株主総会の案内状の書き方|文例・テンプレートつき

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株主総会の案内状の書き方|文例・テンプレートつき

株主総会の案内を株主に通知するときは、注意しなければならない項目がたくさんあります。

誤字脱字や必要事項の記載漏れを防ぐことはもちろん、案内状の書き方にも気を配ります。

ここでは、株主総会の案内状を書くときのマナーや基本構成、文例をご紹介していきます。

株主総会の案内状のマナー

まずは株主総会の案内状を出すうえでのマナー・注意点をご紹介します。

開催情報は別記に箇条書きで記載する

開催日時や会場・議案などの、主文に書くと紛れてしまいそうな情報は、別記に箇条書きで記載するのが一般的です。特に議案は、営業報告書や貸借対照表・損益計算書に関する事項など、さまざまな件について報告を行います。文中で表現するよりも、箇条書きのほうが株主の方々にとっても読みやすいでしょう。

開催日の2週間前には株主に通知する

株主総会の案内は2週間前までに株主に通知するよう、会社法によって定められています。また、株主が欠席する場合を想定して、議案の賛否を記入する「委任状」などの重要書類を同封することも忘れてはいけません。

株主総会の案内状の基本構成と書き方

株主総会の案内状の基本構成は、8つの要素で成り立っています。

株主総会の案内状の書き方

  1. 日付:案内状の発信年月日を和暦で記入します。作成日ではないので注意しましょう。
  2. 宛名:宛名は「株主各位」と記入します。「株主様各位」は二重敬語のため誤りです。
  3. 差出人:代表者名を書面の右側に書きます。
  4. 件名:書面の左右中央に、大きめの字でタイトルを書きます。
  5. 前文:前文は「頭語(拝啓)」「時候の挨拶」「相手方の繁栄を喜ぶ挨拶」「日頃の感謝の挨拶」の4つで構成されています。特に注意したいのは時候の挨拶。ビジネス文書を出す時期の気候や季節感によって、挨拶言葉が異なります。案内状を出す時期の時候の挨拶を用いるようにしましょう。
  6. 主文:株主総会を開催すること、総会に参加しないときの依頼事項を明記します。
  7. 末文:本文を締めくくるときに用いる結びの挨拶を書き、最後は結語(敬具)を明記します。
  8. 別記:開催情報や議案の内容を箇条書きで記載します。左右中央に「記」と書き、箇条書きのあとは「以上」で締めくくります。

より詳しく理解したい人はビジネス文書の基本構成と書き方をご覧ください。

株主総会の案内状の文例・テンプレート集

つづいては、株主総会の案内状の文例とテンプレートをご紹介します。無料のテンプレートでダウンロードして、ポイントを確認しながら必要な情報を記入してくださいね。

(1)株主総会の文例・テンプレート

株主総会の案内状の文例・テンプレート1

上の図の案内状は

からダウンロードできます。

  1. 件名には、何期総会かを明記します。
  2. 大切な株主への謝意を表しましょう。
  3. 会社法の規定に基づいて、議決に必要な事項を明記します。
  4. 都合で出席できない株主への配慮も忘れてはいけません。委任状で対応する場合も、手順を分かりやすく書き添えておきましょう。

(2)株主総会の文例・テンプレート

株主総会の案内状(文例・テンプレート)2

上の図の案内状は

からダウンロードできます。

  1. 株主総会の案内は必ず2週間前に通知することが会社法で義務付けられています。
  2. 何期目の株主総会であるか(定時か臨時かも含め)明記しましょう。
  3. 万一、ご出席願えない場合は、書面により議決権を行使することができる旨も明記しましょう。

(3)株主総会の文例・テンプレート

株主総会の案内状(文例・テンプレート)3

上の図の案内状は

からダウンロードできます。

  1. 会社法により、株主総会の通知は2週間前までに必ず行うよう定められています。
  2. 何期目の総会なのかを件名に必ず記します。
  3. 出席できない場合にどうすればよいかを明記します。欠席の場合、書面で議決権を行使できる旨を書いておきましょう。
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