展示会の案内は、開催が決まったら一ヶ月程前に郵送でお得意様や取引先宛に郵送で送るのが一般的でしたが、最近はメールで案内する企業も増えています。
展示会の案内メールは参加を促す魅力的な文章でまとめると同時に、伝えておくべき情報を漏れなく記載しておかないといけないため、書き方が難しいです。
ここでは、展示会の案内メールの書き方やマナーについて詳しく解説します。文例も紹介しているので参考にしてくださいね。
目次
展示会の案内メールの書き方・マナー
新商品の展示会やお得意様を対象としたセールを実施する場合、どれだけ多くの人を集客できるかにかかっているといっても過言ではありません。日頃お世話になっているお客様、取引先への感謝の意味でお値打ち商品を出品したり、新商品をお披露目する良い機会なので、お客様に行きたいと思っていただかなければいけません。
案内メールには、展示会の目的や新商品の簡単な特徴、来場した方への特典などを盛り込んで、足を運んでもらう工夫が必要になります。
展示会の案内メールの冒頭は特別感を出す
展示会の場で新商品の発表と紹介・デモンストレーションなどを行う場合は、一般に発表する前に選ばれた取引先だけに案内をしている、まだ知られていない商品を特別に案内するという「特別感」を持ってもらえる言葉選びが大切です。
しかし、煽ってばかりだと文面が白々しくなりますから、しつこいアピールは避けて簡潔に一文でまとめることを心がけましょう。
展示会の詳細情報は箇条書きにする
展示会の案内メールは、展示会の開催目的と商品の特徴などのアピール、開催日時と場所、アクセス方法(最寄駅から送迎バス有)など、明記すべき情報がたくさんあります。展示会の概要は箇条書きで項目ごとに分けて書くのが案内メールの基本。読み手にとって分かりやすい文面にまとめることが大切です。
問い合わせ先を明記する
展示会の案内に必要事項は記載したつもりでも、受け取った人によって場所が分かりにくかったり、印刷物を忘れてしまったなどの問い合わせが入ることも有ります。案内メールには必ずメールアドレスや電話番号、担当者への緊急連絡先などを記載しましょう。
展示会の案内メールの文例
つづいては、展示会の案内メールの文例をご紹介します。送信するときは、必要事項に漏れがないか確認した上で送ることを心がけましょう。
展示会の案内メールの文例(1)
件名:新商品〇〇の展示会開催のご案内 お客様各位 平素は格別のご愛顧を賜り、 さて、弊社では来春の新商品の発売に先駆けて 当日は、〇〇〇〇の特徴をご説明しながら お忙しいところ誠に恐縮ではございますが、 ■展示会の詳細 なお、ご来場の皆様にはささやかではありますが 当日、新商品のご購入をご希望されます方は、 このご案内メールを印刷の上ご持参いただければ ご不明な点やご質問がお有りの方は、 皆さまのご来場を心よりお待ち申し上げます。 ================== |
展示会の案内メールは、必要な情報を箇条書きで漏れなく記載することが重要です。来場者が困らないよう、書き間違いや漏れがないか確認するのはもちろん、末尾には担当者の連絡先を明記しておきましょう。
展示会の案内メールの文例(2)
件名:展示即売会開催のご案内 お客様各位 平素は格別のご愛顧を賜り、 さて、今年もクリスマスソングが流れる 毎年ご好評をいただいております「新作アクセサリー」の お手頃価格の商品から一点物の特別な商品まで なお、ご来場時にはこのメールをご印刷いただき ■展示会の詳細 お手数をお掛け致しますが、 ―――――――――――――――――――――――――― なお、当日はドリンク券とささやかではございますが ご不明な点やご質問がお有りの方は、 どうぞ、ご家族様・ご友人様お誘い合わせの上、 皆さまのご来場を心よりお待ち致しております。 ================== |
展示会の案内メール冒頭では、来場者の好奇心をくすぐり、イベント参加への高揚感が持てるような文面にまとめることが大切です。来場者の参加者数を増やすためにも、魅力的な内容を漏れなく記載してから案内メールで発信しましょう。