ビジネス文書の書き方

荷物が届いたときに最初に目に入る封筒の表面は、手紙の顔です。封筒の書き方のルールから使い分けまで、正しいマナーをしっかり押さえておく必要があります。特に、相手の名前や会社名を記す表書きには注意を払わなければなりません。

ここでは、封筒や宛名の種類に合わせた、基本ルールをご紹介します。

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ビジネス文書における「良い文書」は、読み手を意識して作成されたもの。大切なのは、言いたいことが読み手にはっきり伝わり、納得させることができるかどうかです。そこでもっとも大事なことは、決められたルールを守り、書式に則って文書を書くことです。

ここではビジネス文書の基本構成と、それぞれの要素で押さえておくべきポイントはなにか、具体的にご説明します。

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ビジネス文書の文章は、前文で挨拶をし、主文で用件を伝え、末文で締めくくります。

前文と末文は、文書の内容や先方との関係性によって書き方もかわるため、特に注意しなくてはなりません。

そのなかでも末文は、表現次第で相手に対する文書の伝わり方も大きくかわります。ここでは、末文を書き上げるときに押さえておくべきポイントをご紹介します。

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ビジネス文書では、主文で相手に用件を伝えたあとは、末文で「結びの挨拶」を用いて締めくくります。

結びの挨拶は、文書を送る相手や文書の内容によって使い分けることが大切です。慣用的な表現を用いて、マナーにかなった文書に仕上げます。

ここでは、ビジネス文書で使える結びの挨拶の例文をご紹介します。

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ビジネス文書には一定の書式があります。

書き方がわからない人は、まずは書式に則って書くことを身につけることが先決です。

今回はビジネス文書のなかの、差出人の正しい書き方について解説します。必要事項や差出人を書く位置が分からない人は確認してくださいね。

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ビジネス文書の作成者は、読み手にとって分かりやすい書式で書くことが大切。ですが、読み手目線で文書を書くのは、なかなか難しいものです。特に、相手に伝える用件が複雑な内容であったり、複数の事項に触れる必要があったりすると、文章がごちゃごちゃして整理して書くのも一苦労です。

そこで、主文に書くと紛れてしまいそうな項目は、まとめて「別記（記書きともいう）」に書くと、見栄えが良くなり、また内容を把握しやすくもなります。ビジネス文書で「別記」を書くときの位置や、書き方について詳しく解説していきます。

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ビジネス文書の件名（タイトル）は、文書の顔のような役割を果たします。

件名を読めば、一目で主文におおよそどのような内容のことが書かれているのかが分かるように簡潔かつ具体的に明記する必要があります。ですが、慣れないうちは、意外に難しく感じるものです。

曖昧な表記にならないよう、件名の正しい書き方・コツについて解説します。

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手紙や文書を差し出す相手の名前を記入する「宛名」。

間違って明記してしまうと、相手は失礼な印象を持ってしまいます。正しい位置に、正しい書き方で記入することが、何より相手への敬意の表れとなります。

宛名を正しく書けているのか、チェックしてみてくださいね。

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ビジネス文書を書くときに、前文や主文の書き方にばかり目がいってしまい、そのほかの必要な項目が抜けてしまっていることがあります。

文書を構成する要素はどれも大事なものばかりですが、「日付」にも重要な意味合いがあります。

日付の正しい書き方を身につけたい人はご覧ください。

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