日程変更のお詫びメールの文例

取引先との大事な打合せを予定していたにも関わらず、外せない理由からどうしても伺うことが出来なくなってしまった、スケジュールをやっと調整したのに無駄になると嘆きたくなる事は、日々変化するビジネスシーンにおいて、時に起こるものです。

予定変更を回避できないとわかった時点で、先方に予定の変更をお願いしなければなりません。

ただ、メールで「日程変更のお願い」で済ますのでは無く、都合を付けていただいた時間を無駄にすることへの申し訳ない気持ちを心からお詫びするのが礼儀です。

ここでは、日程変更のお詫びメールの文例をご紹介します。謝罪メールの書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

日程変更のお詫びメールの書き方・マナー

こちらからアポイントのお願いをした日程なのに、またこちらからその日程変更のお願いをするのは気が重いと思いますが、しっかりとお詫びをしなければいけません。

時間を少し遅らせれば何とかなるのではないか、もう一度社内で調整可能か検討してから連絡しよう、などとズルズル時間が過ぎてしまうと、他の予定まで狂わせることになってしまいます。速やかに先方宛に日程変更のお願をしましょう。

まずは日程変更へのお詫びを書き添える

予定していたスケジュールが変更になると大変忙しくなり、電話で直接先方に謝罪したいところですが、電話に出ることができる時間が合わないこともあります。
その場合は「大変申し訳ありませんが、〇〇日のお打合せの変更をお願いしたくお電話致しました。メールいたしますのでご一読くださいませ」、留守番電話になったら、簡単でも良いので用件と謝罪の言葉を入れておきましょう。そして、メールではこちらの都合で予定を変更してしまうことを誠心誠意お詫びします。

次の予定をいくつか提案し先方の予定に合わせよう

日程変更して大変迷惑を掛けてしまったから、先方の都合の良い日を指定してもらおうと思い「ご都合のよろしい日をご連絡ください」などと、相手に決めてもらう・お任せする文面を送るのはNGです。先方は気分を害してしまいます。「急な予定変更を決めておいて、次の予定日はこっちで決めろというのか？」と、いい加減な担当者という印象を与えかねません。

先方に誤解を与えないためにも、お詫びメールには次回打ち合わせの希望日程をいくつか明記した上で提案し、その中から先方に選んでもらうようにするのがマナー。その場合も「こちらの都合で申し訳ない」という気持ちが伝わるよう、謝罪の一文を添えましょう。

納得できる日程変更の理由を明記する

せっかくアポイントをとり、打ち合わせの日程をスケジュールに入れたのに変更をお願いする場合は、相手が納得できるそれなりの理由が必要です。思いつくままに「重要な予定が入ってしまい…」などと書いてはいけません。

もしも、優先すべき会議が入った場合でも、そのまま書いてしまうと「うちとの打ち合わせは重要ではなく、日程変更しても問題ない程度なのか！」と相手を憤慨させてしまいます。

一例を示すと、どの会社でも起こり得る「急な出張」を理由に上げることで「仕方がない」と納得できる理由になります。日程の提案も理由も納得いく内容になったら、最後に改めて丁寧にお詫びの一文を記すことを心掛けましょう。

日程変更のお詫びメールの文例

先方との打ち合わせ日程を変更する理由には、仕事上の問題（出張やトラブルなど）と外的要因（列車事故や天候不順等）が考えられます。どちらにしても、約束をしておきながら変更せざるおえない場合には、丁重な態度と言葉遣いで電話連絡を入れ、伝えられない時や再度確認をしたいとき、双方の確認の為にもメールで心から謝罪し次回の予定をお願いしましょう。

１．日程変更のお詫びメールの文例

日程変更の理由を伝えてお詫びし、次の日程のいくつか提案することで、先方に選択権を与えています。こうすることにより「急な変更だけど、こちらの都合に合わせてくれるから助かる」を思ってもらえます。これで、次回の打ち合わせ時に「先日は急に変更して申し訳ありませんでした。」と頭を下げることで、気まずくならずにスムーズに打ち合わせに入ることが出来ます。

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２．日程変更のお詫びメールの文例

交通機関の事故や遅延による日程変更は、有り得ることです。また、天候の悪化によって外出が困難になることも有ります。無理をして事故にあってしまったり、健康を害することがあってはならないので、そのような時には、速やかに実情を伝えて日程変更をお願いしましょう。その時でも、スケジュールの変更をお願いしなければならないこちら側から、丁寧にお詫びしましょう。

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日程変更後はお礼メールを送るのが社会人としてのマナー

日程変更してもらえたら、感謝の気持ちを添えてお礼メールを送りましょう。交通事情など、仕方のない理由で日程調整してもらったとしても、相手に迷惑をかけたことに変わりはありません。相手との信頼関係を構築するためにも、必ずお礼メールは送りましょう。書くときは、日程調整のお礼メールの文例を参考にしてくださいね。