新年会の案内メールの文例（社内・社外向け）

年初一発目の幹事の仕事はミスなく良いスタートを切りたいものです。

新年会の幹事を任せられたら早めに段取りを進めないと、会場の予約が難しくなったり、参加予定人数の集計がうまく捗らなかったりとトラブルを引き起こしてしまう可能性があります。

ここでは、新年会の案内メールの書き方やマナーを紹介します。社内向け・社外向けの案内メールの文例もお伝えするので参考にしてくださいね。

新年会の案内メールの書き方・マナー

まずは新年会の案内メールの書き方や心がけておくべきマナーについてお伝えします。

１．件名の書き方

ビジネスメールの件名は、一目見てメールの用件が伝わるような簡潔かつ具体的なタイトルを明記するのが基本です。以下を参考に、件名を記しましょう。

• 件名：新年会のご案内
• 件名：新年会のお知らせ
• 件名：【要返信】新年会のご案内
• 件名：【〇月〇日】新年会のお知らせ

件名に「お世話になっております」や「お疲れ様です」といった挨拶文を明記するのはＮＧです。用件が伝わらない件名は相手に失礼だと心得て件名を書き記しましょう。

２．メール本文冒頭は宛名を明記する

メール本文の冒頭は宛名から書き始めるのがマナーです。宛名は新年会の案内メールを送る相手が社内か社外かによって分かれますし、複数人に一斉送信するかによっても書き方を変える必要があります。以下を参考にしてください。

取引先など、社外の複数人に案内メールを一斉送信するのは基本的に失礼です。特に、新年会は一年の節目となる大切な親睦の場。できれば一人ずつ個別に案内メールを送りましょう。

３．新年の挨拶を添えても良い

宛名を書いたら、次は挨拶文を明記します。通常、職場など社内の人に送る場合は「お疲れ様です」、社外に送る場合は「お世話になっております」が基本ですが、新年早々に送るメールの場合は「明けましておめでとうございます。今年も宜しくお願い申し上げます」といった年始に相応しい挨拶文を明記しても構いません。

特に、取引先など、社外の人に年明け後はじめて連絡するメールが新年会の案内なら、年始の挨拶文を書き添えておくのが礼儀です。

４．新年会への参加を促す言葉を明記しよう

挨拶文を記したら、次は新年会の開催を知らせると共に、新年会を開く意図や目的を簡潔に明記しておき、参加を促す工夫を入れましょう。案内文だけの味気ないメールにならないよう以下のような一文を添えましょう。

• 新年を迎え、社員の親睦を図るとともに今年一年の抱負を語り合う会として新年会を開催致します。
• 今年１年を実りある年とすべく、新年のスタートとして英気を養いましょう。

５．詳細は箇条書きで分かり易く書く

新年会の案内メールでは、開催日時や会場・会費についての情報を正確に明記しなくてはなりません。記載漏れや書き間違いが無いよう十分注意し、参加者に知らせておくべき必要事項を箇条書きで記載しましょう。最低限明記すべき項目は以下の通りです。

• 日時：月日・曜日・時間
• 会場：新年会の開催場所を正式名称で書く
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所の場合は目印となる建物を伝えたり、地図を添付する
• 会費：税込金額で書く、集金方法も明記する

６．返信期日・幹事の通知

新年会の案内メールの詳細を記載したら、次は出欠の返信期日を明記しましょう。また、参加不参加の返答方法についてもあわせて書いておく必要があります。

• 恐れ入りますが、出席のお返事は各課で取りまとめて、〇月〇日までに幹事〇〇までお知らせください。
• 出席のお返事は各部署でとりまとめて、〇月〇日までに幹事〇〇までお知らせください。

新年会を開催するお店の予約状況にも関わるので、開催予定日の一週間前～１０日前を期日にすることが大切です。

新年会の案内メールの文例

つづいては、新年会の案内メールの文例を紹介していきます。幹事の方は是非一読して参考にしてくださいね。

新年会の案内メールの文例（社内向け）

新年会の案内メールの文例（社外向け）

書くときのポイント：新年会の案内メールの流れは以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 新年会開催のお知らせ
• 参加のお願い
• 新年会の詳細・概要
• 返信期日・幹事の通知
• 結びの挨拶

新年会の概要については、事前に伝えておくべき必要事項に漏れや誤りがないかを送信前にしっかり確認しましょう。また、新年会の開催場所が分かりづらい立地にある場合、地図を添付したり、ＨＰのＵＲＬを記載しておくと親切です。