送別会の案内メールの文例

送別会の案内メールの書き方を難しいと考える幹事の方は少なくありません。それもそのはず、必要事項を漏れなく明記したり、参加率を高める工夫をしたり、出席の返事を期日までに集めたりと、様々な要素を持ち込まなくてはならないからです。

ここでは、送別会の案内メールの書き方やマナーについて詳しく解説します。社内向け、取引先などの社外向けの文例も紹介するので参考にしてくださいね。

送別会の案内メールの書き方・マナー

まずは送別会の案内メールの書き方、マナーを紹介します。幹事に選ばれた方は是非ご参照下さい。

１．件名は分かりやすいタイトルを心掛ける

ビジネスメールの件名は、メール本文の用件を要約したタイトルにするのが基本です。シンプルで分かりやすい件名を心がけましょう。例を以下に記載します。

• 件名：送別会のご案内
• 件名：【要返信】送別会のご案内
• 件名：【〇月〇日】送別会のご案内
• 件名：【営業部〇〇係長】送別会のご案内

２．メール本文冒頭には宛名を書く

メールの本文ではまずは宛名を明記するのがマナーです。メールを複数人に一斉送信する場合と、一人に送るのとでは書き方が異なるので注意しましょう。

ただし社外の人に送る場合、案内メールを一斉送信するのは基本的に失礼です。社内の人が退職する送別会に参加してほしいときは、できれば一人ずつ個別に飲み会の案内メールを送りましょう。

３．挨拶文の書き方

宛名を明記した後は、ビジネスメールの慣習に基づいて挨拶文を明記しましょう。

• 社内向けの挨拶文：「お疲れ様です」
• 社外に送る挨拶文：「お世話になっております」「平素より大変お世話になっております」

挨拶文で間違えやすいのは「ご苦労様です」という書き出しです。「ご苦労様です」は目上の人が目下の人に用いる挨拶なので、使用しないよう注意しましょう。

４．送別会の趣旨を簡潔に明記する

挨拶文を書いたら、次は送別会の趣旨を明記します。異動や転勤・退職の理由については深く言及せず、概要のみを記載するのがマナーです。

• 定年退職：この度、営業部の〇〇部長が３０年勤めた当社を定年退職することとなりました
• 転勤・異動：この度、営業企画課の〇〇さんが本部へ異動することとなりました
• 寿退社：この度、弊社営業事務の〇〇さんがめでたくご結婚されることになり〇月〇日をもちまして退職されます

上記のように趣旨を述べたあと、送別会開催のお知らせを伝えると文章がうまくまとまります。趣旨を書き記したら、以下の言葉を明記しましょう。

• 定年退職・転勤・転職：つきましては〇〇部長のこれまでの労をねぎらい、送別会を開催することとなりました
• 寿退社：つきましては〇〇さんのお幸せを祝福し、送別会を開催することとなりました

上記はワンセットとして捉え、流れで記載しましょう。

５．送別会の詳細は箇条書きにする

送別会の案内メールで最も重要な部分は、送別会が開催される日時や会場・会費についての情報です。詳細に記載漏れや書き間違いが無いよう十分注意し、参加者に知らせておくべき必要事項を記載しましょう。最低限明記すべき項目は以下の通りです。

• 日時：月日・曜日・時間
• 会場：送別会の開催場所を正式名称で書く
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所の場合は目印となる建物を伝えたり、地図を添付する
• 会費：税込金額で書く、集金方法も明記する

必要なポイントを絞り、箇条書きにすることでより情報が見やすくなります。

６．出欠の返信期日を忘れず明記する

送別会の案内メールの詳細を記載したら、次は出欠の返信期日を明記しましょう。また、参加不参加の返答方法についてもあわせて書いておく必要があります。

• 恐れ入りますが、出席のお返事は各課で取りまとめて、〇月〇日までに幹事〇〇までお知らせください。
• 出席のお返事は各部署でとりまとめて、〇月〇日までに幹事〇〇までお知らせください。

幹事としては送別会を開催するお店の予約にも関わるので、開催予定日の一週間前～１０日前を期日にすることが大切です。

送別会の案内メールの文例

つづいては送別会の案内メールの文例を紹介します。文例は「社内に宛てる場合」「社外に宛てる場合」の２パターンを紹介します。

送別会の案内メールの文例（社内）

送別会の案内メールの文例（社外）

書くときのポイント：文例の流れは以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 送別会開催のお知らせ
• 送別会の詳細
• 参加を促す言葉
• 出欠の返答方法の記載
• 結びの挨拶

相手が参加したい気持ちになるよう、誰がどんな理由で退職・異動するのかを簡潔に記載することがポイントです。詳細は記載漏れの無いよう必要事項をチェックしてから送りましょう。また出欠の返事への回答は、送別会の１週間から１０日前に設定すると食事会の段取りやセッティングがしやすくなります。