体調不良・熱・風邪への返信メールの文例

打ち合わせの予定が取引先担当者の体調不調によって、変更せざるを得ないことはままあるものです。相手は打ち合わせに参加できない理由とお詫びの言葉をメールで知らせてきたら、予定のことは一先ず保留にして、相手への気遣いを伝えることが大切です。

打ち合わせ日程の変更について了解したことと、体調を心配する言葉遣いで相手に安心してもらうように返信メールを送りましょう。

ここでは、体調不良や熱で打ち合わせがキャンセルになったときの返信メールの文例をご紹介します。返信時の書き方についてもお伝えするので参考にしてくださいね。

体調不良・熱・風邪への返信メールの書き方・マナー

まずは体調不良や熱で予定変更を依頼するメールが届いたときに、返信する際の書き方や心がけておくべきマナーについてお伝えします。

相手を気遣う大人の対応を心がけよう

体調不調や発熱などの病気にかかったことが理由で予定キャンセルのメールが届いたら、「ビジネスマンとして自己管理が徹底できていない！」と思うかもしれません。ですが無理をさせても仕事を順調に進めることはきっと出来ませんし、相手は予定変更のお詫びメールを送って来ているのですから、あまり厳しい言葉をぶつけるのは好ましくありません。

自身も体調を悪くすることがあるかもしれませんから、相手には気にせずゆっくり静養するように気遣いをもって返信することを心がけましょう。

相手の体調への心配や気遣いの言葉を添えよう

メールの文面では挨拶文を明記したあと、相手の病状への心配や気遣いを表す言葉を書き添えましょう。弱っている時に優しい言葉を掛けてもらえると嬉しく、ありがたいと感じるものです。

• 仕事のことはご心配なく、十分養生なさってください
• 季節の変わり目で急激に寒くなりましたね。焦らずゆっくりとご療養ください
• くれぐれもお大事にしてください

上記のような温かみのある一文を書き添えましょう。打ち合わせの進行具合によっても異なりますが、次の日程は相手の体調が改善した頃に様子伺いと一緒に、予定を挙げて連絡すると良いでしょう。

嫌味や大げさにならない言葉選びをしよう

体調不調といっても症状は様々。先方は大げさにしたくないので、取引先に伝える時は実際よりも軽い症状を伝える可能性があります。本当はインフルエンザの高熱で苦しんでいるのか、一日休めば治る程度の風邪なのかはメールでは良く分からないかもしれません。

だからと言って、過度に心配されても気まずい感じになりますし、数日入院するのに定型的な文面でまとめた淡泊な文面でもさみしい感じになります。わかる範囲で体調に合わせて、「予定は再度取れば良いから今はゆっくり休んでください」という、心遣いを感じる文面にまとめましょう。

体調不良・熱・風邪への返信メールの文例集（社外の人宛て）

つづいては返信メールの文例をご紹介します。

体調不良・熱への返信メールの文例（取引先に宛てるとき）

気遣いあるメールを心がけよう：体調不調による当日のキャンセルが発生した場合は、急ぎでなければ先方の体調が回復してからアポイントの再設定を行います。数日待っても連絡がないときは「ご体調はいかがでしょうか」とまずは相手の状況を伺いましょう。相手に余計なプレッシャーを与えずにすみます。

体調不良・熱への返信メールの文例（取引先に宛てるとき）

病気・体調を気遣う言葉を添える：体調不調もインフルエンザにかかり一週間会社を休むことや、入院療養が必要になる場合もあります。先方が仕事の引継ぎをして代わりの人で対応してくれる場合でも、病状や長引くお休みに対して十分な配慮と気遣いを持ったメールを送るようにしましょう。

体調不良・熱・風邪への返信メールの文例集（社内の人宛て）

さいごに、社内の人に返信メールを送るときの文例をご紹介します。

体調不良・熱への返信メールの文例（部下に宛てるとき）

体調不良・熱への返信メールの文例（上司に宛てるとき）

気持ちの伝わる文章で簡潔にまとめる：職場の上司や部下といった、日頃からやりとりをする相手に定型文のみの堅苦しい文章で返信メールを送ると、かえって冷たい印象を与えたり違和感を覚える場合があります。メールの返信自体をゴールにするのではなく、温かく柔らかみのある文章を送ることを心がけましょう。