決起集会の案内メールの文例

決起集会の案内メールを送るときは、開催場所や会費などの項目を箇条書きで記載し、参加者が確認しやすい工夫を心がけましょう。

また、決起集会を開催する意図や目的を明記することによって、参加率と参加者の意識を高めることが大切です。

ここでは、決起集会の案内メールの書き方をお伝えします。飲み会を開催するときの文例も紹介するので、メールを作成するときの参考にしてくださいね。

決起集会の案内メールの書き方・マナー

まずは決起集会の案内メールの書き方や心がけておくべきマナーについてお伝えします。

１．件名の書き方

ビジネスメールの件名は、一目見ただけで用件が伝わるタイトルにするのが基本です。決起集会の案内メールを送るときは、以下の件名を参考にしてください。

• 件名：決起集会のご案内
• 件名：【〇月〇日】決起集会開催のお知らせ
• 件名：【重要】〇〇プロジェクト決起集会のご案内
• 件名：【要返信】決起集会のご案内

件名は長々と書かず、伝えるべきポイントを押さえて簡潔にまとめることが大切です。

２．メール本文冒頭は宛名を明記する

メール本文の冒頭は、まずは宛名を書くことから始めます。宛名は案内メールを送る相手が社内・社外かによって書き方が変わりますし、一人に送るか複数人に一斉送信するかによっても異なります。以下の表を参考にしてくださいね。

取引先などの社外の人や目上の人に案内メールを一斉送信するのは基本的に失礼です。できれば一人ずつ個別に決起集会の案内メールを送りましょう。

３．挨拶文は案内メールを送る相手によって変える

宛名を明記したら、次は挨拶文を書きましょう。

• 社内向けの挨拶文：「お疲れ様です」
• 社外向けの挨拶文：「いつも大変お世話になっております」「平素より大変お世話になっております」

挨拶文で間違えやすいのは「ご苦労様です」という書き出しです。「ご苦労様です」は目上の人が目下の人に用いる挨拶なので、使用しないよう注意しましょう。

４．決起集会の開催理由・主旨を述べる

飲み会の出席率を高め、意義のある場にするためにも、決起集会を開催する理由・趣旨を述べることは重要です。下記の例文を参考に、

• 組合員ひとりひとりの意見が大きな岩を動かす原動力となります。
• 社員間の親睦を図り、情報や意識を共有することが成功に導くカギとなります。

「他人事ではありませんよ」「重要ですよ」といった直接的な表現ではなく、飲み会をする目的を具体的に明記することが大切です。

５．決起集会の詳細は箇条書きにしよう

決起集会の詳細は、案内メールのなかでも重要な部分です。記載漏れや書き間違いがないよう十分注意し、参加者に知らせるべき情報を盛り込みましょう。

• 日時：月日・曜日・時間
• 場所：開催場所を正式名称で書く、必要に応じて地図を添付する
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所は目印となる建物や看板を明記しておくと親切
• 会費：参加費用がかかる場合は税込金額で明記する、集金方法も記す

これらは箇条書きのほうが文章で書くよりも分かりやすいです。参加者の目線に立って、必要事項を記載しましょう。

６．返信方法や期日を明記する

案内メールに決起集会の詳細を記した後、参加・不参加に関する返信方法や期日について明記しておく必要があります。返信期日を設けずに送ったメールは、返事すること自体を忘れられ、いつになっても出欠の返事が集まらない…というケースが考えられます。

参加者数にもよりますが、ギリギリになって慌てることのないよう、返信期日は開催予定日の１週間〜１０日前としておきましょう。

決起集会の案内メールの文例

つづいては決起集会の案内メールの文例を紹介します。

書くときのポイント：文例の流れ・構成は以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 決起集会開催のお知らせ
• 決起集会の趣旨の共有
• 参加を促す言葉
• 決起集会の詳細
• 結びの挨拶

決起集会がただの飲み会にならないよう、飲み会を開催する趣旨は案内メールで明記しておきましょう。プロジェクト開始前の決起会なら、プロジェクトを進行する上でメンバーに共有すべき重視するポイントや、社内におけるプロジェクトの重要度を簡潔に書き記すことにより、参加を促すことにも繋がります。