打ち上げの案内メールの文例（社内・社外）

打ち上げの案内メールの書き方を難しいと考える幹事の方は少なくありません。それもそのはず、必要事項を漏れなく明記したり、参加率を高める工夫をしたり、出席の返事を期日までに集めたりと、様々な要素を持ち込まなくてはならないからです。

ここでは、打ち上げの案内メールの書き方やマナーについて詳しく解説します。社内向け、取引先などの社外向けの文例も紹介するので参考にしてくださいね。

打ち上げの案内メールの書き方・マナー

まずは打ち上げの案内メールの書き方、マナーを紹介します。幹事に選ばれた方は是非ご参照下さい。

１．件名は簡潔に分かりやすいタイトルを心掛ける

案内メールの件名は、一目見ただけで用件が伝わる、分かりやすいタイトルにしましょう。

• 件名：プロジェクトの打ち上げのご案内
• 件名：【重要】打ち上げのご案内
• 件名：【〇月〇日】打ち上げのご案内

長々と書かず、要点をまとめて上記件名の例のように簡潔に明記しましょう。

２．メール本文冒頭は宛名を明記する

メール本文の冒頭には、まずはメールを送る相手の名前を書くのがマナーです。宛名は案内メールを送る相手が社内・社外かによって分かれますし、複数人に一斉送信するか、一人に送るかによっても書き方が変わります。以下を参考にしてください。

取引先など、社外の複数人に案内メールを一斉送信するのは基本的に失礼です。できれば一人ずつ個別に飲み会の案内メールを送りましょう。

３．送る相手で挨拶文を変える

宛名を明記したら次は挨拶文を書きましょう。

• 社内向けの挨拶文：「お疲れ様です」
• 社外に送る挨拶文：「お世話になっております」「平素より大変お世話になっております」

挨拶文で間違えやすいのは「ご苦労様です」という書き出しです。「ご苦労様です」は目上の人が目下の人に用いる挨拶なので、使用しないよう注意しましょう。

４．労いの言葉を書き添える

挨拶文の次は、打ち上げの趣旨について明記します。プロジェクトやキャンペーンなどの業務遂行、また目標達成についてのねぎらいの言葉を述べましょう。

• 成功を収めることが出来たのも、ひとえに〇〇部長を始めとした営業部皆さんのご尽力あってのことと存じます。

書き方によって参加率が変わります。達成の感謝の気持ちを簡潔に一文でまとめるのもポイントです。温かみのある言葉を伝えましょう。

５．打ち上げ開催の案内文の書き方

打ち上げ開催を案内する一文は以下の例文を参考にしましょう。

• ささやかではありますが、打ち上げを開催することとなりました。

案内文の冒頭に「ささやかではありますが」「心ばかりですが」といった言葉を添えることによって謙虚な印象を与えます。また、参加を促す文章の冒頭に「お忙しいかとは存じますが」「ご多忙中とは存じますが」といった丁寧な言葉を加えるのも大切です。

６．打ち上げの詳細は箇条書きにする

打ち上げの案内メールで最も重要な部分は、打ち上げが開催される日時や会場・会費についての情報を正確かつ分かりやすく記載することです。記載漏れや書き間違いが無いよう十分注意し、参加者に知らせておくべき必要事項を記載しましょう。最低限明記すべき項目は以下の通りです。

• 日時：月日・曜日・時間
• 会場：飲み会の開催場所を正式名称で書く
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所の場合は目印となる建物を伝えたり、地図を添付する
• 会費：税込金額で書く、集金方法も明記する

打ち上げの案内メールの文例

つづいては、打ち上げの案内メールの文例を紹介します。社内に宛てる場合と社外に宛てる2つの文例をお伝えします。

打ち上げの案内メールの文例（社内）

打ち上げの案内メールの文例（社外・取引先）

 書くときのポイント：打ち上げの案内メールの流れは以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• ねぎらい・感謝の言葉
• 打ち上げ開催のお知らせ
• 打ち上げの詳細
• 出欠の返事の期日
• 参加を促す言葉
• 結びの言葉

打ち上げ会場の詳細については、必要に応じて最寄駅や目印となる建物を記載したり、地図を添付するよう心掛けましょう。