歓迎会の案内メールの文例（新入社員・転勤・人事異動）

新入社員の入社や人事異動・転勤など、歓迎会は参加する社員同士の交流を深め、日常の業務を円滑に進める効果があります。歓迎会の案内メールを作成するときは、必要事項を漏れなく明記するだけでなく、参加を促す一文を添えましょう。

ここでは、歓迎会の案内メールの書き方をお伝えします。新入社員の入社や、部署異動・転勤により上司が異動してきたときの文例についても紹介するので参考にしてくださいね。

歓迎会の案内メールの書き方・マナー

まずは歓迎会の案内メールの書き方や心がけておきたいマナーについてお伝えします。

１．件名の書き方

ビジネスメールの件名は、一目見ただけで用件が伝わるタイトルにするのが基本です。歓迎会の案内メールを送るときは、以下の件名を参考にしてください。

• 件名：歓迎会のご案内
• 件名：【〇月〇日】歓迎会開催のお知らせ
• 件名：【重要】新入社員歓迎会のご案内
• 件名：【要返信】歓迎会のご案内

件名は長々と書かず、伝えるべきポイントを押さえて簡潔にまとめることが大切です。

２．宛名・挨拶文の書き方

メール本文の冒頭は宛名を書くのがマナーです。社員ひとりずつ送る場合と、複数人に一斉送信する場合で書き方が異なるので注意しましょう。

• 一人ずつ送る場合：〇〇支店長、〇〇部長、〇〇課長、〇〇さん
• 複数人に一斉送信する場合：社員各位、営業部各位、総務部各位

宛名を明記したら、次は挨拶文を書き記します。社内の方へ宛てるときの挨拶文は「お疲れ様です」としましょう。

「御苦労様です」という挨拶文は、目上の人が目下の人に用いる挨拶のため、注意しなくてはなりません。メールの送り先が部下や後輩の方であれば問題ありませんが、上司や役員へ送るメールの場合、マナー違反です。

３．歓迎会の案内文を書き記す

挨拶文を明記したら、歓迎会を開催する目的を簡潔に記しましょう。以下の文例のように趣旨を記載すると参加率が高まります。

• この度、当社には〇名の新入社員の方々が入社致しました。つきましては、〇月〇日に歓迎会を開催致します。
• この度の人事異動により、当支店に〇〇主任が着任されました。つきましては〇〇主任を歓迎する会を開催致します。

４．歓迎会の詳細は箇条書きにしよう

歓迎会の詳細は、案内メールで最も重要な部分です。記載漏れや書き間違いがないよう十分注意し、参加者に知らせるべき情報を盛り込みましょう。

• 日時：月日・曜日・時間
• 場所：開催場所を正式名称で書く、必要に応じて地図を添付する
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所は目印となる建物や看板を明記しておくと親切
• 会費：参加費用がかかる場合は税込金額で明記する、集金方法も記す
• 問い合わせ先：参加希望者に不明な点や質問したいことがあったときの連絡先を明記

これらは箇条書きのほうが文章で書くよりも分かりやすいです。参加者の目線に立って、必要事項を記載しましょう。

５．返信方法や期日を明記する

案内メールに歓迎会の詳細を記した後、参加・不参加に関する返信方法や期日について明記しておく必要があります。返信期日を設けずに送ったメールは返事すること自体を忘れられ、いつになっても出欠の返事が集まらない…というケースが考えられます。

ギリギリになって慌てることのないよう、返信期日は開催予定日の１週間〜１０日前としておきましょう。

歓迎会の案内メールの文例

つづいては歓迎会の案内メールの文例を紹介します。お困りの方は是非参考にして下さいね。

歓迎会の案内メールの文例（転勤・部署異動）

歓迎会の案内メールの文例（新入社員）

書くときのポイント：文例の流れは以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 歓迎会開催の趣旨・お知らせ
• 歓迎会の詳細
• 返信期限・方法
• 問い合わせ先の記載
• 結びの挨拶

歓迎会の趣旨は魅力のある書き方を心がけ、案内メールを送った相手の参加意欲を促すことが大切です。参加義務のある歓迎会の場合でも気持ちを高める一文を添えましょう。