支払い遅延のお詫び状の書き方|文例つき

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支払い遅延のお詫び状の書き方|文例つき

支払遅延のお詫び状を書くときは、指摘された遅れの原因をすぐに調べ、事実を正確に伝えることが大切です。すぐに振り込めない場合は、その理由を述べて新たな支払日を示し、重ねてお詫びの気持ちを伝えましょう。

ここでは、支払い遅延のお詫び状の書き方や、心がけておきたいマナーについてお伝えします。手紙の文例もご紹介するので、お詫び状を書くときの参考にしてくださいね。

支払い遅延のお詫び状のマナー

まずは、支払遅延のお詫び状を書くときに心がけておきたいマナーや、押さえておくべきポイント、注意事項について理解しておきましょう。

お詫び状は謝ることが目的

支払いが遅延して相手方に迷惑をかけてしまったときは、お詫び状を出します。文面では、率直に相手に謝罪することを目的とし、誠意を持ってお詫びしましょう。問題の原因や背景は、言い訳をしていると相手に受け取られないよう簡潔に伝えることを心がけ、くどくど言い訳をしている印象を与えないようにすることが大切です。

また、可能な限り対処法を考え、善後策を取っている姿勢を示すのはもちろん、同じ過ちを繰り返さない約束をすることが、信頼関係を修復するうえで必要です。

振込の可能な日付を明記する

遅延していることに対してお詫びを伝えることは重要ですが、相手は、いつ支払ってくれるのかを最も気にしています。迅速な対応に努めることとともに、「〇月〇日付け」という表現を用いて相手に知らせましょう。

支払い遅延のお詫び状の書き方

つづいては、支払遅延のお詫び状の基本構成についてご紹介します。詫び状は、書式に則って明記するのがマナー。構成要素とポイントは図の下に記載しておきます。

支払い遅延のお詫び状の書き方

  1. 日付:文書の発送年月日を和暦で書きます。算用数字を用いて、右に寄せて書きましょう。
  2. 宛名:お詫び状を出す場合は、相手の会社名、部署名、役職名、担当者名を書き添えます。複数人に宛てる場合は「取引先各位」「関係各位」「お客様各位」などと明記します。
  3. 差出人:差し出す人の氏名を書きます。会社名、部署名、役職名、担当者名を正式名称で書きます。
  4. 件名:文書のタイトルを簡潔かつ具体的に明記します。
  5. 前文:前文は「頭語(拝啓)」「時候の挨拶」「相手の安否を気遣う挨拶」「日頃の感謝・お礼を伝える挨拶」の順番に形式に従って書き出します。相手からの問い合わせに対する返信の場合の頭語は「拝復」を用います。
  6. 主文:「催促をいただいたことへのお詫びの言葉」「支払い遅延の理由」「ミスを繰り返さないための今後の対応策」「事後処理の方法」を明記します。
  7. 末文:末文は「結びの挨拶」で文章を締めくくり、改行して行末に「結語(敬具)」を書きます。結語の書き忘れに注意しましょう。

支払い遅延のお詫び状の文例

支払遅延のお詫び状の文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておいてくださいね。

事務処理のミスで次月振込となる場合

                                   平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇
営業部長 〇〇〇〇様
                                    〇〇〇〇株式会社
                                    営業部 〇〇〇〇
              お支払い遅延についてのお詫び
拝復 梅雨の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。
 さて、〇月分ご納入の売掛金につきまして、〇月〇日にご照会いただき、誠に恐縮に存じております。さっそく経理に確認しましたところ入力漏れがあったことが判明し、至急、お支払いの手続きをいたしたところでございます。
 貴社に多大なご迷惑をおかけしましたことを、衷心よりお詫び申し上げます。
 今後はこのようなことのないよう、厳重に注意いたす所存でございますので、このたびにつきましては何卒ご高配を賜りたくお願い申し上げます。
 なお、誠に勝手を申し上げますが、決済の都合上今月中には間に合わず、来月〇日付でご指定の金融機関に振り込むことになります。重ねてご容赦いただきますようお願い申し上げます。
 まずは、お詫びに加えご報告させていただきます。
                                          敬具

支払いが遅れたことにどのように対応してくれるのかは、相手が最も関心のある事柄です。お詫びの言葉のあとに、事後処理について明記しておくと、相手に誠意が伝わり、安心感を与えることができます。

事務処理のミスで振込が遅延する場合

                                   平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇
総務部 〇〇〇〇様
                                    〇〇〇〇株式会社
                                    営業部 〇〇〇〇
               支払い遅延のお詫び
拝復 暮秋の候、貴社益々ご繁栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
 さて、〇月〇日付貴信にて〇月〇日締めご請求に対するご催促をいただき、誠に申し訳ございません。
 至急経理部に確認しましたところ、営業担当者の事務処理ミスによるものと判明いたしました。さっそく本日〇月〇日付にて、ご指定の口座にお振込みをいたしましたので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
 今後は二度とこのような手違いがないよう、厳重に注意して参ります。今回の件は何卒ご海容くださいますようお願い申し上げます。
 まずは取り急ぎ書中をもちましてお詫び申し上げます。
                                          敬具

先方から催促されたことに対して率直にお詫びを述べ、その後の対応策、その結果について報告します。同じミスを繰り返さないための今後の取組について伝えることで誠意を示し、先方との関係の修復を図りましょう。

資金繰り悪化による猶予の依頼をする場合

                                   平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇
経理部 〇〇〇〇様
                                    〇〇〇〇株式会社
                                    総務部 〇〇〇〇
               支払い遅延のお詫び
拝復 春寒の候、貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
 さて、〇月〇日締めご請求に対するご催促をいただき、誠に恐縮いたしております。
 昨年発売をいたしました当社製品の売れ行きが当初の計画を大幅に下回り、資金繰りが悪化している状況です。目下業務内容を見直し、ようやく資金繰りにも目途が立った状況でございます。つきましては、誠に勝手ながら来月末までご猶予をお願い申し上げます。
 今後は、弊社の販売体制の見直しに努め、貴社に多大なご迷惑をおかけしましたこと深くお詫び申し上げます。
 取り急ぎ、お詫びかたがたご連絡申し上げます。
                                          敬具

小さなミスから相手の信用を失うことは大いにあります。事後処理を迅速に行うことで信頼の回復に努めることが大切です。

取引先倒産により猶予の依頼をする場合

                                   平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇
管理本部 〇〇〇〇様
                                    〇〇〇〇株式会社
                                    営業部 〇〇〇〇
               支払い遅延のお詫び
拝復 早春の候、貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、深く感謝申し上げます。
 さて、〇月分の納入代金のお支払いがされていないというご指摘を受け、早速弊社で調査いたしましたところ、お申し越しのとおりでございました。
 経理部に確認しましたところ、弊社得意先が倒産いたしましたため売掛金の回収が不可能となり、予定しておりました決済資金の調達に時間を要してしまいました。しかしながら、なんとか資金調達の目途が立ち、貴社へご報告をいたす次第です。何卒、今しばらくのご猶予を賜りたくお願い申し上げます。
 本日まずは書中をもちましてお詫びとご通知を申し上げます。
                                          敬具

基本、支払い遅延のお詫び状には、支払い処理が可能な日付を明記します。ただし、支払日を通知できない事情がある場合は、その理由を詳しく書き添え、誠意を示すことが大切です。資金調達の目途が立ち次第、支払日を通知しましょう。

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