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商品発送のお知らせ・ご案内の書き方｜文例つき

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商品発送のお知らせ・ご案内の書き方｜文例つき

商品発送のお知らせでは、商品を購入していただいた相手に対して感謝の気持ちを添え、用件をきちんと整理して、正確に漏れなく、わかりやすく伝えることが大切です。律儀な対応が顧客満足度を高める上で重要です。

ここでは、商品発送のご案内の基本構成や、送るときに心がけておきたいマナー、そのまま使える通知状の文例をご紹介するので参考にしてくださいね。

商品発送のお知らせ・ご案内のマナー

まずは、商品発送のお知らせをするときに心がけておきたいマナーや、押さえておくべきポイント、注意事項について理解しておきましょう。

注文後、お知らせはすぐに送る

取引先やお客様から注文が入ったら、商品発送のお知らせをすぐに送りましょう。通知状を送ることによって、相手方に「どの商品をいくつ購入したか」「いつ頃、どのような手段で到着するのか」を伝えることができます。特に、オーダーメイドや受注生産型の商品を取り扱っている場合は、注文から発送までの期間が空いてしまうため、確認の意味も込めて、発送の案内を送ることは基本です。

別記に箇条書きで明記する

商品名や数量（部数）・添付書類・発送方法などは、文中に盛り込まず、末文の下に別記でまとめて明記しておくと、相手も確認しやすくなるため親切です。2項目以上、確認してほしい事項がある場合は、優先度の高いものから順に箇条書きで書き添えましょう。

商品発送のお知らせ・ご案内の書き方

つづいては、商品発送のお知らせをする文書の基本構成についてご紹介します。通知状は、書式に則って明記するのがマナー。構成要素とポイントは図の下に記載しておきます。

商品発送のお知らせ・ご案内の書き方

  1. 日付：文書の発送年月日を和暦で書きます。算用数字を用いて、右に寄せて書きましょう。
  2. 宛名：個々でお知らせ文を出す場合は、相手の会社名、部署名、役職名、担当者名を書き添えます。複数人に宛てる場合は「取引先各位」「関係各位」「お客様各位」などと明記します。
  3. 差出人：通知状を差し出す人の氏名を書きます。会社名、部署名、役職名、担当者名を正式名称で書きます。
  4. 件名：文書のタイトルを簡潔かつ具体的に明記します。
  5. 前文：前文は「頭語（拝啓）」「時候の挨拶」「相手の安否を気遣う挨拶」「日頃の感謝・お礼を伝える挨拶」の順番に形式に従って書き出します。
  6. 主文：「商品発送のお知らせ」「発送方法」「注文日時」などを簡潔に明記します。
  7. 末文：末文は「結びの挨拶」で文章を締めくくり、改行して行末に「結語（敬具）」を書きます。結語の書き忘れに注意しましょう。
  8. 別記：注文品の一覧や数量、添付書類を箇条書きで記します。

商品発送のお知らせ・ご案内の文例

商品発送のお知らせの文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておいてくださいね。

文例1

平成〇〇年〇月〇日

株式会社〇〇〇
総務部　〇〇〇〇様

〇〇〇〇株式会社
〇〇〇〇

商品発送のお知らせ

拝啓　残暑の候、ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。毎度ご注文を賜りまして誠にありがとうございます。
　さて、〇月〇日付の貴信にてご注文いただきました「〇〇〇〇一式」を、下記書類とともに明日午前中着の〇〇宅配便にて発送いたしました。
　よろしくご査収のほどお願い申し上げます。
　なお、お手数ですが、受領書につきましては、押印の上、弊社総務部までご返送くださいますようお願いいたします。
　まずは商品発送のお知らせまで。

敬具

記
添付書類　送り状　　　　１通
物品受領書　　　　　　　１通

以上

前文は、時候の挨拶などを略さず、丁寧な文面になるようにまとめましょう。何をどのように発送したのか具体的に述べ、着荷後の手はずについてもあわせて伝えておきます。

文例2

平成〇〇年〇月〇日

株式会社〇〇〇
総務部　〇〇〇〇様

〇〇〇〇株式会社
〇〇〇〇

商品発送のお知らせ

拝啓　時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。平素は弊社商品をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。
　さて、〇月〇日（〇）にお電話にてご注文いただきました下記商品および請求書を、本日、宅配便エキスプレスにて発送いたしました。
　まずは取り急ぎ、商品発送のご案内を申し上げます。

敬具

記
Ａ４サイズ「リーフレット」　２００部
Ａ３サイズ「会社案内」　　　２００部

以上

いつ、どのような方法で発送したかを明記しておくと、商品が指定日時に届かない、発注した数量と配送数が違うなどのトラブルが発生した場合にも役立ちます。また、別記で記載する商品名は、品番などがある場合、省略せずに正式名称を記しましょう。

文例3

平成〇〇年〇月〇日

株式会社〇〇〇
総務部　〇〇〇〇様

〇〇〇〇株式会社
〇〇〇〇

商品発送のご案内

拝啓　平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
　さて、去る〇月〇日付でご注文いただきました下記商品を同封書類とともに〇〇運輸便にて発送いたしました。ご査収のほどよろしくお願いいたします。
　引き続き、弊社製品をお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。
　よろしくお取り計らいのほどお願い申し上げます。

敬具

記
１．ご注文の品　　　　　　　　
　　　　　事務机　　　　　　　３台
　　　　　スチールキャビネット５台
２．同封書類　　　　　　　　　
　　　　　送り状　　　　　　　１通
　　　　　受領書　　　　　　　１通

なお、受領書につきましてはご面倒ながら、内容をご確認の上、弊社営業部宛にご返送いただければ幸いです。

以上

注文の数量の間違いには特に注意しましょう。商品数が多いときは、別記で箇条書きにまとめます。また、商品を発送するときは、送り状と受領書を同封するのが一般的。添付した書類がある場合、あらかじめ知らせておく配慮があると親切です。

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