接待の案内メールの文例

会食や接待を上手く取り仕切ることは、お客様や取引先との関係をより良好にするための有効な手段になります。まずは、会食や接待の案内メールを送る事から接待は始まっていると考えて、好印象を与えるためのメールのマナーをしっかりと押さえておきましょう。

接待する側も接待される側も気持ち良く意思疎通が出来なければ、接待はメールの段階で失敗に繋がります。

ここでは接待の案内メールの書き方やマナーについてお伝えします。文例も紹介するので参考にしてくださいね。

接待の案内メールの書き方・マナー

会食や接待のお誘いや案内メールに「接待」という言葉を使ってはいけません。接待する相手は友人や同僚では無く、ほとんどの場合が目上のお客様・取引先などになりますから、丁寧なお伺いや言葉遣いを心がけてできるビジネスメールを送りましょう。

会食先の案内は地図を添えると親切

案内メールを送る時にお店の名前や住所、連絡先と一緒に最寄り駅からのルートを分かりやすく示すようにしましょう。すでに接待の場所を相手が知っているとしても、念の為に詳細を盛り込むことが基本です。また、土地勘がなくわかりにくい場所の場合は、最寄り駅までお迎えに行くことや車で迎えるなどの方法を考慮することも大切になります。

相手の都合が最優先

会食や接待の日程を決める時は、最初に３件ほどこちらの候補日を挙げて都合の良い日を選んでもらいましょう。

遠方から打ち合わせに来社した時や、宿泊を伴う出張の時などであれば、打ち合わせの日程が決まった時に会食へのお誘いをすることも出来ます。

その場合でも、食事やお店の好みや希望を伺って、相手の都合を最優先に考慮して、事前に接待の案内メールを送っておきましょう。

接待の詳細は箇条書きにする

接待の案内メールでは、会食を開催する日時や会場・会費についての必要情報を漏れなく明記するのが基本です。記載漏れや書き間違いが無いよう十分注意し、参加者に知らせておくべき必要事項を記載しましょう。最低限明記すべき項目は以下の通りです。

• 日時：月日・曜日・時間
• 会場：飲み会の開催場所を正式名称で書く、店舗の電話番号も明記しておく
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所の場合は目印となる建物を伝えたり、地図を添付する

必要なポイントを絞り、箇条書きにすることでより情報が見やすくなります。

接待の案内メールの文例集

会食・接待の案内メールに「接待」という言葉はタブーになります。件名は「ご会食のお誘い」や「ご夕食のご案内」など、あくまでも食事を共にする印象を与えるタイトルでメールを送りましょう。また、接待する側として、丁寧な言葉遣いと相手を気遣う感じの良いメールを送りましょう。

接待の案内メールの文例（食事会の承諾を得たい場合）

上司からの指示で、取引先を接待する日程調整をすることは少なくありません。相手が取引先の役員の場合は、役員宛にメールしますが、日程調整などは秘書が担当していることが多いので、秘書にも情報が届くように宛先に付け加えておくと、気の利いたメールになります。日程の詰めが出来ていない時や相手の好みがわからない時にも、相手先の担当者や秘書から情報を得る方法があります。接待の会食は、あくまでもおもてなしをすることにあるので、相手の好みと都合を最優先で案内メールを送るようにしましょう。

接待の案内メールの文例（食事会の詳細を送る場合）

先に接待の了承はいただいており、日程と詳細の連絡を案内するメールの場合は、決定事項を分かりやすく伝えます。すでに気心の知れた関係にあっても接待の案内は必要事項に漏れのないよう丁寧に書き記すのが基本です。もしも、相手の急な都合で参加が遅れたり、緊急連絡が必要な場合に備えて、お店の連絡先と幹事になる自分の携帯番号などを末尾に明記しておくと親切です。