注文取消しへの返信メールの書き方・文例集

「注文があったため発送手続きをしていたら、キャンセルの連絡が入った」

社内で検討した結果、注文取消しを承諾する場合は、その旨を伝えるとともに、キャンセルした理由に応じて文面を丁寧にまとめることが大切です。書き方を間違えると、今後の取引に悪影響をもたらすため注意しなくてはなりません。

ここでは、注文取消しへの返信メールの文例をご紹介します。キャンセルを承諾するときの文面の書き方についてもお伝えするので参考にしてくださいね。

注文取消しへの返信メールの書き方

１．注文取消しを特別に許可する場合は書き方に注意

発注者から「キャンセルしたい」という申し出があった場合、キャンセルを承諾するかどうか検討する必要があります。多少の不利益があってもサービスの一環として、また取引歴の長い顧客の場合は渋々キャンセルを承諾する場合もあるでしょう。

しかし、キャンセルを承認することにより損失が発生する恐れがあるときは、今後同じことが起きないよう相手に注意を促す必要があります。場合によっては「2度とこのようなことがないよう」「今回は特別に注文の取消しを受け付けますが、次回以降は…」などと予防線をはることが大切。承諾する前に、文面を今一度確認しましょう。

２．自社の不手際の場合はお詫びの言葉を添える

商品のキャンセルというと、お客様都合のケースが多いのが一般的ですが、受注者側に問題があることも考えられます。たとえば、受注生産などの場合、予定した納期まで間に合わないといったケースがあります。

自社サイドの問題によりお客様側が希望する納品日に間に合わず、結果として注文取消しになったときは、受注者側に非があるため、キャンセルの取り消しであっても、十分に謝罪する必要があります。

注文取消しへの返信メールの文例

１．注文取消しへの返信メールの文例（基本）

２．注文取消しへの返信メールの文例（特別に承諾した場合）

３．注文取消しへの返信メールの文例（自社の不手際が原因の場合）

ケースにより対応を考える：注文取消しには顧客の一方的な都合である場合だけでなく在庫状況による納品遅れが原因といった、受注者側に問題があるというケースもあるでしょう。また、理由により注文の取り消しが妥当と考えられる場合や注文の取り消しにより受注者に不利益が生じる場合もあります。さまざまなケースに応じて適切な対応を考えていきましょう。