会社説明会の参加案内への返信メールの書き方・文例

大学生の方の多くは学生生活でビジネスメールを使用する機会があまりなく、メールを打ち慣れていないことでしょう。そのため、企業の人事担当者から会社説明会の参加案内のメールが届いたときは、どのように返信すれば良いか困惑してしまう人もすくなくありません。しかし、社会経験豊富な採用担当者を相手にやりとりするには、ある程度のビジネスメールのスキルを身につけなければいけません。

ここでは、会社説明会の参加案内への返信メールの文例をご紹介します。メールの書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

会社説明会の参加案内への返信メールの書き方・マナー

会社説明会に申し込み、担当者の方から参加案内のメールが届いたときは、志望企業の方とのやり取りのため、失礼の無いよう丁寧に返信することを心がけましょう。適当に返信したり、返信が遅くなってしまったりすると採用担当者に悪印象を与えてしまいます。単なる案内メールだろうと軽く考え、返信しないのは言語道断。社会人としてのマナーと常識を弁えて、必ずメールは返信しましょう。

１．件名の書き方

会社説明会の確認メールに返信する際、どのような件名を当て込めば良いか、迷ってしまいますね。また、採用担当者からメールが来たということは、その企業とのコミュニケーションがすでに始まっているということ。件名は、先方が忙しい中、連絡してくれたことに対して素直に感謝の気持ちを記すことをお勧めします。以下に件名の例を明記します。

• 件名（１）：会社説明会のご連絡のお礼【大学名・学部名・氏名】
• 件名（２）：会社説明会の参加案内のお礼【大学名・学部名・氏名】

件名には大学名や氏名を記し、あなたが返信したことを伝えましょう。会社説明会ですから、相手の方は複数人の学生と連絡を取っているはずです。件名に名前が入っていれば誰からの返信がすぐ分かりますし、これにより名前を覚えてもらえる可能性も高くなります。

２．返信メールは「宛名→挨拶文→用件」の順に明記しよう

メールの冒頭からいきなり本題に入るのはNG。まず本文には宛名を書きます。会社説明会の案内メールを送ってくれた人事担当者の会社名・部署名・役職・名前を必ず記載しましょう。これはビジネスメールの基本中の基本。

誰に宛てたメールかをしっかりと記載した後は、一言「お世話になっております」と挨拶の言葉を置いてから用件に入ると自然な流れとなります。ビジネスシーンでは、初めての方とやりとりする際にもこのような定番の挨拶文がよく用いられます。社会人への第一歩だと思い、挨拶文を使用してみましょう。

上記のようにメール本文の冒頭を明記したあと、本題に入ることが一般的です。

３．出欠の返事は必ず記す

会社説明会の参加案内に返信する場合、開催日程の日に出席が可能かどうかを返答します。「ご提示頂きました○月○日の○時から、御社（本社ビル）へ伺います」というシンプルなもので結構です。また、必要用具や衣類の指定がありましたら、その旨についても添えて返信しましょう。

会社説明会の参加案内への返信メールの文例

では、実際に送るメールはどのような内容にすれば良いのでしょうか。こちらではメールの実践編として文例を紹介していきます。

書くときのポイント：短い内容だからこそ、誤字脱字に気をつけて、文章構成やタイピングミスの無い文章で返信しましょう。また、文例にある「〇月〇日〇時に」のように、先方が提示した日程を返信の際にも記し、確認したことを伝えましょう。そして、会社説明会の確認メールは早めの返信を心がけること。ビジネスメールのやりとりはスピードが命です。返信が２〜３日遅れると、だらしの無い人というマイナスイメージを持たれてしまう可能性があります。必ずメールを頂いたその日のうちに返信するよう心掛けて下さい。