打ち合わせの依頼メールの文例

取引先に打ち合わせの依頼メールを送るときは、メールのやり取りが何往復にもならないよう、メール文面の構成を工夫しなくてはなりません。また、打ち合わせの日時を相談しているつもりが、あなたの都合を先方に押し付けているような印象をもたれないよう注意も必要です。

このように、打ち合わせの依頼メールには気をつけなくてはならない項目がたくさんあります。ここでは、打ち合わせの依頼メールの文例をご紹介します。書き方やマナーについても解説するので参考にしてくださいね。

打ち合わせの依頼メールの書き方・マナー

まずは、打ち合わせの依頼メールを書くときに心がけておきたいマナーについてお伝えします。

１．用件が伝わる件名を明記しよう

毎日多くのビジネスメールを受け取る担当者は、件名と送り主を見て、今読むべき重要なメールか、後回しにすべきかを判断しています。打ち合わせの連絡も毎日たくさん受け取っている可能性もあるので、用件が伝わる件名にしましょう。件名の例を以下に記載します。

• 件名：お打ち合わせ日時のご相談
• 件名：商品〇〇のご面談日時のご確認

上記を参考に、件名は分かりやすく簡潔に明記することを心がけましょう。

２．依頼メールはあくまでも相手の都合優先で

先方とこちらの都合を調整し合わなければ、打ち合わせの日時は固まりません。こちらからアポイント取得の依頼をする場合は、自分の都合を押しつけるのではなく、あくまでも先方の都合に合わせるのが基本。

ただし、「来週、お打ち合わせ可能なお日にちはございますか」とだけ文面に記載するのも好ましくありません。ビジネスメールは最小限のやり取りで終わらせるよう文面をまとめるのが鉄則です。依頼メールを送る場合、相手に余計な手間を取らせないよう、先にいくつかの打ち合わせ日程を記載しておき、その中から都合の良い日を決めてもらうようにすれば、相手もスケジュール確認が楽です。

提示した日程だと都合がつかないこともあるでしょう。そこで「いずれの日程もご都合の悪い時には、どうぞご遠慮なくご都合をお知らせくださいませ」と書き添えることにより、気遣いある文面にまとめることができます。「打ち合わせ日程の相談→候補日時の提示→先方を気遣う一文」の流れは、ビジネスメールでは使用頻度の高い常套句のため覚えておくと便利です。

３．候補日は３つ以上が基本

多忙な時にスケジュールを確認するのは、面倒なものです。上述したように、相手の都合優先になるからといって「都合の良い日を教えてください」とするのではなく、こちらの都合の良い日時を複数挙げて、その中から打ち合わせの日時を選んでもらうと１往復のメールで終わらせることができます。そのため、候補日は少なくとも３日分は提示しましょう。そのなかで、提示した日にち自体は打ち合わせ可能なものの、時間をずらしてほしいという要望を先方からいただいたら、極力、相手の都合を優先するのがマナーです。

また、依頼メールを送るときの工夫ポイントとして、取引先との付き合いが長く、普段、面談日時を設定してもらっている曜日や日時をおおよそ理解している場合は、相手の予定を考慮した依頼メールを送る事により、スムーズに日時を決めることができます。

注意点は、先過ぎる予定を決めないこと。一か月以上先の打ち合わせ日時を決めるのではなく、１～２週間以内のスケジュールで決めるようにすると、お互いに確認しやすく予定が決めやすくなります。

打ち合わせの依頼メールの文例集

つづいては、打ち合わせの依頼メールの文例をご紹介します。２つのパターンをお伝えするので参考にしてくださいね。

社外との打ち合わせの依頼メールの文例（１）

打ち合わせ日程を記載しても、「日にちは良いけど時間だけ変更出来ないか」「スケジュール調整をするから少し時間が欲しい」などの返信がくる場合があります。候補日を挙げたのだから、この中から決めてほしいという押し付けにならないように、相手の予定にも柔軟に対応する一文を添えておきましょう。

先の問い合わせには、「了解いたしました。お時間が決まりましたらお電話でも構いませんので、ご連絡をお願い致します」などと答えることで、気持ち良く打ち合わせができるようになります。また、時間の猶予が欲しいという場合も、「お手数おかけいたします。決まり次第ご連絡くださいませ」と答えるようにしましょう。多少、不都合が出ても調整できる日程であれば、受け入れましょう。

社外との打ち合わせの依頼メールの文例（２）

打ち合わせ日程の依頼メールを送ったにも関わらず、返信が無いと話が前に進みません。資料が必要になる打ち合わせや飲食の提供が必要になる場合なども、日程が決まらないと手配できないことも出てきます。それを解消するには、返信の期日を記載することはもちろん、仮に先方からの返信が遅れても困らない一日前などを指定するようにします。返信期日を１日過ぎても連絡がない時は、様子伺いのメールを送って催促することも可能になります。依頼メールから日程まで時間がない場合は、急がせて申し訳ない旨を書き加えるようにしましょう。