進捗遅れのお詫びメールの文例集

「期限が迫っているのに納期に遅れそうだ」

「計画よりも進捗が遅れている」

どんな仕事にも期日があります。想定よりも遅れてしまった場合は、迷惑をかけてしまった相手にお詫びをしなければいけません。その際、謝罪するとともに、遅延理由やいつまでに対応できるのか、予定納期を伝える必要があります。また、進捗遅れにより多大な迷惑がかかる場合は、その対処方法も考える必要があります。今回は、進捗遅れのお詫びメールの文例をご紹介します。謝罪メールの書き方やマナーについても解説するので参考にしてくださいね。

進捗遅れのお詫びメールの書き方・マナー

まずは進捗遅れのお詫びメールの書き方や心がけておきたいマナーについてお伝えします。

１．メール本文の冒頭で進捗状況を伝える

間に合いそうにないと判断したら、そのタイミングで現在の進捗状況を伝えましょう。予定よりどのくらい遅れが出ているのか、また、予定に間に合う可能性がまったくないのかなど、現状を分かりやすく簡潔に書き添えます。期日まで間に合う可能性がゼロに近い場合は、その旨を伝え、指示を仰ぎます。ポイントとしては以下になります。

• 予定よりどのくらい遅れているか
• 期限までに間に合いそうか
• 間に合わない場合の対応は如何にするべきか

相手に怒られることを恐れて曖昧に伝えたり、言い訳がましく書いたりするのはＮＧ。事実を明確に明記しましょう。

２．今後の対策を明記する

ビジネスでは期限に間に合わない場合、修正案や対策を伝えるのがマナー。上司に指示を仰いだり、取引先の方に相談したりする方法もありますが、まずは自身で進捗遅れに対する対策案を提案するのが礼儀。間に合わない場合は如何に対処するべきか伝えることで、進捗遅れによるダメージを挽回できるかもしれません。対応を提案する際のフレーズには以下のようなものがあります。

• 誠に申し訳ありませんが、こちらでご了承いただけませんでしょうか
• 当方にて○○に関しては負担させていただきます。何卒ご了承ください（取引先に損害が生じる場合など）
• 勝手ではございますが、期限を〇月〇日にご調整お願いできないでしょうか（納期の延長を求めるとき）

３．言い訳は相手を不快にする

期限に間に合わないとき、あなたにも言い分があるはずです。しかし、言い訳は伝え方によっては相手に「自分のせいではない」と弁明しているようなもの。責任逃れと捉えられる可能性もあるため、遅延理由を明記するときは最小限にとどめます。

言い訳が必要な場合でも、自分のせいではないと伝わるような表現は控え、簡潔に書きましょう。言い訳は強調することにより誠実さが見えず、印象を悪くしてしまいます。

４．遅れを取り戻した場合

進捗遅れの報告をした場合は、たとえ、その遅れを取り戻し何事も無く済んだとしても間に合った旨の報告が必要です。遅れを取り戻し順調にいったことを伝え、「おかげさまで～」などのフレーズを添え感謝の言葉を述べましょう。

進捗遅れのお詫びメールの文例集

つづいては、進捗遅れのお詫びメールの例文をご紹介します。

１．進捗遅れのお詫びメールの文例集（上司に宛てる場合）

２．進捗遅れのお詫びメールの文例集（取引先に宛てる場合）

進捗遅れには代案を出すことが有効：謝るということは、できるなら顔を合わせずに済ませたいところですが、メールよりも直接会ってお詫びをする方が、印象は良くなります。取引先でも上司でも、とりあえずは直接お詫びする方向で考えましょう。メールは補助手段として有効です。また、進捗遅れの場合は代替案を出すことで、好印象を与えることができます。とくに社外の人間が絡んでくる事項の進捗遅れには対策が必要な場合が多いため、単なるお詫びにとどめず対策を考えるようにしましょう。