請求書送付の依頼メールの書き方（文例つき）

注文した商品が到着後、一向に取引先から請求書が届かないときは、先方に請求書の郵送手続きが終わったかどうかを確認しましょう。

請求書の送付を依頼するときは、注文番号や納品番号、注文した日付なども書き添えて、先方が速やかに対応できるよう配慮することが大切です。たとえ先方の失念による送付ミスであっても、それを指摘するような内容にならないよう謙虚な文面にまとめるのが基本です。

ここでは、請求書送付の依頼メールの書き方をお伝えします。文例もご紹介するので参考にしてくださいね。

請求書送付の依頼メールの書き方・マナー

まずは請求書の送付を依頼するときのメールの書き方をご紹介します。請求書が手元に見当たらない時は、ほかの担当者の手元で止まっていないか確認し、それでも社内に見当たらない場合は、取引先に確認のメールを送りましょう。

先方が請求書の発送状況を確認するときは、社名や注文番号から発送履歴を見ます。確認しやすいように配慮した依頼メールを送ることを心がけましょう。

１．丁寧かつ低姿勢なメールにまとめよう

誰でも間違いや手違いは起こるもの。請求書が手元に届かないからといって上から目線のメールを送ると、相手はきっと萎縮してしまいます。件名は「〇月分請求書送付のご確認」など簡潔に明記するとともに、本文では「大変申し訳ないのですがご確認お願いします」という謙虚な気持ちが伝わるようにまとめましょう。

それには、納品書の番号や受領書の番号などを添えて相手が確認しやすいようにすれば、すぐに対応してくれます。「請求書が届かない！どうなっているんだ！」「請求書がないと支払いしない」などのニュアンスが伝わるようなメールは送らないように気をつけましょう。

２．請求書遅れによるリスクを明記しておく

多くの会社は請求書の締め日と支払日を決めています。例えば、「毎月末締めの翌月末支払い」「毎月１５日締め当月末支払い」などですが、その決まりを先方は知っているのか、こちらにも手落ちがあったかもしれないので、改めて請求書の到着期日と支払いサイクルについては、依頼メールに書き添えると親切です。

また、請求書の到着が遅れると支払いも遅れる場合があるなどのリスクを伝えることで、トラブルを防ぐことができ、迅速に対応してもらえるようになります。

３．良好な関係を保つ為に事を荒立てない

支払い処理をする経理の担当者からすれば、請求書が到着していない事で、仕事はストップして無駄な時間が生じます。しかし、先方からすればそれはこちら側の問題であり、請求書を送るのが遅れて悪いと思ってもこちらの内情など及び知らないこと。

感情的になっている状態で相手を責め立てるような文面のメールを送ると、相手も気を悪くしてしまいます。今後も良好な関係を続けるために、相手の非ばかりを責めることの無いようにしましょう。請求書遅れには大きな理由があるかもしれませんから、確認してもらう謙虚な姿勢でお願いメールを送りましょう。

請求書送付の依頼メールの文例

つづいては、請求書の送付依頼をするときのメールの文例をご紹介します。納品番号や注文番号がある場合は書き漏れのないよう特に注意が必要です。また、行き違いに到着するかもしれないので、その場合のお詫びを文末に加えるようにしましょう。

請求書送付の依頼メールの文例（１）

毎月継続的に取引のある相手に依頼メールを送る場合は、納品書番号などを記載せずとも「先月分」「〇日ご注文分」という書き方でも相手は確認できるでしょう。また、取引先の締め日や支払い処理の流れについても理解している事が多いので、ストレートに〇日までに送って欲しい旨を伝えた方が、相手も迅速に対応してくれます。催促や確認のメールをもらっても先方が嫌な気持ちにならず、すぐに対応してくれる低姿勢の表現を用いてメールをまとめましょう。

請求書送付の依頼メールの文例（２）

請求書の発送を促すメールでは、先方が速やかに確認できるように納品書№などを記載する配慮をすることで、的確に対応してもらえます。また、こちら側の決まりを再度提示する事で、相手に「忘れないようにしよう」と意識してもらえます。支払いが遅れるというリスクも言い回しに気をつけることで、受け取る側の気分を害することが無くなります。