打ち合わせの案内メールの文例（社内・社外）

打ち合わせの案内メールを送るときは、文章構成に気をつけることはもちろん、参加者に事前に知らせておくべき必要事項を漏れなく記載することが重要です。打ち合わせの詳細は誤字や脱字のないよう、メール本文作成後は必ず見直しをしましょう。

ここでは、打ち合わせの案内メールの文例をご紹介します。社外宛て・社内宛ての案内メールの書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

打ち合わせの案内メールの書き方・マナー

まずは打ち合わせの案内メールの書き方や心がけておくべきマナーについてお伝えします。

︎１．件名の書き方

ビジネスメールの件名は、一目見ただけで用件が伝わるタイトルにするのが基本です。打ち合わせの案内メールを送るときは、以下の件名を参考にしてください。

• 件名：お打ち合わせのご案内
• 件名：【〇月〇日】企画会議のお知らせ
• 件名：【〇〇プロジェクト】お打ち合わせのお知らせ
• 件名：【要確認】お打ち合わせのご案内

件名は長々と書かず、伝えるべきポイントを押さえて簡潔にまとめることが大切です。

２．メール本文冒頭は宛名を明記する

メール本文の冒頭は、まずは宛名を書くことから始めます。宛名は案内メールを送る相手が社内・社外かによって書き方が変わりますし、一人に送るか複数人に一斉送信するかによっても異なります。以下の表を参考にしてくださいね。

取引先などの社外の人や目上の人に案内メールを一斉送信するのは基本的に失礼です。できれば一人ずつ個別に打ち合わせの案内メールを送りましょう。

３．挨拶文は案内メールを送る相手によって変える

宛名を明記したら、次は挨拶文を書きましょう。

• 社内向けの挨拶文：「お疲れ様です」
• 社外向けの挨拶文：「いつも大変お世話になっております」「平素より大変お世話になっております」

挨拶文で間違えやすいのは「ご苦労様です」という書き出しです。「ご苦労様です」は目上の人が目下の人に用いる挨拶なので、使用しないよう注意しましょう。

４．打ち合わせの詳細は箇条書きにしよう

打ち合わせの詳細は、案内メールで最も重要な部分です。記載漏れや書き間違いがないよう十分注意し、参加者に知らせるべき情報を盛り込みましょう。

• 日時：月日・曜日・時間
• 場所：開催場所を正式名称で書く、必要に応じて地図を添付する
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所は目印となる建物や看板を明記しておくと親切
• 議題：打ち合わせの内容を事前に共有しておく
• 参加者：参加者が事前に決まっている場合は明記しておく、役職の高い順に書くのがマナー
• 準備物：各自持参してほしい物がある場合は明記しておく

これらは箇条書きのほうが文章で書くよりも分かりやすいです。参加者の目線に立って、必要事項を記載しましょう。

打ち合わせの案内メールの文例

つづいては打ち合わせの案内メールの文例を紹介していきます。文例は「社内宛て」「社外宛て」の２パターンをご紹介します。

打ち合わせの案内メールの文例（社内）

打ち合わせの案内メールの文例（社外）

書くときのポイント：文例の流れは以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 会議の趣旨・開催のお知らせ
• 打ち合わせの詳細
• 補足事項の通知
• 参加を依頼する言葉
• 結びの挨拶

打ち合わせの詳細は箇条書きとし、事前に共有しておくべき事項に漏れがないよう注意しましょう。打ち合わせに関する質問があるとき、誰に尋ねるとよいのか、その担当者名や連絡先を明記しておくと親切です。