商品欠品の謝罪メールの文例

商品を発注したいのに在庫が無い。人気商品を購入する際にありがちなパターンです。しかし、その商品を購入しようとしてくれたお客さんは商品の発注先に対して、良い印象は抱きません。

商品購入を決断したのにも関わらず、その商品が無い訳ですから、肩透かしを食らった気分になります。それどころか中には「頼んだのになぜ商品が無いんだ！？」と腹を立てるお客様もいらっしゃいます。

こんな時、直接お客様の元に出向き顔を合わせて謝罪することが一番の対応方法でしょう。しかし、お客様との距離があまりにも離れている場合、この直接的な対応が難しくなります。こういう時は電話、またはメールでの対応するのがお勧めです。

メールと電話のどちらかであれば、電話の方がベターですが、深夜やお食事時など、時間帯によっては電話をかけること自体が迷惑となる場合があります。こういった微妙な時間帯だと判断された場合にはお詫びメールでの対応を選択するのがマナー。ここでは商品欠品の謝罪メールの文例についてご紹介します。謝罪メールの書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

商品欠品の謝罪メールの書き方・マナー

謝罪メールは、注文を受けてから時間が経たないうちにお客様に送るスピード感が大切です。連絡が遅延してしまうと「時間がかかった上に商品が無い」とお客様を怒らせてたり、困惑させる最悪のケースになってしまいます。特に、ギフトやお祝い、誕生日プレゼントなど、ピンポイントの日時を狙った贈り物の場合は、対応時間が少し遅れただけでお客様に迷惑を掛けてしまいます。お詫びのメールを送るときは、迅速な対応を心掛けましょう。

メールの冒頭で商品欠品の事実を伝える

商品欠品に関する謝罪メールを送る時は、先ず先方の名前を間違いなく記載し、その次に「発注を受けた商品が品切れだ」ということを伝えましょう。メールは最も伝えるべき用件を上部に書くのがマナー。無いものは無いわけですから、この事実を一番先に伝えましょう。

また、いつ(日時)、何(商品)をいくつ(数)、注文したか誤りが無いよう記載して下さい。時間が経っている場合、お客さんも注文したことを忘れていたり、注文内容が曖昧になっていたりする可能性があります。商品名や製造番号はもちろん、受注した商品の数量も明記します。10個オーダーを受けても在庫が5個しかない場合、その旨も正確に伝え、注文数に関する確認も行わなければいけません。

商品再入荷の見通し

商品をどうしても購入したいお客様としては、「商品が現時点で欠品しているのであれば、次の入荷はいつだろう？」と、再入荷のタイミングが気になるところ。生産数の多いものでしたら安定した供給が期待できますが、希少性の高い商品ですと再入荷の見通しが立たない場合があります。再入荷の見通しが立つのであれば再入荷のタイミング、またそこからお客様へお届けできるおおよその予定を伝えると親切でしょう。

欠品理由を記載する

紹介が欠品している理由はとても重要です。原産地が地震や台風などの天災に見舞われた場合は、その影響によって仕入れの延期が発生していることをしっかりと述べるべきです。こういった自然被害による欠品であればお客様も納得せざるをえません。

お客様の頭を冷やす冷却材にもなります。これは事故や交通障害に関しても同じことがいえます。もちろん、受注側の単純なミスが原因であればしっかりとその旨を伝え、再度繰り返すことの無いよう陳謝するべきです。

商品欠品の謝罪メールの文例

では、実際に商品欠品に対する謝罪メール(謝罪文)をどのように構築していけば良いのか、こちらで紹介していきます。ビジネスメールの中でも商品欠品に関する謝罪文は再入荷の理由など、受注側の連絡事項が多くなります。どのコンテンツも重要なので見落とすことの無いよう注意して下さい。

書くときのポイント：商品欠品の謝罪メールを書くときの流れは、

• お客様の名前
• サービスご利用の御礼
• 注文数に対する在庫の説明
• 再入荷の予定
• お詫びと欠品の理由
• キャンセル・注文変更のお知らせ
• 不明点のお問い合わせについて

というフローになります。お客様の中には、希望する商品をオーダーできないと困ってしまう方もいるため、謝罪メールではそういった方々に対して現状を正確に伝えつつ、再入荷や注文変更に関しての情報を提供することで安心感を与え、理解を得ることが目的といえます。謝罪はもちろん、現状でお客様のニーズにどのように応えられるか、正直に伝えることがポイントにもなります。メールでもこのやり取りをスムーズに行うことが出来れば、お客様との信頼関係を築くことが出来る筈ですよ。