接待のお礼への返信メールの文例と書き方

日頃お世話になっている取引先に会食やゴルフなどの接待をしたあと、お礼メールが届いたら、感謝の気持ちを込めてメールを返信しましょう。ただし、長々と文章を書いたり、再度返信しないといけないような書き方はあまり好ましくありません。要点を押さえた簡潔なメールを返信することが大切です。

ここでは、接待のお礼メールを取引先から受け取ったあとに送る、返信メールの書き方についてお伝えします。文例もご紹介するので参考にしてくださいね。

接待のお礼への返信メールの書き方・マナー

つづいては、接待のお礼メールを取引先から受け取ったとき、どのようなポイントを踏まえて返信するべきなのか、書き方やマナーについてお伝えします。

１．件名は「Re:」をつけた状態で送ろう

接待した相手から「会食のお礼」「ゴルフコンペのお礼」などのメールが届いたとします。そんなときは、先方の気遣いに感謝する気持ちを書き添えたメールを返信することがマナー。

まず初めに注意するポイントは件名を変更せずに「Re:」が残る状態で返信メールを作成するということ。例えば取引先から「お食事会のお礼」という件名のメールが送られてきたら、件名内容は変えず「Re:お食事会のお礼」というかたちで返信します。

ビジネスメールをやり取りするときは、用件が変わらなければ、返信マーク「Re:」をつけたまま返信するのが基本です。覚えておきましょう。

２．必ず明記すべき「感謝の気持ち」

接待のお礼メールに返信するときは、以下のふたつの項目について必ずお礼の言葉を述べましょう。

• 接待の場に参加していただいたこと
• お礼メールを送っていただいたこと

それぞれについては、決して長文で返す必要はありません。相手の配慮に対する謙虚な気持ちが伝わるよう、簡潔に一文で書くことを心がけましょう。

一例を示すと、メールの書き出しで「お世話になっております」と述べたあと、「この度はお忙しい中、弊社主催の交流会にご参加頂き誠に有難うございます。また、お礼のメールまで頂き恐縮でございます」と書き添えます。

ポイントは謝意を伝える一文の前に「この度は貴重な時間を頂き」「ご多忙中にも関わらず」「お忙しい中」といった言葉を置くこと。より丁寧に感謝の気持ちを伝えることが出来ます。

３．接待時に話した内容について

お酒の場では仕事の話は無しにしようという約束事があっても、ひょんなタイミングで仕事の会話に火がついてしまうことがあります。その際、先方から宿題を出されたり、その場で返答できない質問をいただいたら、返信メールの末尾でそのことに触れておきましょう。

例えば接待ゴルフ中に質問を頂いた場合は「コンペ中にご質問頂いた〇〇の件ですが、現在担当者に確認を取っております。回答が出次第、改めてご報告致します」と、この時は内容について深く触れず、詳細は別のメールで改めて送ります。接待の場での確認や質問を、あなたがちゃんと覚えていることを知らせる意味合いもあるため、忘れず明記しましょう。

接待のお礼への返信メールの文例

つづいては、接待のお礼メールを取引先から受け取ったあとに送るメールの文例を紹介します。お礼メールが届いたときには、こちらの文例を是非ご参照ください。

書くときのポイント：文例の流れは以下のとおりです。

• 宛名
• 書き出しの挨拶
• 接待参加のお礼
• お礼メールへの感謝の言葉
• 接待中に先方からもらった宿題の状況報告
• 結びの挨拶

返信メールは長々と書かず、簡潔に上記のポイントを踏まえたメールにまとめることが大切です。また、先方から接待のお礼を頂いたことへの返信メールですので、なるべく今回の返信を以って、やりとりを一旦終了させることを意識して結びます。

相手がまめな性格の方の場合、しっかりとした締めの挨拶文を入れても返信が送られてくる事があります。その場合「返信は不要（結構）です。お気遣いありがとうございます」という一文を末尾に記載しても良いでしょう。