営業断りのお詫びメールの文例

営業マンから商品を提案されたものの、会社に必要なく、断らないといけないとき、提案してくれた熱心な営業マンのことを思うと、ストレートに断るのは気が引ける方もいるでしょう。商談時、面と向かって断りにくいことから「一週間後に返事します」と伝えてその場を乗り切ったとしても、いづれ返事はしなければなりません。

断りをメールで入れる場合、担当者として、素っ気無い断り方をして自社の企業イメージを損なうことや、営業マンに大きな精神的ダメージを与えることはできる限り避けたいものです。ここでは、提案を断らないといけない場面に直面した時のために、営業お断りメールの文例や、書き方についてご紹介していきます。

営業断りのお詫びメールの書き方・マナー
営業断りのお詫びメールの文例

営業断りのお詫びメールの書き方・マナー

相手が付き合いの深い取引先であればあるほど、その会社からの営業は断り辛いものです。しかし会社・個人としても必要としないものを付き合いで購入することは無意味なこと。そこは心を鬼にしてお断りのメールを送らなければいけません。

営業お断りメールを送るタイミング

商談後、営業マンからの提案を断るときの返信は、早いに越したとこはありません。社内で検討した結果、相手企業の商品やサービスを導入しないことが決定したら、すぐに断りのメールを送ります。明らかに不要なモノを提案された場合も同様に、判断したらすぐにお断りのメールを送るよう心掛けましょう。

メールが届いてからあまり時間を空け過ぎると、相手に期待をもたせてしまいますし、その上で断ると勿体つけたような、意地悪な対応と捉えられることもあります。相手を気遣う上でも営業メールへの返信はなるべく早く行うべきです。

前置きは不要、先ずお断りの言葉を述べる

形式的なあいさつの言葉を記した後は単刀直入にお断りの言葉を明記しましょう。勿論、その前に前置きとして「この度はシステムのご提案、誠に有難うございます」といった、相手に配慮する最低限の言葉は必要です。提案に対するお礼や労いの言葉を記した後は、率直な意見を述べて営業をお断りする旨を伝えて下さい。

注意すべき点は前置きが長くなり過ぎないこと。日頃お世話になっている取引先からの営業は、なかなか断りづらいものです。しかし、曖昧な返事をしてしまうと逆に相手を振り回してしまいます。相手のことを気遣うのであれば、きっぱりお断りするのが一番です。

相手への配慮を忘れずに

なぜ今回の営業を断割らなければいけないのか。その理由が明確であれば、メールに理由を記すことも「有り」でしょう。

社内にて検討しましたが、現在購入のタイミングでないと判断した為、今回のご提案は見送らせて頂きます
検討しましたが費用の面でどうしても折り合いがつかず、今回のご提案は見送らせて頂きます

ざっくりとしている理由だとしても、メールを受け取った営業マンとしては、この理由があるだけで納得できる場合もありますし、「しっかりと検討してくれた」と思ってくれる筈です。また、断る理由が商品・サービスの内容や価格面の場合は、見直しの検討をしてもらえる可能性も出てきます。

肝心なことは相手の営業活動に対する気遣いです。商品やシステム、サービスの提案を頂いたことに対するお礼は絶対に忘れてはいけません。継続的な取引のある先へのメールの締めくくりには、「現在購入させて頂いております○○に関しては引き続き、変わらぬお取引を宜しくお願い致します」「今後とも宜しくお願い致します。」「今後も変わらないお付き合いを宜しくお願い致します」という内容の言葉を送りましょう。