理事会の開催通知の案内状の書き方｜文例・テンプレートつき

理事会とは、組織や団体を代表し、事務を管掌する地位にある役職者によって構成され、法人の業務執行の決定等を行うものです。理事会は、営利企業などの「株式会社」における取締役会に相当する重要な機関であり、開催通知の案内状を作成するときは、注意すべきポイントがたくさんあります。

ここでは、理事会の開催通知の案内状の書き方や注意すべき点を、文例つきでご紹介していきます。

理事会の開催通知の案内状を書くときのマナー・注意点

一般社団法人や財団法人、マンションの管理組合など、業務を執行する上で理事会は必要不可欠。ですが、理事会を開催する通知の案内状を出し、理事を招集するうえで押さえておくべきマナーや注意点があります。まずは最低限理解しておきたいポイントをご紹介します。

出欠の返信期限・返信方法を明記する

国土交通省の定める「マンション標準管理規約第53条」では、理事会の招集は、理事の半数以上が出席しなければ開催することができません。また、理事会の日の1週間前までに各理事に対してその通知を発しなければなりません。※どちらも定款や管理規約で自由に定めることができます。

そのため、各理事の出欠を迅速かつ正確に集める必要があります。理事会を開催する通知の案内状には、返信期限がいつなのか、また返信方法はメール、FAX、返信はがきなのかを明記しておきましょう。

案内状に理事会議事の議事や次第を明記する

理事会を開催する目的が、ある議案について話し合って方向性を導き出すことの場合、開催日などの案内だけではなく、議案の内容についても事前に知らせておく必要があります。

また、欠席する場合は、書面で議案に関する意思表示をすることや、委任状を出して代理人に理事会へ参加してもらう場合もあるため、審議する議事については案内状に記載しておかなければなりません。次第（議事内容）については、別記に箇条書きで明記すると良いでしょう。詳しくは後述している「案内状の文例」でご紹介します。

理事が欠席するときは定款や規約に則った案内状に

理事がやむを得ない理由で欠席する場合は、定款や管理規約に則って対応します。書面による出席が可能なことを定めている場合は、理事会に不参加でも、書面決議が可能ですし、マンションなどの管理規約の場合は、配偶者または一親等の親族に限定して代理を認めることも可能です。

案内状に添付する書類や記載項目は定款の内容によって変わるため、事前に確認しておきましょう。定款とは違う方法で理事会を進めてしまって、理事の意思が無効になるなどのトラブルは意外と多いのです。

理事会の開催通知の案内状の基本構成と書き方

理事会開催通知の案内状は8つの要素で構成されています。書式さえ理解すれば、あとは必要項目を明記するだけ。それぞれの要素を理解しましょう。

理事会の開催通知の案内状の文例・テンプレート

つづいては、理事会の案内状の文例とテンプレートをご紹介します。無料のテンプレートをダウンロードして、ポイントを確認しながら必要な情報を記入してくださいね。

１．一般社団法人の理事会の案内状の文例・テンプレート

上の図の案内状は

理事会の開催通知の案内状の文例・テンプレート 15.89 KB

理事会の開催通知の案内状の文例・テンプレート

２．社会福祉法人の理事会の案内状の文例・テンプレート

上の図の案内状は

社会福祉法人の理事会の案内状の文例・テンプレート 17.49 KB

社会福祉法人の理事会の案内状の文例・テンプレート

３．マンション管理組合の理事会の案内状の文例・テンプレート

上の図の案内状は

マンション管理組合の理事会の案内状の文例・テンプレート 17.78 KB

マンション管理組合の理事会の案内状の文例・テンプレート