祝賀会の案内メールの文例（社内・社外）

祝賀会の案内メールを送るときは、丁寧な言い回しや適切な表現を用いて、参加したい気持ちにさせる文面にまとめることが大切です。

祝賀会の詳細は必要事項を箇条書きで記載し、参加者が確認しやすい工夫を心がけましょう。

ここでは、祝賀会の案内メールの書き方を紹介します。社内・社外に宛てる場合の文例もお伝えするので参考にしてくださいね。

祝賀会の案内メールの書き方・マナー

まずは祝賀会の案内メールの書き方や心がけておくべきマナーについてお伝えします。

１．件名の書き方

ビジネスメールの件名は、一目見ただけで用件が伝わるタイトルにするのが基本です。祝賀会の案内メールを送るときは、以下の件名を参考にしてください。

• 件名：祝賀会のご案内
• 件名：【〇月〇日】祝賀会開催のお知らせ
• 件名：【重要】祝賀会のご案内
• 件名：【要確認】祝賀会のご案内

件名は長々と書かず、伝えるべきポイントを押さえて簡潔にまとめることが大切です。

２．メール本文冒頭は宛名を明記する

メール本文の冒頭は、まずは宛名を書くことから始めます。宛名は案内メールを送る相手が社内・社外かによって書き方が変わりますし、一人に送るか複数人に一斉送信するかによっても異なります。以下の表を参考にしてくださいね。

取引先などの社外の人や目上の人に案内メールを一斉送信するのは基本的に失礼です。できれば一人ずつ個別に祝賀会の案内メールを送りましょう。

３．挨拶文は案内メールを送る相手によって変える

宛名を明記したら、次は挨拶文を書きましょう。

• 社内向けの挨拶文：「お疲れ様です」
• 社外向けの挨拶文：「いつも大変お世話になっております」「平素より大変お世話になっております」

挨拶文で間違えやすいのは「ご苦労様です」という書き出しです。「ご苦労様です」は目上の人が目下の人に用いる挨拶なので、使用しないよう注意しましょう。

４．祝賀会の詳細は箇条書きにしよう

祝賀会の詳細は、案内メールで最も重要な部分です。記載漏れや書き間違いがないよう十分注意し、参加者に知らせるべき情報を盛り込みましょう。

• 日時：月日・曜日・時間
• 場所：開催場所を正式名称で書く、必要に応じて地図を添付する
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所は目印となる建物や看板を明記しておくと親切
• 会費：参加費用がかかる場合は税込金額で明記する、集金方法も記す
• 問い合わせ先：参加希望者に不明な点や質問したいことがあったときの連絡先を明記

これらは箇条書きのほうが文章で書くよりも分かりやすいです。参加者の目線に立って、必要事項を記載しましょう。

５．返信方法や期日を明記する

案内メールに祝賀会の詳細を記した後、参加・不参加に関する返信方法や期日について明記しておく必要があります。返信期日を設けずに送ったメールは返事すること自体を忘れられ、いつになっても出欠の返事が集まらない…というケースが考えられます。

ギリギリになって慌てることのないよう、返信期日は開催予定日の１週間〜１０日前としておきましょう。

祝賀会の案内メールの文例

つづいては、祝賀会の案内メールの文例を紹介します。社内・社外に送る場合の２パターンをお伝えするのでメール作成にお困りの方は是非ご参照ください。

祝賀会の案内メールの文例（社内）

祝賀会の案内メールの文例（社外）

書くときのポイント：文例の流れは以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 祝賀会の趣旨
• 祝賀会の詳細
• 返信期日・返信方法の通知
• 参加のお願い
• 結びの挨拶

メール本文冒頭に時候の挨拶を盛り込むと温かみのある文面にまとまります。また、参加のお願い文は、冒頭に「お忙しいと存じますが」「ご多忙かと存じますが」という一文を付け加えるとより丁寧な印象を与えることが出来ます。祝賀会の趣旨・詳細情報・返信期限は漏れなく記載し、場所がわかりづらい場合や遠方の方には地図を添付すると親切でしょう。