発注の依頼メールの文例

「メール本文の書き方や伝える項目がわからない」「これまで使ってきた依頼メールの内容を見直したい」という人に向けて、発注の依頼メールの文例をご紹介します。

これまで当たり前のように送っていたメールが、実は失礼な言い回しを用いていた、という可能性もあるでしょうし、商品の仕様・数量・金額・期日など、発注に必要な項目の記載漏れが見つかるかもしれません。

ここでは、依頼メールの書き方や心がけておきたいマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

発注依頼メールの書き方・マナー

まずは、発注の依頼メールの書き方やマナーから確認していきましょう。

件名は分かりやすくシンプルな内容を心がける

ビジネスメールにおいて件名は、メール本文に書かれている用件を簡潔に伝えるためのもの。つまり、件名を読めばどのような目的で送られてきたメールなのかが分かるタイトルにする必要があります。発注を依頼するメールの件名はシンプルに、以下のような書き方にまとめます。

• 〇〇（商品名）発注のお願い
• 発注のご依頼

「お願い」や「依頼」という言葉は相手の目に留まりやすいので、依頼メールを送ったものの先方に見落とされたというリスクも軽減できます。

礼儀正しく丁寧な言葉を用いる

ビジネスでは一般的に、取引する際は「お金を受け取る側（受注者）」と「お金を支払う側（発注者）」に分かれます。発注する側として、より意識すべきは丁寧な文章を心がけること。「お金を支払う側が偉い」という考えで上下関係を作ろうとするのはマナーとしても好ましくありません。

例えば、「〇〇の購入を希望、発注願います」という伝え方は上から目線の印象を与えてしまうためNGです。「御社の製品〇〇の購入をお願い致したく存じます。ご対応頂きますようお願い申し上げます」などと丁寧な言葉を用いることにより、会社の品格も保たれるのです。今回の取引をきっかけに、相手企業が自身の会社に別の仕事を依頼する、逆の立場になる可能性もあります。命令口調にならないよう注意しましょう。

確認の意味を込めて発注内容を明記する

商品の発注を依頼する際、念のため、最低限共有すべき項目については、箇条書きを用いて明記しておきましょう。

• 商品の型式・製品番号
• 数量
• 希望納期
• 納品場所
• 要望

商品の特性によってはその他にも明記すべき項目があると思いますが、上記５点は必ず記載しておきます。また、「ご不明な点がございましたら〇〇（担当者名）までお電話（00-0000-0000）頂けますと幸甚です」と書き添えておくと親切です。

発注の依頼メールの文例

つづいては、発注の依頼メールの文例をご紹介します。ビジネスシーンにおいて発注や依頼のメールを作成する機会は必ず発生します。参考にしてくださいね。

書くときのポイント：命令口調のような言い回しにならないよう気をつけるとともに、改めて依頼事項の詳細を明記しましょう。メールのやり取りを最小限に抑えるため、簡潔に書くことを心がけることも大切です。