしてしまうと、開催当日、「道に迷った」という連絡が入る可能性は大です。

展示会の案内状の書き方（文例・テンプレートつき）

つづいては、展示会の案内状の書き方をご紹介します。例文を無料のテンプレートでダウンロードしてから、参照を確認しながら必要な情報を記入してくださいね。

新商品の展示会の案内状（文例・テンプレート１）

展示会の案内状（文例・テンプレート）1

上の図の案内状は

展示会の案内状（テンプレート） Icon
展示会の案内状（テンプレート） 14.99 KB
からダウンロードできます。

  1. 日付：発信年月日を和暦で記入します。作成日ではないので注意しましょう。
  2. 宛名：不特定多数の人に送るときは「取引先各位」「取引業者各位」などと記載します。1人ずつ宛名を明記するときは、「会社名・部署名・役職名・氏名・敬称」を正確に記入します。書くときのポイントはビジネス文書の宛名の使い分け方をご覧ください。
  3. 差出人：展示会の主催者名を記載します。
  4. 件名：本文で伝えることを要約したタイトルを書きます。左右中央の位置に、やや大きめの字で書きましょう。
  5. 前文：前文は「頭語（拝啓）」「時候の挨拶（初夏の候）」「相手方の繁栄を喜ぶ挨拶」「日頃の感謝の挨拶」の4つで構成されています。※文例以外の表現については、構成要素のリンク先でご紹介しています。特に注意したいのは時候の挨拶。ビジネス文書を出す時期の気候や季節感によって、挨拶言葉が異なります。
  6. ポイント：恒例の展示会のときは、本年ならではの特色をアピールする一文を入れておきましょう。
  7. 結語：案内状では頭語と結語は必ず記載します。本文を締めくくる最後に記入するので、書き忘れないように注意しましょう。
  8. 別記：展示会を開催する日時・時間・持参していただくものなどは、別記に箇条書きで書きましょう。書くときは左右中央に「記」と記し、必要な項目を記載した上で、書面の右下部に「以上」と書きます。

新商品の展示会の案内状（文例・テンプレート２）

展示会の案内状（文例・テンプレート）2

上の図の案内状は

展示会の案内状（文例・テンプレート）2 Icon
展示会の案内状（文例・テンプレート）2 14.87 KB
からダウンロードできます。

  1. 日付：発信年月日を和暦で記入します。作成日ではないので注意しましょう。
  2. 宛名：個人ひとりずつに宛てる文書の場合は、文例のように「会社名・部署名・役職名・氏名・敬称」を省略せず、正確に記入します。書くときのポイントはビジネス文書の宛名の使い分け方をご覧ください。
  3. 差出人：展示会の主催者名を記載します。
  4. 件名：本文で伝えることを要約したタイトルを書きます。左右中央の位置に、やや大きめの字で書きましょう。
  5. 前文：前文は「頭語（拝啓）」「時候の挨拶（初夏の候）」「相手方の繁栄を喜ぶ挨拶」「日頃の感謝の挨拶」の4つで構成されています。※文例以外の表現については、構成要素のリンク先でご紹介しています。特に注意したいのは時候の挨拶。ビジネス文書を出す時期の気候や季節感によって、挨拶言葉が異なります。
  6. ポイント：本年に展示する商品のブランドイメージや方向性を紹介するとともに、相手に関心をもってもらえるような、魅力的な誘い文句を書くように工夫します。
  7. 結語：案内状では頭語と結語は必ず記載します。本文を締めくくる最後に記入するので、書き忘れないように注意しましょう。
  8. 別記：展示会を開催する日時・時間・持参していただくものなどは、別記に箇条書きで書きましょう。書くときは左右中央に「記」と記し、必要な項目を記載した上で、書面の右下部に「以上」と書きます。

新商品の展示会の案内状（文例・テンプレート３）

展示会の案内状（文例・テンプレート）3

上の図の案内状は

展示会の案内状（テンプレート）3 Icon
展示会の案内状（テンプレート）3 14.97 KB
からダウンロードできます。

  1. 日付：発信年月日を和暦で記入します。作成日ではないので注意しましょう。
  2. 宛名：個人ひとりずつに宛てる文書の場合は、文例のように「会社名・部署名・役職名・氏名・敬称」を省略せず、正確に記入します。書くときのポイントはビジネス文書の宛名の使い分け方をご覧ください。
  3. 差出人：展示会の主催者名を記載します。
  4. 件名：本文で伝えることを要約したタイトルを書きます。左右中央の位置に、やや大きめの字で書きましょう。
  5. 前文：前文は「頭語（拝啓）」「時候の挨拶（初夏の候）」「相手方の繁栄を喜ぶ挨拶」「日頃の感謝の挨拶」の4つで構成されています。※文例以外の表現については、構成要素のリンク先でご紹介しています。特に注意したいのは時候の挨拶。ビジネス文書を出す時期の気候や季節感によって、挨拶言葉が異なります。
  6. ポイント：展示会の魅力をできるだけ具体的に伝えましょう。相手のメリットになる情報があれば記載し、来場を促します。
  7. 結語：案内状では頭語と結語は必ず記載します。本文を締めくくる最後に記入するので、書き忘れないように注意しましょう。
  8. 別記：展示会を開催する日時・時間・持参していただくものなどは、別記に箇条書きで書きましょう。書くときは左右中央に「記」と記し、必要な項目を記載した上で、書面の右下部に「以上」と書きます。

 

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