謝恩会の案内状の書き方(ビジネス文書)|例文・テンプレートつき

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謝恩会の案内状の書き方(ビジネス文書)|例文・テンプレートつき

謝恩会とは、日頃お世話になっている感謝の意を伝えるために開かれる会のことをいいます。

お得意先や取引先に案内状を出すときは、礼儀正しい文面を書くことはもちろん、主催者の謝意をはっきり伝えることが大切です。

ここでは、謝恩会の案内状を書く上で押さえておきたいマナーはもちろん、例文をテンプレートつきで解説していきます。

謝恩会の案内状を書くときのマナー

謝恩会の案内状を書くとき、注意すべきポイントは4点あります。どれも基本的なビジネスマナーなので、しっかり押さえておきましょう。

1.ビジネス文書の基本構成にしたがって書く

ビジネス文書は、書面のどの位置に何を書くか、構成が決まっています。まずは一般的な書式にそって書くようにしましょう。相手にとっても、どこに何が書いてあるのかが、書式を読み解くだけでわかるようになり便利です。文書そのもので個性を出す必要はありません。ビジネス文書の基本構成を確認しておきたい方はビジネス文書の書き方をご覧ください。

2.礼儀正しい文面を心がける

謝恩会の案内状には、労をねぎらう感謝の気持ち(謝意)をはっきり伝えることが大切です。そのためには、丁重にへりくだった表現で書き添える、主催者の伝えたいことを、読めばすぐに理解できるような、分かりやすい文章の構成にすることを心がける必要があります。ポイントについては、例文をご紹介する項目でお伝えします。

3.開催日時・場所は別記に記載する

文中に書くと紛れてしまいそうな、日時や場所などの内容は、別記にまとめて箇条書きで明記しましょう。案内状などのビジネス文書は、必要な情報をちゃんと書面に書いていたとしても、それが読み手に伝わらなければ、親切とはいえません。受け取った相手が分かるように書くのがマナーです。

4.会場への地図を添付する

案内状に、開催日時や場所を記載するのは最低限のマナー。しかし、参加者の馴染みのない場所での開催となると、住所や場所を書いただけでは不親切といえます。開催地の最寄駅や出口の表示、目印や徒歩でどのくらい時間がかかるかを記載した地図を添付しておきましょう。案内状を受け取った相手の立場になって考えて、もう一段上の配慮をすることが大切です。

謝恩会の案内状の書き方(例文・テンプレートつき)

つづいては、謝恩会の案内状の書き方をご紹介します。例文を無料のテンプレートでダウンロードしてから、参照を確認しながら必要な情報を記入してくださいね。

謝恩会の案内状(横書きの例文・テンプレート)

謝恩会の案内状(横書き・テンプレート)

上の図の案内状は

からダウンロードできます。

  1. 日付:日付は発信年月日を記載します。作成日は間違いなので注意しましょう。横書きの場合は算用数字を用います。
  2. 宛名:不特定多数の人に送るときは上図のように「取引先各位」「お客様各位」と書きます。宛名を個々に書くときは「会社名・部署名・役職名(肩書き)・氏名・敬称(様)」と記入します。正式な書き方は宛名の使い分け方をご覧ください。
  3. 差出人:「会社名・部署名・役職名(肩書き)・氏名」を記載します。必要に応じて会社名の下に「所在地」を書いたり、氏名の下に「電話番号」「FAX番号を書いておきます。
  4. 件名:書面の左右中央に、大きめの字でタイトルを書きましょう。文書の内容が一目で分かるように、具体的かつ端的なタイトルにします。
  5. 前文:前文は書式が決まっています。「頭語(拝啓)」、「時候の挨拶」、「相手方の会社の繁栄を喜ぶ挨拶」、「日頃の感謝の挨拶」の順番で書きます。特に注意しないといけないのは「時候の挨拶」。文書を出す時期の季節感を、挨拶言葉で表現しなければなりません。上の図に記載している「春暖の候」は、3月下旬から4月上旬に使う挨拶です。手紙を出す時期の時候の挨拶を確認したい方は時候の挨拶をご覧ください。
  6. ポイント:文章は、へりくだった丁寧な表現を用います。「ご愛顧」のほか、「ご高覧」や「ご厚情」などの尊敬語を用いて、相手を敬った言葉を選びましょう。
  7. 結語:「拝啓」といった頭語を入れたら、必ず「敬具」という結語で締めくくります。案内状は、結語で書き終わることを覚えておきましょう。
  8. 別記:開催日時や場所は、別記に箇条書きで記入します。必要に応じて、電話番号や地図を添付していることを明記します。書き出しは、左右中央に「記」と書き、必要事項を書き終えたら最後は「以上」で結びましょう。

謝恩会の案内状(縦書きの例文・テンプレート)

謝恩会の案内状(縦書き・テンプレート)

上図の案内状は

からダウンロードできます。

  1. 前文:縦書きの場合は、前文から書き出します。書く順番は「頭語(謹啓)」「時候の挨拶(春暖の候)」「相手方の会社の繁栄を喜ぶ挨拶」「日頃の感謝の挨拶」です。縦書きのビジネス文書は、正式な文書を送る場合に用いられることが多いため、へりくだった表現を用いましょう。特に注意しないといけないのは「時候の挨拶」。文書を出す時期の季節感を、挨拶言葉で表現しなければなりません。上の図に記載している「春暖の候」は、3月下旬から4月上旬に使う挨拶です。手紙を出す時期の時候の挨拶を確認したい方は時候の挨拶をご覧ください。
  2. ポイント:文脈の変わるところでは、起語を用いましょう。「さて」「このたび」「ところで」などのフレーズを入れると、相手は読みやすくなります。詳しくは起語の使い方をご覧ください。
  3. 結語:頭語に「謹啓」を用いた場合の結語は「謹白」です。頭語と結語は、文書を出す相手との関係性や、文書の種類によって相応しい組み合わせが決まっています。正しく使いたい人は「頭語・結語の組み合わせ」をご覧ください。
  4. 日付:縦書きの場合は、日付は結語のあとに記載します。日付は発信年月日を記載します。作成日は間違いなので注意しましょう。縦書きの場合は漢数字を用います。
  5. 差出人名:差出人名は行末に「会社名・部署名・役職名(肩書き)・氏名」を記載します。
  6. 宛名:「会社名・部署名・役職名(肩書き)・氏名・敬称(様)」と記入します。横書きよりも正式な文書としての意味合いが強い縦書きでは、「お客様各位」などの不特定多数に向けた表現は相応しくありません。
  7. 別記:上下中央に「記」と書き、必要事項(開催日時・場所)を記入したら、行末に「以上」と書いて締めくくります。別記は箇条書きとし、漢数字を用います。
  8. 追記:出欠の可否について、返信をお願いするときは、別記のなかに一言メッセージを書き添えます。そのときは必ず期日を書きましょう。

案内状が完成したら次は封筒の準備をしよう

案内状が完成したら、次は封筒の準備をしましょう。詳しくは封筒の宛名の書き方をご覧ください。

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