入金遅れのお詫びメールの文例

人的、または機械的な問題で納めなければいけない期日に入金できていない…。そんなトラブル、会社勤めをしていたら誰にでも経験があるはずです。相手先との立場もありますが、期日を守れないと社会人として、法人の場合でしたら会社としての信用に自ら傷をつけていることになります。

しかし、入金遅れに気づいた時、メールを１本送れば、マイナスの印象を緩和させることができます。いえ、それどころかメール内容やタイミングによっては逆にプラスの印象を与えることもあるでしょう。今回は入金が遅れた時のお詫びのメール例文についての書き方・マナーを紹介していきます。

お詫び例文の書き方・マナー

社会人の大原則として、時間とお金にルーズな方は「だらしの無い人」というレッテルを貼られてしまいます。特にお金に関しては注意しなければいけません。いくら良い仕事をしたとしても入金が遅れると取引先を不安にさせてしまいます。

「この人と仕事して本当に大丈夫だろうか…」先方が不安や不信感を抱いてしまうと、それらを相殺するにはかなりの時間と労力が必要です。お金に関するミスが発覚した場合、基本的には電話で先方に伝えることが一番。しかし、先方が忙しく電話がなかなか繋がらない場合やこちらが移動中などで電話をかけられない状況の時は、謝罪の言葉をメールに託すよう心がけましょう。

先ずは入金が遅れてしまったことを素直に謝る

先方にしてみれば、お金を入金するこちら側の理由などまったく関係ないことです。最初に言い訳ばかり長々と述べるようなことはせず、冒頭では誠実にお詫びを述べましょう。

• いつも大変お世話になっております。
• 〇〇日納期予定の入金が遅れてしまい、誠に申し訳ございません。
• 弊社に多大なご迷惑をおかけすることを心よりお詫び申し上げます。

上述しているように、文章の出だしで入金が遅れてしまったことを素直に謝罪しましょう。勿論、メールを送るタイミングは納期から時間が経っていない方が良いので、気づいた時点ですぐに対応するよう心がけてください。

いつ入金できるか？こちらの予定納期を間違いなく伝える

謝っただけで具体的な次の納期が記されていなければ、意味がありません。しっかりと謝罪の言葉を記した後には、次の入金予定日を記すことが重要です。この時、気をつけなければいけないのは「最短」かつ「確実」に入金できる予定日を伝えること。

当たり前のことのように感じる方がいらっしゃるかもしれませんが、一般的に銀行振り込みは土日・祝日が休業日です。よって、金曜日の夕方に「これからすぐに振り込みます」と伝えても相手先に入金が確認されるのは休日明けの月曜日となるわけです。

メガバンクやネットバンクをメインバンクとして利用している場合には、祝日でも振込手続きを行うことができる銀行があります。しかし、取引先が休日休みの銀行を利用していると入金が反映されるのは休日明け。これだと、結果的にお詫びのメールでも正確な情報を伝えられていないことになります。これは絶対にNGです

焦っていると視野が狭くなり普段起こさないようなミスを起こしてしまいます。カレンダーをしっかりとチェックして、確実な入金日を先方に伝えてください。

最後に入金が遅れた理由を述べる

確実な入金予定日を記した後、先方に今回入金が遅れてしまった理由があれば先方に伝えましょう。理由ばかり長々と記すのは言い訳がましいのでNGですが、端的にざっくりとした理由を伝えるのは必要なことです。失念していた、システムトラブル、会社の連絡ミス…等々、細かいことには触れず問題を客観視して分かりやすく先方に伝えましょう。理由によっては、相手先も納得してくれることもあります。

入金が遅れた際の謝罪メールの文例

では実際にどのように謝罪のメールを作成すれば良いのでしょうか。ビジネスメールに慣れていても、見逃しているポイントがあるかもしれません。具体的に上記した順で、お詫びのメールを作成すると下記のようになります。

お詫びメール作成のポイント：このように、ポイントはまず入金が遅れたことをすぐ謝罪すること。入金が遅れたことに関してはこちらに非があることは間違いないですし、遅れた理由については社内の事情であって先方には全く関係の無いことです。遅延する経緯があったとしても、その理由が言い訳として先行しないように書くことを心がけ、先ずはしっかりとお詫びの言葉を述べることが重要です。

そして、入金に関しては銀行の営業時間や営業日を考慮し、送金から入金の間に日を跨ぐ可能性がある場合には送金手続きを行った時間を伝えると良いでしょう。問い合わせから直ぐに対応したことはアピールすべき要素です。最終的に全体を見直し、必要事項(再入金日)とざっくりした理由、そして誠意が伝わる内容であればOKです。