上司に確認後の返信をお願いする催促メールの書き方・文例

上司に確認を依頼したのに返事がこないときは、催促メールを送って返信を促しましょう。

ただし相手は目上の人。いくら上司に非があるとはいえ、相手を責め立てるような文面にならないよう注意しなくてはなりません。気持ちよく対応してもらえるよう上司の立場を尊重した催促メールを心掛けましょう。

ここでは、上司に確認後の返信をお願いする催促メールの文例をご紹介します。返事がこないときのおすすめの書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

上司に確認後の返信をお願いする催促メールの書き方・マナー

まずは、上司に確認後の返信を促す催促メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

１．件名の書き方

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できる、分かりやすいタイトルにするのが基本です。忙しい上司の目に留まるよう、催促メールの件名は以下を参考にしてくださいね。

• 件名：【再送】プレゼン資料ご確認のお願い
• 件名：【ご確認のお願い】株式会社〇〇様への提案資料
• 件名：発送手配ご依頼の件

上記のタイトルであれば、メールを開封せずとも概ねの内容を理解することが出来るでしょう。

２．催促文は丁寧な言葉を用いる

メール本文で挨拶文を明記したあとは、改めてお願いしていた用件についての確認を行います。このとき、以前送ったメールへの返信がまだ届いていないことに対して、感情的な表現を用いて伝えるのはマナー違反です。

「忘れている」「遅れている」「約束を守ってほしい」といった書き方は上司を怒らせてしまう可能性もあるため避けましょう。へりくだった表現を用いてやんわりと伝えることを心掛けましょう。例文を以下に記載します。

• 先般ご連絡しております〇月〇日の営業会議の件、〇〇課長のご都合は如何でしょうか。日程も迫って参りました為、勝手ながら手配を進めたくご連絡致しました。
• 〇月〇日に営業会議の議事録確認をメールにてお願いしておりましたが、ご確認いただけましたでしょうか。まだお返事を頂いていなかったので何か行き違いがあったのではと思い、確認のためご連絡いたしました。

３．前置きで柔らかい印象を与える

相手にアクションを依頼する催促文の冒頭は「誠に恐れ入りますが」「大変失礼とは存じますが」「ご多忙中大変恐縮ですが」といった前置きを明記しましょう。相手により丁寧な印象を与えます。

• お忙しいところ大変恐縮ですが、改めて資料をお送り致しますので○日までにご確認頂けましたら幸いでございます。
• ご多忙のところ誠に恐れ入りますが、下記詳細をご確認の上、ご連絡頂きますようお願い致します。

前置きの有無でメールを読んだ相手の印象は大きく変わります。不快感を与えないためにも必ず書き記すよう心掛けましょう。

４．行き違いへのお詫びの一文を添える

すでに返事をもらっていた相手に手違いで催促メールを送ってしまったり、連絡に行き違いにより催促メールを送るのは失礼です。末尾には行き違いがあったときのお詫びの一文を添えるのが基本です。

• 本メールと行き違いがございました際には、何卒ご容赦下さい。
• なお、本メールと行き違いでお返事頂いております場合は、ご容赦頂きますようお願い申し上げます。

お詫びの文章は出来るだけ丁寧な言い回し、表現を用いて作成しましょう。

上司に確認後の返信をお願いする催促メールの文例

つづいては、忙しい上司の返事を促す催促メールについて文例を紹介していきます。

上司に確認後の返信をお願いする催促メールの文例（一度目）

上司に確認後の返信をお願いする催促メールの文例（二度目）

書くときのポイント：文例の流れ・構成は以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 以前送信したメールの確認状況を伺う一文
• 催促する理由
• 確認期日の通知
• 行き違いがあった場合のお詫び
• 結びの挨拶

忙しい上司に対してメールの返信を催促するとき、明らかに相手からの返事が滞っている場合でも「遅い」「遅れている」「期限を過ぎている」といった直接的な表現を用いるのは好ましくありません。上司に不快感を与えてしまいます。角が立たないよう、感情的・一方的な言い回しの文章は避け、忙しい上司を気遣った柔らかい表現の文章にまとめることを心掛けましょう。