発注の催促メールの文例

発注の依頼をしたものの、到着予定日に商品が届かない、相手から連絡がないなど困った状況に陥ったときは、発注の催促メールを送って迅速に対応いただきましょう。ただし、相手の不備を責め立てるようなメールを送ったり、高圧的な文面を送りつけるのはマナー違反のため注意しましょう。

ここでは、発注の催促メールの書き方やマナーについてお伝えします。上司や取引先に催促するメールを送るときの文例も紹介するので参考にしてくださいね。

発注の催促メールの書き方・マナー

まずは、発注の催促メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

１．件名の書き方

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できる、分かりやすいタイトルにするのが基本です。発注の催促メールを送るときは以下の件名がおすすめです。

• 件名：注文状況のご確認
• 件名：【再送】発注のご状況について
• 件名：【要返信】〇月〇日の発注の件

２．丁寧な言葉を用いるのが基本

メール本文で挨拶文を明記したあとは、改めて発注の確認を行いましょう。このとき、相手の返信が滞っていることに触れるのはタブーです。

「まだ返信を頂いてないのですが」「早く連絡してほしい」といった直接的な表現は控え、まだ注文品が到着していない事実を中心に、やんわりとした伝え方をするのがマナーです。以下の例文を参考に文章を作成しましょう。

• 本日到着予定となっております、商品○○についてですが、未だ到着の確認ができておりません。

事実を伝えたあとは、相手に商品の発送状況について、確認をお願いする一文を明記しましょう。

• お忙しいところ恐れ入りますが、今一度、発注のご確認をお願い致します。
• ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご確認の上ご返信頂きますよう宜しくお願い申し上げます。

上記した例文のように、催促文の冒頭に「ご多忙のところ大変恐縮ですが」「大変失礼とは存じますが」「誠に勝手を申しますが」といった前置きを記すことにより、相手に丁寧な印象をあたえることが出来ます。

前置きの有無により、メールの印象は大きく変わります。前置きがない催促文は命令口調の印象を与えかねません。前置きは必ず記載するよう心掛けましょう。

３．注文内容を改めて記載する

もしかすると以前送った発注メールが相手に届いていない、もしくは何らかの原因により迷惑メールフォルダに弾かれ確認できなかった…そんな可能性もゼロではありません。そのため、催促メールには注文内容の詳細を改めて記載しておくと相手も確認がスムーズです。発注詳細は、以前送付した内容をコピーして貼り付けても良いですし、メールをそのまま転送しても結構です。

４．行き違いへのお詫びの一文を添える

すでに返事をもらっていた相手に手違いで送付してしまったり、行き違いにより催促メールを送ってしまったりするのは失礼。催促メールの末尾には行き違いがあったときのお詫びの一文を添えるのが基本です。

• 本メールと行き違いがございました際には、何卒ご容赦下さい。
• 尚、本メールと行き違いでご発送頂いている際には、何卒ご容赦頂ますようお願い申し上げます。

お詫びの文章はなるべく丁寧な言い回しや表現を用いて作成することが大切です。

発注の催促メールの文例

つづいては、発注の催促メールの文例を紹介していきます。文例は、社内に宛てる場合・社外に宛てる場合の２パターンをお伝えします。

発注の催促メールの文例（社内）

発注の催促メールの文例（社外）

書くときのポイント：文例の流れ・構成は以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 商品未着の報告
• 発注の確認
• 発注内容の詳細
• 行き違いの場合のお詫び
• 結びの挨拶

先方は発送手続きをちゃんとやってくれたのに、手違いや運送会社の遅延などにより未着になっている可能性もあります。「約束の期日になっても到着しておりません。どうなっていますか」「手続きしてくれましたか」などと直接的な表現を用いるのはビジネスマナーとして相応しくありません。上から目線の印象を与えてしまう恐れがあります。

催促する場合でも「してください」といった言い回しは用いず、「して頂けますか」「して頂きますようお願い致します」などのへりくだった、柔らかみのある表現で丁寧に催促しましょう。