納品遅延のお詫びメールの文例

製品を製造しているメーカーの方にとって、納品の遅延が原因で取引先に迷惑をかけてしまうこともあるでしょう。納品遅延は納品先の企業だけではなく、その先で商品が到着するのを待っているお客様にまで迷惑をかけてしまいます。遅延が起きてしまった場合、速やかにお詫びのメールを送り、相手の不安や不快感を出来るだけ取り除くことが大切です。

ここでは、納品遅延によりお客様や社内の方々に迷惑をかけてしまった場合のお詫びメールの文例を紹介します。お詫びメールを作成する時のポイントや、必ず添えておきたい文面などについてもお伝えしていきますので、納品遅延のお詫びメール送信時の参考にしてくださいね。

納品遅延のお詫びメールの書き方・マナー

まずは、納品遅延が起こってしまった場合のお詫びメールを作成するために押さえておきたいポイントについて紹介します。対応の手順やタイミングなどについても説明していきますので、納品遅延のお詫びメールをする時の参考にしてみてください。

遅延が発覚したらすぐに先方に連絡

予定していたスケジュールよりも納品が遅れてしまうと、直接納品する相手に迷惑をかける他にも、その先の受取手に迷惑をかけてしまう可能性があります。また、納品予定の製品の一部品であり、新製品を生産するために使用するものの場合、先方の生産計画を狂わせてしまう可能性があるため、早めに対策をとる必要があります。納品の遅延は、先方に伝えにくい報告ではありますが、遅延が確定したらできるだけ早く先方に連絡を入れることが大切です。

状況をしっかりと説明する

納品遅延が発生した場合、なぜこのような遅延が発生したのかをしっかりと先方に説明することも大切です。配送中の事故といった交通トラブルや天災など、やむを得ない事情により遅延することもあるためで、納品先も納得のいく事情であれば、多少納期が遅れても許してもらえる可能性が高くなるためです。どのような事情で納期が遅れているのか、現在品物自体がどのような状況下にあるのかなどを、分かりやすく伝えることが大切です。

納品が完了するまでしっかりフォローする

納品が遅れてしまう旨を先方に伝えたら安心してしまいがちですが、納品自体は完了していません。遅延が起こった後に再度設定した納品日から更に遅れてしまう可能性も十分にあります。

遅延が起きてしまったものに関しては、納品がしっかり完了するまでフォローしていくことが大切です。また、遅延が長期に及ぶ場合には定期的に状況報告などのフォローを先方に入れておくと、より安心感が増します。

納品遅延のお詫びメールの文例

つづいては、納品遅延のお詫びメールの文例をご紹介します。納品遅延でお客様や社内の人々に迷惑をかけてしまった時に使える文例を紹介しますので、参考にしてくださいね。

納期遅延が発覚したときのお詫びメールの文例

文面ではしっかりとお詫びを述べつつ、納期がいつになるのかを明確に伝えましょう。納品予定日よりも前に納期遅れが発覚している場合には、すぐに先方に納期遅延が発生する旨を伝えることが大切です。納品予定日が遅れてしまう恐れがあることを、分かりやすく説明した上でしっかりお詫びの言葉を添えるようにしましょう。また、納期が遅れて次の納品予定日がいつ頃になるのかもしっかり明記しておくことが大切です。先の納品予定が分からない場合には「分かり次第すぐにご連絡致します」という言葉を添えて誠意を伝えましょう。

納期遅延商品発送時のお詫びメールの文例

発送が完了するまでしっかりとフォローする。納期遅延の場合には、納品遅れのお詫びのメールだけで取引が完了するわけではありません。納品が遅れてしまった時は、責任を持って納品が完了するまでフォローしていくことが大切です。

遅延を起こした商品の発送が完了したら速やかに先方に連絡をし、遅延のお詫びの文章や、今後は遅延を起こさないように注意を払うという内容をしっかり添えるようにしましょう。遅延を起こしてしまっても、その後の誠実な対応でカバーできる可能性は十分にありますので、気を抜かずに納品が完了するまでしっかりと対応することが大切です。