支店・支社開設の案内状・挨拶状の書き方|文例つき

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支店・支社開設の案内状・挨拶状の書き方|文例つき

支店や支社を新たに開設したときの挨拶状・案内状では、支店開設が地域や仕事関係者にもたらすメリットについてふれるとともに、これまでのご愛顧に対する感謝の気持ちを述べることが大切です。

ここでは、支店・支社開設の案内状・挨拶状の書き方や、心がけておきたいマナーについてお伝えします。挨拶状の文例もご紹介するので、文書を作成するときの参考にしてくださいね。

支店・支社開設の案内状・挨拶状のマナー

まずは、支店開設の挨拶状を書くときに心がけておきたいマナーや、押さえておくべきポイント、注意事項について理解しておきましょう。

支店開設のお知らせを送るタイミング

支店開設に伴い、顧客や取引先の窓口や担当者が変更となる場合は、早めに通知するのが基本です。2〜3ヶ月前には相手方の手元に届くよう手配し、遅くとも開設1ヶ月前には送りましょう。

別記をうまく用いる

通知状や挨拶状は、文書を受け取る相手にわかりやすく趣旨を伝えることが大切です。二つ以上の用件を明記したり、曖昧な表現を用いることのないよう気をつけないといけません。

支店開設の挨拶状では、主文で支店を開設することを通知し、別記には新設する支店や営業所の情報を明記するのが基本。まずは伝えたい情報を整理し、適した位置に書き記すことを心がけましょう。

自慢と捉えられる表現はNG

自社の事業拡大は、社員一人ひとりの弛まぬ努力の結晶の証といえます。ですが、ビジネスの世界では、それを「自社の努力によるもの」と表現するのではなく、「お客様や取引先のご支援のお陰」と謙虚な姿勢で述べることが非常に大切です。

挨拶状は、日頃お付き合いのある方や、お世話になっている方に感謝の気持ちを伝える手紙でもあります。手紙を読んだ相手に自慢めいた内容だと受け取られたり、文面自体が宣伝調になってしまったりすると、本来伝えたい事柄が伝わらず、失礼な印象を与えてしまうため、注意しましょう。

支店・支社開設の案内状・挨拶状の書き方

つづいては、支店開設の挨拶状の基本構成についてご紹介します。挨拶状は、書式に則って明記するのがマナー。構成要素とポイントは図の下に記載しておきます。

支店・支社開設の案内状・挨拶状の書き方

  1. 件名:文書のタイトルを明記します。「支店開設のお知らせ」「営業所新設のごあいさつ」「支社開設のご案内」など、簡潔かつ具体的な件名にしましょう。
  2. 前文:挨拶状の前文は「頭語(拝啓や謹啓)」「時候の挨拶」「相手の安否を気遣う挨拶」の順番に形式に従って書き出します。
  3. 主文:「支店開設の通知」「支店開設の簡潔な理由」「日頃の感謝の言葉」「今後も変わらぬ厚誼を願う言葉」「今後の決意・抱負」「新設するメリット」などを書き添えます。
  4. 末文:末文は「結びの挨拶」で文章を締めくくり、改行して行末に「結語(敬具・敬白など)」を書きます。結語の書き忘れに注意しましょう。
  5. 日付:日付の数字は、縦書きの場合は漢数字、横書きの場合は算用数字を用います。発送年月日を明記しましょう。
  6. 署名:差出人の名前を明記します。閉鎖のお知らせの場合、会社の代表者を差出人とするのが一般的。会社名や役職を省かず、正式名称を書きましょう。
  7. 別記:「支店名」「支店の住所」「営業開始日」「営業時間」「電話番号」「ファックス番号」「アクセス・地図」といった必要な情報を明記します。郵便番号やビル名などの書き間違いには注意しましょう。

支店・支社開設の案内状・挨拶状の文例

さいごに、支店開設の挨拶状の文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておいてくださいね。

基本的な文例

               支店開設のご案内
拝啓 厳寒の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご芳志を賜り、誠にありがとうございます。
 さて、このたび弊社では業務の拡張にともない◯◯支店を新設し、平成◯◯年◯月◯日より業務を開始する運びとなりました。
 これを機に、社員一同、より一層業務に精進いたす所存でございますので、何卒倍旧のご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。
 まずは略儀ながら書中にてご挨拶申し上げます。
                                          敬具
平成◯◯年◯月◯日
                                  株式会社◯◯◯◯
                                  代表取締役 ◯◯◯◯
                   記
    支店名   ◯◯支店
    所在地   東京都中央区見本橋◯-◯-◯
          (地図をご参照ください)
    営業開始  平成◯◯年◯月◯日(◯)10時〜
    電話番号  ◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
                                          以上

