勘違いのお詫びメールの文例

誰にでも勘違いはあることです。仕事を円滑に進めるために都度確認を行い、正確に実行することは勿論大切ですが、ニュアンスの違いや受取り手の捉え方によって、多少の間違い・勘違いは起こり得るもの。

しかし、ビジネスシーンにおいて取引先とのメールや電話でのやり取りで勘違いをしてしまい、発注や納品に関して間違いが発覚すると、大問題に発展する可能性があります。下手をすれば大損害を与えたり、被害を被ったりすることも考えられます。

また、時間に関する勘違いも非常に危険。納期を間違えてしまうと、相手には多大な迷惑をかけてしまいます。ここでは、勘違いを起こしてしまったときのお詫びメールの書き方・文例について紹介していきます。

勘違いのお詫びメールの書き方・マナー

勘違いのお詫びメールは、迷惑をかけてしまった相手の心情を落ち着かせることを第一に考え、文面をまとめることが重要です。ポイントは以下の３点。

• 誠意が伝わる謝罪の言葉
• 今後の対応策
• 再発防止の誓い

これらの要素を謝罪メールに盛り込み、誠心誠意作成することを心掛けましょう。

謝罪の言葉をしっかり述べる

メール文の冒頭で「お世話になっております」などの形式的な挨拶文を書き添えた後、すぐに本題に入り、勘違いについて謝罪の言葉を述べましょう。謝罪の一例は「この度、私の勘違いにより○○様に多大なご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。心からお詫び申し上げます」です。

自身の勘違いが原因で取引先に迷惑をかけてしまったのですから、弁明の余地はありません。犯してしまったミスについて、素直に非を認め、丁寧に謝りましょう。

今後の対応について説明する

勘違いに対する謝罪をしっかりと述べた後は、その後の対応について説明します。謝罪だけで相手が納得できるような軽度なミスの場合は対応策について明記する必要はありませんが、アフターフォローが必要な大きなミスを犯してしまった場合は、対応策やどのように責任をとるかについて、しっかりと説明するべきです。

• 今回、私の勘違いにより不足した商品は本日中に必ずお届け致します
• ご迷惑おかけした支店へ直接伺い、店長の○○へ謝罪申し上げます

上記のように、勘違いが原因で発生したトラブルを解決に導くための方法を、分かりやすく説明しましょう。その際、数量や時間について明記する必要がある場合は、曖昧な表現は控え、明確に示すことが重要です。謝罪の言葉ばかりいくら丁寧に述べたとしても、対応策が不明なメールは相手を余計に不安にさせてしまいます。

再発の予防について述べる

メールの最後には必ず、ミスの再発を防ぐ言葉を盛り込みましょう。「今回のようなミスを二度と起こさないよう、社内の体制を引き締め、再発防止に全力を注ぎます。特に、発注数の確認に至っては複数人でチェックし、細心の注意を払うよう心掛けます」などと簡潔に書きます。

勘違いや小さなミスが大きなトラブルに発展することは良くあるパターン。今回起こしてしまった問題を社内でどのように受け止め、今後どのように改善していくか、という説明をして真摯な姿勢を見せることも大切です。

勘違いのお詫びメールの文例

つづいては、勘違いのお詫びメールの文例を紹介していきます。実際にお詫びメールを作成する際の参考にして頂ければ幸いです。

書くときのポイント：例文で紹介したように、書くときの順序は以下となります。

• 書き出しの挨拶
• お詫びの言葉
• 今後の対応
• 再発防止の誓い
• 締めくくりの挨拶

トラブルの状況や立場によって、表現や流れは異なりますが、どの場合においても丁寧に、謝罪の気持ちが伝わるよう、言葉遣いや表現に気を付けて作成してください。また、絶対にメールに記してはいけないことは「言い訳」です。人のせい、モノのせいは絶対にNGです。前置きに言い訳を長々と述べてからですと、伝えたい筈の謝罪の念が薄れてしまいます。

今回はお詫び、つまり謝罪のメールです。たとえ業務に関係している人間が複数いたとしても、窓口となった自分の勘違いでお相手に迷惑をかけてしまったのであれば素直にその非を認めるべきでしょう。しっかり謝罪してから、今後の対応を説明し、再発防止を誓う。これがお詫びメールの基本と言えます。