紛失のお詫びメールの文例

いくら物を大切に保管していても、手違いで紛失してしまうことは誰にでもあります。破損・紛失してしまった物が自身の所有物なら自己責任であり仕方のないことですが、問題は紛失した対象物が他人の所有物だったとき。特に、ビジネスシーンにおいて他社の所有物を紛失してしまったことが明らかになれば、大問題に発展する恐れがあります。

このような時、本来であればその会社に伺い拝顔してお詫びするのが最も良い対処法ですが、距離や時間帯等のロケーションによりそれが不可能な場合があります。そういった場合、次に取るべき行為は電話で物品紛失の旨を伝えること。しかし、相手の会社が営業時間外で電話が繋がらない状況にある場合、お詫びのメールを送り、翌日担当者の方にしっかりと謝罪するよう心掛けましょう。

こちらでは紛失により相手の方に迷惑をかけてしまった時のお詫びメールについて、書き方やマナー、注意すべき点を紹介していきます。

紛失のお詫びメールの書き方・マナー

他社（他人）の物品を紛失してしまった場合は、丁寧かつ迅速に紛失した旨を担当者に報告し、対応策や紛失した経緯を説明しなければいけません。お詫びメールに記載すべきポイントは以下の４点です。

• 紛失の報告
• お詫びの言葉
• 紛失に至った経緯
• 責任と対応

謝意を伝えるには、最低限、上記した４つの項目を明記する必要があります。以下ではお詫びメールのそれぞれの要素について説明していきます。

基本、お詫びメールの前にまずは電話で謝罪

紛失が明らかになったら、なるべく早いタイミングでお詫びすることが大切です。気がついたらすぐに相手に報告し、その後、改めてお詫びメールを送る二段階での対応が誠実です。怒られるのを恐れてメールで済まそうとするようなことだけは避けましょう。

また、最も悪いのは、報告する前に相手の方に紛失を指摘されること。隠し通そうとしたり、バレなければいいと開き直ったりするのは社会人失格。誠意をもって謝罪しましょう。

メール本文冒頭で借用物を紛失してしまったことを報告する

物品を紛失してしまった旨を最初に伝えなければいけません。件名は簡潔に以下の書き方を参考に明記しましょう。

• 物品紛失のお詫び
• 〇〇（商品名）紛失のお詫び

紛失したものが何か分かるように件名を記しましょう。件名を読んだ相手の方が、メール本文で書かれている用件をおおよそ理解できるタイトルが望ましいでしょう。そして、本文で紛失したものについて詳細を説明していく…これが最も相手に伝わりやすい流れとなります。本文の冒頭では伝えるべき用件を明記しましょう。

• 本社でお預かりしていた御社の倉庫の鍵を紛失してしまいました
• お預かりしていた御社の端末機器を紛失してしまいました

曖昧な表現を用いて誤魔化したりせず、事実をはっきり伝えましょう。

紛失に至った経緯を明記する

借用物を紛失した際、紛失に至った経緯を説明することも忘れてはなりません。「紛失しました、申し訳ございません」とだけ伝えても、相手は納得しません。紛失した経緯はもちろん、過失によるものかも含め、事実を知る権利があります。自身に非がある説明しづらい内容でも、紛失した経緯・理由は素直に伝えるべきです。

ただし、詳細を事細かに書く必要はありません。簡潔に相手に伝えて下さい。例えば、

• 管理の不行き届きにより
• 誤って破棄してしまった

上記のような表現を用いて、簡潔にまとめた経緯を伝えましょう。また、災害や火災等、ある種仕方の無い理由の場合、酌量の余地はある筈です。理由が明らかな場合には正直かつ簡潔に相手に経緯を報告するよう心掛けて下さい。

このとき、言い訳がましくなるような書き方や、他の担当者に紛失の責任をなすりつけるような書き方は絶対にしてはいけません。紛失したのは会社の責任。その会社を代表して謝罪する、という気持ちでメールを作成しましょう。

紛失の責任と対応

紛失したと思っていた物品が、あとで見つかることもあるでしょう。しかし、管理が不十分だったために一度紛失してしまったという事実に変わりはありません。他社の物を紛失してしまったときには、謝罪の言葉と経緯を伝えることはもちろん、会社として今後の対応を提示すべきです。

紛失したものが商品であった場合には買い取ることで責任を取らなければいけませんし、物品の紛失の場合、代わりとなるものを用意しなければいけません。紛失したことに対してどのような責任を取るかを必ずメールに記して下さい。

謝罪や経緯をメールに記すことは簡単です。問題は紛失したものに対して、どう責任をとるのか、事後対応はどうするのかを明記すること。これが記されていない場合、おそらく所有者は納得してくれません。

紛失が明らかになったらすぐ会社の上司や役員に相談し、対応の仕方を決めましょう。自身に決定の権限がある場合は早急に対応方法を考え、相手に伝えましょう。これは会社の対応力が試されるポイントでもあります。正しい判断力とスピードで対応方法を検討し、相手に伝えてください。

紛失のお詫びメールの文例

お詫びメールの重要なポイントを上述してきましたが、つづいては、お詫びメールを送る際の文例をご紹介します。参考にしてくださいね。

書き方のポイント：紛失の経緯は簡潔に明記しましょう。言い訳などせず、はっきりと述べる潔さも大切。また、責任の所在を伝え、今後の対応はなるべく細かく記載し、相手の方にこれ以上心配をかけないよう努めましょう。

そして何より大切なことは、メールだけでは済まさず後で電話や直接相手の会社に伺って謝罪すること。メールは概要を伝えるには非常に有効な手段ですが、重大なミスを犯した際においてはメールだけの対応では不誠実。紛失したものの重要性にもよりますが、紛失や破損の対応は会社の信用問題にも関わりますので、できる限り丁寧な対応をとるよう心掛けましょう。