商品誤配送のお詫び・謝罪メールの文例

「商品を購入にしたが、送られてきた物は注文した商品と違うものだった」

こういった誤配送はごく稀にですが、必ず存在します。商品は何であれ、お客様はお金を払って購入し、到着を楽しみに待っています。したがって、誤配送はお客様の期待を裏切る行為となります。

また、仕事に使うような重要なものを購入した場合、予定通り配送されなければ、お客様に多大な迷惑をお掛けしてしまいます。故意ではないにせよ、誤配送というミスを犯してしまったのは配送する業者のミス。

こんなとき、一本お詫びのメールを送るか送らないかでお客様に与える印象が大きく変わってくることをご存知でしょうか。今回は商品誤配送の際のお詫びメールを送る際の書き方やマナー、例文等々を紹介していきます。

商品誤配送の謝罪メールの書き方・マナー

商品誤配送の際のお詫びメールはミスに対して、配送する側の業者がどのような対応をとるかということをしっかり記さなければいけません。お客様は商品が届かないと仕事に支障をきたし、そのことが原因で自社の信用に大きな傷をつけてしまう一大事に発展する可能性があります。

なるべく早くメールを送る

商品後配送の際は、気づいた時点で迅速にメールを作成し、お客様に送るべきです。お客様より先に誤配送に気づけば、まだ傷は浅いといえます。誤配送発覚から時間が経たないうちに対応すべきでしょう。

また、お客様から連絡を受けて誤配送が発覚した場合は、特に返信に時間をかけないよう迅速かつ正確な対応が必要となります。場合によっては電話をし、誠心誠意謝罪する姿勢が求められます。

まずはお礼そして謝罪の言葉

お客様に対して販売サービス利用のお礼を簡潔に冒頭に述べた後は謝罪の言葉を述べましょう。多くの販売会社が存在している中で、お客様は何らかの魅力やメリットを感じて今回御社から購入する決断をしてくれています。まずはしっかりお礼の言葉を述べるよう心がけて下さい。

謝罪に関する言葉をお礼の後に記した方が文章の道筋として違和感がありません。お詫びの文章ですが、必要としている商品が予定通り届かないことでお客様には多大な迷惑をかけしまうケースがあります。したがってメールを送る際には

• お客様の意とする商品が届かなかったこと
• それに関して迷惑をかけてしまったこと

この2点にポイントを絞って謝罪文を作成して下さい。また、誤配送はお客様に非はありません。配送する側のミスですから、丁寧かつ慎重に言葉を選びメールを作成してください。

その後の対応について述べる

お礼と謝罪の言葉の次は、誤配送に対して今後どのような対応をとるか、お客様に伝えましょう。この部分はお客様が最も気にする重要なポイントです。

誤配送により、商品の到着が遅れてしまっています。お客様が注文した商品がいつ到着するのか、なるべく正確な日時を伝えましょう。この際、最速でお客様に届けられるよう努めるべきです。

また、誤って送った商品に関してどのような処置を行うかも記しましょう。食品やお酒でしたらお詫びとしてお客様に消費して頂くのも良いでしょう。そういう訳には行かない場合は再配送の際、配送員が回収する…等の旨をメールに記しておけばお客様も困りません。

商品誤配送のお詫び・謝罪メールの文例

つづいては、実際に謝罪メールを作成する際の例文を紹介していきます。いざメールを作成する…となると用いる言葉などがパッと浮かばないこともあります。そんなときは、下記の例文をぜひ参考にしてみてください。

書くときのポイント：流れとしては以下の順番となります。

• サービス利用のお礼
• 誤配送に関する謝罪
• 際配送のスケジュール
• お詫び、挨拶

謝罪と際配送のスケジュールは必ず明記することはもちろん、今後の社内の体制強化に関する取り組みといった再発防止策に関しても記しておけば、今回の配送ミスを会社側がどの程度大きく受け止めているか、反省の意もお客様に伝えることが出来ます。そして、なるべく迅速かつ丁寧な対応をとり、お客様にまた利用してくださるよう、丁寧な挨拶へと自然に繋げられればメールを自然に締めくくることが出来ます。

また、誤配送に関しての理由を盛り込むことは控えてください。誤配送は配送する側のミスです。受注した会社の間に幾つか子会社が挟んでおり、誤配送が直接受注した会社のミスで無かったとしても、それはお客様には関係のないことです。誤配送の理由を述べてもお客様におかけした迷惑は解消できませんし、だらだらと理由ばかりを述べただけの謝罪文は逆に読み手に悪い印象を与えてしまう可能性もあります。この点に注意を払い、必要最低限の言葉で、気持のこもったお詫びメールを作成するよう心掛けましょう。