飲み会の依頼メールの文例

忘年会や新年会など形式に則った飲み会ばかりでは無く、何かの折に社内、社外も含めて親睦を深める為に飲み会をセッティングすることがあります。

何の為にいつ、どこで、どんなメンバーで会費いくらの飲み会をするのか、その条件次第で出席者数が変わることも有りますから、基本事項はしっかり明記しておくのが基本です。

ここでは、飲み会の依頼メールの文例をご紹介します。社内向け・社外向けのメールの書き方もお伝えするので参考にしてくださいね。

飲み会の依頼メールの書き方・マナー

まずは飲み会の依頼メールの書き方や心がけておくべきマナーについてお伝えします。

社外に送るときはTO・CC・BCCを使い分ける

社外の人に飲み会の参加を依頼する場合、TO・CC・BCCを上手く使い分けることによって、先方に参加を促すことができます。依頼メールを送るときは以下のように区別して送ることが基本と心得ておきましょう。

• TO：先方の参加者数の確認をお願いする窓口担当者
• CC：参加をお願いしたい取引先の人（窓口担当者の上長や部署の責任者、役員）
• BCC：自社の参加者および上司

先方の幹事にTOで送ることによって、出欠確認をスムーズに進めることができます。

件名は用件が伝わるよう簡潔明瞭に明記する

飲み会の案内メールには出欠の意志を返信してもらうようにするのが基本ですが、件名が分かりにくいタイトルだと本文の内容を確認せず、見落とされる可能性があります。そうならないよう、件名は以下のように目に留まる工夫をすることが大切です。

• 件名：飲み会のお知らせ【返信期日〇月〇日】
• 件名：【要返信】懇親会の出欠のご確認
• 件名：【重要】交流会参加のお願い

飲み会の幹事は参加者を早めに把握しないとお店の選定や予約に進むことができません。件名を見たら用件が理解できるようなタイトルにすることによって、メールを受け取った相手はすぐに対応することが出来ます。

出欠の返事をしやすいように工夫する

返信率を高めるためには、出欠の返事を伝える方法を簡素化することが重要です。飲み会の依頼メールにそのまま返事を書いて返信してもらう、口頭で伝えてもらうなど、相手に余計な負荷がかからない手段を明記しておきましょう。

部署や課が複数ある場合は、課の長に取りまとめをお願いする一文を明記しておくなどの工夫をすることによって、出欠確認する人数が少なくて済むのでおすすめです。

地図やＨＰを記載する

飲み会の開催場所が分かりにくい立地の場合、場所がわからず開始時刻に間に合わない人も出てくる可能性があります。遅刻者がいると会のスタートも遅くなってしまい、場がしらけるので依頼メールには予め地図やホームページのURLを添付しておくと親切です。

飲み会の依頼メールの文例集

つづいては、飲み会の依頼メールの文例をご紹介します。社内向けと社外向けの２パターンをお伝えします。

飲み会の依頼メールの文例（社内に宛てる場合）

社内の気心知れた同僚達との飲み会は楽しいものです。文面も楽しさが伝わるようひと工夫をすると温かみのあるメールにまとまります。楽しそうな会になる雰囲気が伝わるメッセージを盛り込むことによって出席率が上がります。

また、出欠の返事を伝える方法も忘れず明記しておきましょう。知らせる人数が多くなりそうなときは、予めメールに出欠連絡票などを添付することでスムーズに返事を集めることができます。

飲み会の依頼メールの文例（取引先に宛てる場合）

取引先との更なる交流や親睦の場を持ちたいときは、まずは先方の参加可能な日程確認から行います。双方の取引にプラスになる効果を得る為に飲み会を開くのですが、声を掛けるこちら側が先方にお伺いを立てる低姿勢の依頼メールを送ることが基本です。取引先の窓口となる担当者の方にメールを送って、先方の参加人数の取りまとめをしていただけるように文面をまとめましょう。