挨拶文が宣伝調にならないよう注意しましょう。宣伝してよいのは、顧客に具体的なメリットがある部分だけ。謙虚な姿勢が逆に信頼感を与えると心得ておき、表現には細心の注意を払うことが大切です。

販売強化・販路開拓のための開設

               支店開設のご挨拶
拝啓 余寒の候、貴社ますますご隆盛の段、お慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てにあずかり厚く御礼申し上げます。
 さて、このたび弊社では、◯◯支店を新設する運びとなりました。これもひとえに皆々様のご愛顧の賜物と深く感謝しております。
 これを機に、◯◯県内の更なる販路開拓を進め、より一層お客様のお役に立てますよう誠心誠意のサービスに努める所存でございます。
 今後とも、一層のご愛顧とお引き立てを賜りますよう、心からお願い申し上げます。
 ひとまず略儀ながら、書中をもちましてご挨拶申し上げます。
                                          敬具
平成◯◯年◯月◯日
                                  株式会社◯◯◯◯
                                  代表取締役 ◯◯◯◯
                   記
    支店名   ◯◯支店
    所在地   東京都中央区見本橋◯-◯-◯
          (地図をご参照ください)
    営業開始  平成◯◯年◯月◯日(◯)10時〜
    電話番号  ◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
                                          以上

販売戦略上の支店開設であっても、謙虚な表現を用いることが基本です。お客様の目線に立って「より一層お客様のお役に立てるよう」「お客様のご期待にお応えできるよう」などと書き添えます。「◯◯地区におけるシェア拡大を目指して」などと会社目線の表現は控えたほうが無難。

不便を解消するための開設

           支店開設のごあいさつ
拝啓 向春の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご愛顧をいただき、厚く御礼申し上げます。
 さて、弊社では◯◯駅前に支店を開設し、下記の通り営業開始の運びとなりました。これもひとえに皆様のお引き立ての賜と深く感謝しております。
 これにより、いままで何かとご不便をおかけしておりました◯◯地区の皆様の様々なご要望にお応えできるようになります。今後、弊社の新支店が皆様のお役に立てば幸甚でございます。
 今後とも、一層のご愛顧とお引き立てを賜りますよう、心からお願い申し上げます。
 ひとまず略儀ながら、書中をもちましてご挨拶申し上げます。
                                          敬具
平成◯◯年◯月◯日
                                  株式会社◯◯◯◯
                                  代表取締役 ◯◯◯◯
                   記
    支店名   ◯◯支店
    所在地   東京都中央区見本橋◯-◯-◯
          (地図をご参照ください)
    営業開始  平成◯◯年◯月◯日(◯)10時〜
    電話番号  ◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
                                          以上

不便を解消できる地域や地区・顧客層などを挙げ、支店を開設することによって、誰にどんなメリットがあるのかを理解できるよう文面を丁寧にまとめます。

サービス向上のための開設

              支店開設のお知らせ
拝啓 浅春の候、貴社におかれましてはますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。
 さて、このたび弊社では、より迅速的確なサービスをご提供申し上げるため、◯◯支店を新設し、平成◯◯年◯月◯日より業務を開始する運びとなりました。これもひとえに皆様方のご支援とご指導の賜物と感謝をいたしております。
 従来の◯◯支店とは異なるサービスプランをご用意することで、さらに細かなご要望にお応えできるものと自負いたしております。開店当初は何かと不行き届きの面もあるかと存じますが、何卒ご理解とご協力のほどお願い申し上げます。
 まずは略式ながら書中にて支店開設のご挨拶を申し上げます。
                                          敬具
平成◯◯年◯月◯日
                               株式会社◯◯◯◯
                               代表取締役 ◯◯◯◯
                               ◯◯支店 支店長 ◯◯◯◯
                   記
    支店名   ◯◯支店
    所在地   東京都中央区見本橋◯-◯-◯
          (地図をご参照ください)
    営業開始  平成◯◯年◯月◯日(◯)10時〜
    電話番号  ◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
                                          以上

署名では、代表者名の次に支店長名を明記しておくと、より丁寧な印象を与えます。サービス向上やお客様満足度の向上を目的とした支店開設の場合は、それが伝わるよう簡潔かつ具体的に内容を書き添えておきましょう。

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