お花見の案内メールの文例集（社内・社外）

お花見の幹事を任せられたら、早めに段取りを進めないと参加予定人数の集計がうまく捗らなかったり、伝えるべき情報に漏れや書き間違いがあると混乱を招いてしまうため、書き方が難しいです。

ここでは、お花見の案内メールの書き方についてお伝えします。社外・社内に向けて送る場合の文例も紹介するので参考にしてくださいね。

お花見の案内メールの書き方・マナー

まずはお花見の案内メールの書き方や心がけておくべきマナーについてお伝えします。

︎１．件名の書き方

ビジネスメールの件名は、一目見ただけで用件が伝わるタイトルにするのが基本です。お花見の案内メールを送るときは、以下の件名を参考にしてください。

• 件名：お花見のご案内
• 件名：【〇月〇日】お花見開催のお知らせ
• 件名：【要確認】お花見のご案内

長々と書かず、伝えるべきポイントを押さえて簡潔にまとめることが大切です。

２．メール本文冒頭は宛名を明記する

メール本文の冒頭は、まずは宛名を書くことから始めます。宛名は案内メールを送る相手が社内・社外かによって書き方が変わりますし、一人に送るか複数人に一斉送信するかによっても異なります。以下の表を参考にしてくださいね。

取引先などの社外の人や目上の人に案内メールを一斉送信するのは基本的に失礼です。できれば一人ずつ個別に食事会の案内メールを送りましょう。

３．挨拶文は案内メールを送る相手によって変えよう

宛名を明記したら、次は挨拶文を書きましょう。

• 社内向けの挨拶文：「お疲れ様です」
• 社外向けの挨拶文：「いつも大変お世話になっております」「平素より大変お世話になっております」

挨拶文で間違えやすいのは「ご苦労様です」という書き出しです。「ご苦労様です」は目上の人が目下の人に用いる挨拶なので、使用しないよう注意しましょう。

４．お花見の詳細は箇条書きにしよう

お花見の詳細は、案内メールで最も重要な部分です。記載漏れや書き間違いがないよう十分注意し、参加者に知らせるべき情報を盛り込みましょう。

• 日時：月日・曜日・時間
• 会場：開催場所を正式名称で書く、必要に応じて地図を添付する
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所は目印となる建物や看板を明記しておくと親切
• 会費：税込金額で明記する、集金方法も記載する、招待する場合は会費を記載する必要はありません

５．返信方法や期日を忘れず明記する

案内メールに花見の詳細を記した後、参加・不参加に関する返信方法や期日について明記しておく必要があります。返信期日を設けずに送ったメールは返事すること自体を忘れられ、いつになっても出欠の返事が集まらない…というケースが考えられます。

ギリギリになって慌てることのないよう、返信期日は開催予定日の１週間〜１０日前としておきましょう。

お花見の案内メールの文例集

つづいては、お花見の案内メールの文例を紹介します。社内向け・社外向けの２パターンをお伝えするので参考にしてくださいね。

お花見の案内メールの文例（社内）

お花見の案内メールの文例（社外）

書くときのポイント：文例の流れは以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• お花見開催のお知らせ
• 参加のお願い
• お花見の詳細
• 出欠の返事について

お花見開催のお知らせを明記するとき、あわせて開催の目的についても書き添えておくことが大切です。例文は以下の通りです。

• 他業種間の交流も兼ねておりますので〜
• 新人の歓迎会も兼ねておりますので〜
• 今回、普段お見えにならない会長がいらっしゃるので〜

お花見の詳細については、会場までのアクセスや地図を添付しておくと親切です。また、お花見は屋外で行われるイベントです。雨天時の開催についても忘れず記載しましょう。